論企業(yè)秘書工作

內容摘要：本文圍繞企業(yè)秘書工作的中心，探討了在我國加入WTO后，對秘書工作提出了的更高要求。企業(yè)秘書工作者要樹立學習、效率、奉獻、嚴謹、創(chuàng)新、超前、形象、全局、守紀、保密意識，同時還必須具備并提高政治素質、文字功底、技術素質、身體素質和精明的辦事能力。

　　關鍵詞：企業(yè)  秘書工作  意識  素質  能力

　　我國加入WTO后，新的形勢要求企業(yè)經營管理工作必須制度化、規(guī)范化、法制化，客觀上對企業(yè)秘書工作提出了更高的要求。要做好新形勢下的企業(yè)秘書工作，就必須緊跟時代步伐，緊緊圍繞一個中心，樹立十種意識，提高四種素質，不斷完善自己，掌握科學的方法，付出艱辛的勞動，做好領導的參謀和助手，高效率、快節(jié)奏地圓滿完成領導交辦的各項任務。

　　一、以領導活動為中心

　　企業(yè)的秘書工作是為滿足領導活動的需要而產生和展開的，領導活動為主，秘書工作為輔，就決定著企業(yè)秘書工作始終要以領導活動為中心，否則，不是越位就是不到位。企業(yè)秘書就應該圍繞這個中心安排自己的工作和生活，對領導的指示做到招之即來，來之能戰(zhàn)，戰(zhàn)之能勝。對領導安排的工作一旦接受，即排除一切干擾，全身心地投入，高質量地完成任務，力求達到領導滿意。

　　二、牢固樹立十種意識

　　1、學習意識。知識就是力量，企業(yè)秘書的成功更離不開知識的積累，而知識的積累主要靠學習。作為一個合格的企業(yè)秘書，就應該象擴大電腦內存一樣儲存并不斷更新自己的知識。首先是加強有關的國家法律、法規(guī)學習，特別是與企業(yè)生產經營有關的法律法規(guī)知識，更要熟悉掌握，例如《公司法》、《產品質量法》、《合同法》等，還必須掌握與本行業(yè)密切相關的法律法規(guī)，如《石油天然氣管道保護條例》等。二是要學習生產方面的知識，了解生產現(xiàn)場設備和裝置的性能，了解生產工藝流程。三是向書本學習，博覽群書，鍥而不舍，從書本中吸取智慧和知識。四是向實踐學習，充分利用深入基層的時間，參加生產勞動，鍛煉自己，增長知識。五是向領導學習，學習領導同志的領導藝術和工作能力。六是向群眾和同事學習，學習他們的好經驗、好作法、好思想、好作風。企業(yè)秘書人員要學習、學習、再學習，養(yǎng)成學習的好習慣，不斷完善知識結構，拓寬知識面。

　　2、效率意識。樹立強烈的時效觀念，培養(yǎng)雷厲風行的辦事作風，是企業(yè)秘書工作的基本要求，也是企業(yè)發(fā)展形勢的需要。秘書人員辦理任何事情，都要思維敏捷、雷厲風行，加快工作節(jié)奏，按照工作程序辦文、辦會、辦事，特別要注重時效。不能出現(xiàn)拖拖踏踏、慢慢騰騰的現(xiàn)象，要搶時間、趕速度，爭取最快的速度和最好的質量辦好每一件事。

　　3、奉獻意識。企業(yè)秘書工作是一項時效性強、任務繁重、生活清苦、默默無聞的工作，而且崗位重要，工作要求高，責任重大。這就要求秘書人員必須要有甘于清貧、樂于奉獻、埋頭苦干、任勞任怨的精神，必須發(fā)揚“俯首甘為孺子牛”和甘當“無名英雄”的精神，絕不能為權力、名利所動，殫精竭慮地做好本職工作。

　　4、嚴謹意識。秘書工作無小事，秘書人員必須時時、刻刻、事事、處處堅持認真、認真、再認真，細致、細致、再細致的原則，面對千頭萬緒的工作，要分清輕重緩急，理清思路，不漏辦、不誤辦、不錯辦，高質量地處理和起草每份文件，高效率地辦好每件事情，做到事事有回音，件件有著落。切忌粗枝大葉、馬馬虎虎、敷衍塞責。

　　5、創(chuàng)新意識。企業(yè)秘書要充分發(fā)揮主觀能動性，努力適應加入WTO后給企業(yè)帶來的新形勢，努力學習新知識，研究新情況，考慮新問題；要多動腦筋，多想辦法，為領導出點子，出好點子，出新點子；要多請示，勤匯報，主動為領導分憂解難；要開拓進取，大膽創(chuàng)新，力誡墨守成規(guī)、大出風頭。

　　6、超前意識。“凡事預則立，不預則廢”。要做好企業(yè)秘書工作，就必須增強超前意識和主動意識；既要雪中送炭，更要“雨前送傘”，做到未雨綢繆。要超前接受新知識、新觀點，學會創(chuàng)造性地開展工作，力爭考慮問題快半拍；要注意收集資料，掌握動態(tài)，篩選出有價值的材料及時提供給領導。

　　7、形象意識。秘書部門素有機關“窗口”之稱，因此秘書人員的形象不僅是秘書個人學識、才能、品格等的體現(xiàn)，更體現(xiàn)了所服務的機關和單位的形象。秘書人員如果衣冠不整、油頭粉面，或者格調低下，就會嚴重損害機關形象。特別是生產經營企業(yè)的秘書，經常與基層單位、外銷客戶打交道，更代表機關和企業(yè)的形象，更要加強自身修養(yǎng)，內強素質，外樹形象，潔身端行，勤政為公。

　　8、全局意識。企業(yè)秘書工作無論大小事，事事關系全局，無論是參與行政管理，搞好服務，還是提供后勤保障，都必須心系全局，善于從企業(yè)工作的大局考慮問題、處理事情，集中精力幫助企業(yè)領導解決重點和難點問題，自覺地服從服務于企業(yè)工作的大局。

　　9、守紀意識。秘書人員在領導身邊工作，處于一種特殊位置，要切實自覺抵制社會上存在的拜金主義、享樂主義、極端個人主義思想的侵蝕，正確對待個人利益，嚴格要求自己，不以領導名義辦個人私事，不打領導的旗號托人情、拉關系，努力做到自重、自省、自警、自勵。

　　10、保密意識。保守秘密是秘書工作的重要職業(yè)道德規(guī)范。秘書在信息傳遞過程中，牢固樹立保密觀念，嚴格執(zhí)行有關保密法律、法規(guī)和制度，切莫以得知“內情”而炫耀，更不可以“秘密”討好于人，做到不該看的絕對不看，不該聽的絕對不聽，不該說的絕對不說，不該問的絕對不問，自覺養(yǎng)成保密的好習慣。

　　三、企業(yè)秘書必須具備并不斷提高四種素質

　　1、過硬的政治素質。秘書工作是一項政治性、政策性都很強的工作。秘書工作的性質、作用決定了秘書人員必須具備具有較高政治理論和政策水平，有較高的思想覺悟。在大是大非面前保持清醒的頭腦，運用科學、正確的方法處理日常事務，不在工作中犯原則性、政策性錯誤。因此秘書人員必須認真學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論，特別要學好江澤民同志關于“三個代表”的重要思想，學習黨和國家的路線、方針和政策，多了解國際風云，不斷接受新信息，更新觀念，用辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點去觀察和分析問題，透過現(xiàn)象看本質，發(fā)揮好參謀和助手作用。

　　2、扎實的文字功底。有一定的文字功底是對秘書人員的最基本要求，撰寫材料是秘書的基本職責。寫作本不是一件易事，寫好就更不易。一篇脈絡清晰、用語簡潔的作品，使人看后一目了然，但沒有一定的功底不可能一蹴而就。公文寫作作為一種特殊文體，無論從格式還是遣詞用語，都有一定的規(guī)定，不像詩歌、小說、散文那樣可隨心所欲自由創(chuàng)作。寫作的功夫需要長期的生活實踐，深厚的文化積累，系統(tǒng)的寫作技能，關鍵是要做到“三心”：一是留心寫作。要務一行勤一行，注意各種結構和格式的作品，要細讀、細品、細鉆、細研，取人之長，為我所用。二是潛心寫作。秘書人員要有長期寫材料的準備和習慣，自加寫作壓力，隨時做好接受任務、寫作材料的準備和習慣。三是用心寫作。寫作材料要專心專意，一絲不茍，精心寫作，清楚自己寫作時所代表的身份后，那種在思想高度集中下對事務方方面面的深思熟慮，具體到某個環(huán)節(jié)時所迸發(fā)的獨到見解，及對某些事務防患于未然的預見性想象，就如一位運籌于帷幄之中而決勝于千里之外的指揮官。切忌敷衍塞責、應付差事。

　　3、過硬的技術素質。隨著現(xiàn)代化辦公機具的普及，企業(yè)秘書肯定不能再滿足于傳統(tǒng)的工作方式和素質，試想一個現(xiàn)代企業(yè)秘書如果不會電腦、操作、不會復印、傳真、不會接發(fā)電子郵件、不會查閱網上信息，如何能干好本職工作?，F(xiàn)代企業(yè)秘書必須主動去適應、掌握現(xiàn)代辦公技術，提高實際應用水平，做一名立場堅定、作風優(yōu)良、技術過硬的新時代企業(yè)秘書工作者。

　　4、健康的身體素質。常言道：“身體是革命的本錢”。沒有好的身體，如何更好地為領導服務。作為企業(yè)秘書要有能承擔繁重的任務、不分晝夜和節(jié)假日去完成的身體，因為身心經常處于高度緊張狀態(tài)，稍不注意，身體可能就會被累垮。所以企業(yè)秘書工作者，必須加強體育鍛煉，始終保持樂觀向上的精神狀態(tài)。

　　四、具有精明的辦事能力

　　1、理解和領會能力。日常工作中秘書一方面要接受領導的指示，另一方面也要同具體的工作對象打交道。要達到預期的目的，就必須準確、快速地領會領導交待的意圖，同時也要準確無誤地聽懂、摸清辦事對象的想法。

　　2、分析和駕馭能力。企業(yè)秘書常常面對千頭萬緒、繁雜緊迫的情況，需要把事務迅速歸納、梳理出頭緒，分清輕重緩急、難易遠近，駕輕就熟地把事情分別辦理得清楚順當，有條不紊。

　　3、應變能力。企業(yè)秘書面臨的各種事務常常瞬息萬變，不斷發(fā)展。有些辦事的計劃、預案和想象，會出現(xiàn)與現(xiàn)實情況不大相符，甚至把預案方案完全打亂。需要秘書臨機不亂，沉著鎮(zhèn)定，原則不變、迅速抉擇，靈活處置，達到預期目的。

　　4、交際能力。交際能力是處理好人際關系的重要因素。企業(yè)秘書要克服困難，處理好上下左右各方面的人際關系，必須善于交際，使人容易接近，容易被信賴，這樣辦事效率就高，速度就快，反之則不然。同時，交際能力也反映出一個人的思想性格修養(yǎng)。

　　5、語言能力。說話能力與辦事的成功率有直接的關系。上傳下達、接待來客、洽談工作都離不開說話，會說話是辦事成功的一個基本條件，也是處理好各種關系的一個基本條件。會說話的標準大致是口齒清楚、禮貌溫和、達意準確、繁簡得當、態(tài)度誠懇。同時還要注意說話的藝術：感染力、說服力、風度、禮貌、機警、幽默等等。通過說話把事情辦得利利落落。

　　我國加入WTO之后，給企業(yè)的生存和發(fā)展帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)，新的形勢和任務給新時代的企業(yè)秘書工作者提出了更高的要求，秘書工作者必須具有超前意識，迎難而上，勤奮進取，增強責任感和使命感，樹立強烈的敬業(yè)精神，從我做起，從現(xiàn)在做起，從小事做起，在工作中不斷提高自身素質，完善自我，做一名合格的企業(yè)秘書。

                                                       青磁窯煤礦  王瑞平

                                                              2012年6月4日