煤礦基本建設(shè)項目檔案收集歸檔要求和整理方法

　　內(nèi) 容 提 要

　　v 建設(shè)項目文件的幾個基本概念

　　v 煤礦基本建設(shè)項目文件的收集

　　v 煤礦基本建設(shè)項目文件的整理

　　v 煤礦基本建設(shè)項目檔案歸檔要求

　　煤礦基本建設(shè)項目檔案收集、整理、立卷工作是沿用1994年原煤炭工業(yè)部印發(fā)《煤炭工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》，該規(guī)則對煤礦基本建設(shè)項目檔案的收集范圍和分類予以明確。1998年國家檔案局、原國家計委發(fā)布《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》對基本建設(shè)項目文件材料歸檔范圍和保管期限進行了規(guī)定。2002年國家檔案局頒布了《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T28—2002)，再次修改和明確了建設(shè)項目檔案歸檔范圍和保管期限。

　　2006年國家檔案局、國家發(fā)改委印發(fā)了《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》，明確規(guī)定：“項目檔案是項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收”。這一系列的規(guī)則出臺，使項目檔案工作更加規(guī)范化、制度化，進一步明確了檔案工作在項目建設(shè)中的職責(zé)和地位，也使項目檔案工作有章可循，有法可依。

　　第一章 建設(shè)項目文件的幾個基本概念

　　建設(shè)項目文件：是指建設(shè)項目在立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等，并以紙質(zhì)、膠片、光磁盤載體等形式存在的全部文件。包括項目前期文件、項目施工文件、項目竣工文件和項目竣工驗收文件等。

　　1.單項工程

　　指具有獨立設(shè)計文件，可以獨立組織施工，建成后可以獨立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程。如：煤礦基建項目的礦井、洗煤廠、鐵路專用線、辦公樓、宿舍樓等。

　　2.單位工程

　　指具有獨立設(shè)計文件，可以獨立組織施工，但建成后不能獨立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程。如：煤礦基建項目的巷道、峒室、井底車場等。(進行檔案收集整理先確定單位工程數(shù)量)

　　3.項目前期文件

　　指開工以前在立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計以及工程準(zhǔn)備過程中形成的文件。煤礦基建前期項目文件重要的有：國家發(fā)改委的立項核準(zhǔn)，國土資源部門采礦許可，煤炭部門的設(shè)計審批、設(shè)計勘查、安全專篇，屬地審批的征地、拆遷補償協(xié)議等。

　　4.項目施工文件

　　指項目施工過程中形成的反映項目建筑、安裝情況的文件。主要有開工報告，技術(shù)交底，原材料及構(gòu)建出廠證明質(zhì)量鑒定，設(shè)計變更通知，施工記錄等。

　　5.項目監(jiān)理文件

　　指監(jiān)理單位對項目工程質(zhì)量、進度和建設(shè)資金使用等進行控制的文件。主要有監(jiān)理協(xié)議，工程材料復(fù)查報告，工程質(zhì)量記錄、質(zhì)量事故處理記錄，監(jiān)理日志月報等。

　　6.項目竣工圖

　　指項目竣工后按照工程實際情況所繪制的圖紙。歸檔前要求加蓋竣工圖章和有關(guān)責(zé)任人簽字。

　　7.項目竣工文件

　　指項目竣工時形成的反映施工(指建筑、安裝)過程和項目真實面貌的文件，主要由項目施工文件、項目竣工圖和監(jiān)理文件組成。

　　(煤礦基本建設(shè)的礦、土、安單位工程都應(yīng)該有竣工資料和竣工圖?，F(xiàn)在施工單位在竣工時移交的多是已裝訂成冊的竣工資料。)

　　8.項目竣工驗收文件

　　指項目竣工后試運行中以及項目竣工驗收時形成的文件(有安全、工程質(zhì)量，環(huán)保、消防、勞保、檔案竣工驗收資料)。

　　9.項目文件歸檔

　　建設(shè)項目的設(shè)計、施工、監(jiān)理單位在項目完成時向建設(shè)單位或受委托的承包單位移交經(jīng)整理的全部相應(yīng)文件;項目建設(shè)單位各機構(gòu)將項目各階段形成并經(jīng)過整理的文件定期報送檔案管理機構(gòu)。

　　10.項目檔案

　　指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項目文件。

　　項目文件資料經(jīng)過分類、整理、加蓋歸檔章、編制檔號、裝入檔案盒，在檔案盒上填寫案卷名、檔號、盒號，填寫備考表，編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄，形成的項目檔案。

　　第二章 煤礦基本建設(shè)項目文件的收集

　　一、項目文件的收集

　　項目文件產(chǎn)生于項目建設(shè)全過程，項目文件的形成、積累和管理應(yīng)列入項目建設(shè)計劃和有關(guān)部門人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)，并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。這段話表述意思是建設(shè)單位與施工單位、監(jiān)理單位簽訂工程合同時應(yīng)將項目文件收集整理移交作為合同條款一項內(nèi)容予以確定

　　(舉例)。

　　1.煤礦基建項目各階段文件收集與各方職責(zé)

　　凡是反映煤礦基本建設(shè)項目有關(guān)的重要的職能活動，具有考查利用價值的各種載體的文件，都應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)項目檔案。

　　一般煤礦基本建設(shè)項目主要涉及四方面單位，一是建設(shè)單位，二是設(shè)計單位，三是施工單位，四是監(jiān)理單位。按照這四方面職責(zé)進行項目文件收集

　　(1)項目準(zhǔn)備階段形成的前期文件，應(yīng)由建設(shè)單位各承辦機構(gòu)負責(zé)收集、積累;勘察、設(shè)計單位負責(zé)勘察設(shè)計文件的收集、積累，并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門提交有關(guān)設(shè)計基礎(chǔ)資料和設(shè)計文件。

　　前期資料(F.11)主要有可行性研究報告、項目評估、環(huán)境預(yù)測、立項審批文件。煤礦立項審批文件主要有國家發(fā)改委審核的立項核準(zhǔn)文件，國土資源部門審批的采礦許可文件，環(huán)境保護部門審批的環(huán)境影響報告批復(fù)，煤炭部門的審批的礦井設(shè)計，安全專篇，礦長資格證、礦長安全資格證，工商管理部門注冊的企業(yè)名稱核準(zhǔn)，屬地審批的征地批復(fù)，拆遷補償協(xié)議，前期與施工、監(jiān)理單位簽訂的招投標(biāo)合同，工程管理文件，以及竣工驗收后取得的煤炭生產(chǎn)許可證等。

　　勘察、設(shè)計單位負責(zé)收集礦井設(shè)計基礎(chǔ)資料、設(shè)計批復(fù)文件及資料(項目概算、機電設(shè)備概算、設(shè)計圖紙等)。煤田地質(zhì)(E.12)煤田地質(zhì)地形圖、煤田地質(zhì)勘探圖、煤田地質(zhì)儲量圖等，煤礦地質(zhì)(E.13 )井筒柱狀圖、井底車場、運輸巷道、通風(fēng)巷道、采區(qū)等地質(zhì)剖面圖，水文地質(zhì)(E.14)，礦區(qū)測繪(E.23 ) 地形測量、三角測量、高程測量等 ，礦井測繪(E.24) 井上下對照圖、采區(qū)測繪等，工程測量(E.25)設(shè)備安裝測量、貫通測量、建筑物沉降測量等資料。

　　(2)項目施工階段形成的文件，凡項目實行總承包的，由各分包單位負責(zé)其分包項目全部文件的收集、積累、整理，并提交總包單位匯總;凡由建設(shè)單位分別向幾個單位發(fā)包的，由各承包單位負責(zé)收集、積累其承包項目的全部文件。

　　施工階段:

　　礦建工程(F.12)資料，主要有主、付井井筒、巷道、井底車場、各類硐室、采區(qū)的施工、竣工資料;

　　工業(yè)建筑(F.13)主要有主、付井井口、絞車房、皮帶走廊、煤倉、洗煤廠、通風(fēng)機房、壓風(fēng)機房、排矸系統(tǒng)、變電所、機修車間、安全監(jiān)測調(diào)度中心等施工、竣工資料;

　　民用建筑(F.14)有辦公樓、宿舍樓、浴池、沖燈房、鍋爐房、食堂、給排水管網(wǎng)、污水處理、礦區(qū)廣場等施工、竣工資料。

　　安裝工程(F.15)主要有主、付井架安裝，井口設(shè)備安裝，井筒、井底機械設(shè)備安裝，提升機房設(shè)備安裝，排矸設(shè)備安裝，井上下變電所設(shè)備安裝，地面空氣壓縮機房、通風(fēng)機房設(shè)備安裝，消防泵房、井上、下排水設(shè)備安裝等資料。

　　除有其他約定，施工單位負責(zé)編制竣工資料和竣工圖;項目監(jiān)理文件由監(jiān)理單位收集、積累，并負責(zé)審核施工單位項目檔案收集情況。

　　(3)項目調(diào)試及試運行階段形成的文件，由試運行單位負責(zé)收集、積累;項目器材供應(yīng)、財務(wù)管理資料的收集、積累由項目器材供應(yīng)部及財務(wù)部負責(zé)收集。

　　設(shè)備儀器(H)主要是開箱資料，有合格證書，質(zhì)量證書、使用說明，設(shè)備圖紙，裝箱目錄等，按照采掘、運輸、提升、通風(fēng)、壓風(fēng)、排水、安全監(jiān)測等系統(tǒng)由設(shè)備科進行收集。

　　財務(wù)資料主要有財務(wù)憑證(K.11)、賬簿(K.12)、報表(K.13)、工資(K.14)等，財務(wù)資料可分種類按年度順序收集。

　　(4)職工檔案(L) 有職工名冊，勞動合同，健康體檢檔案等。

　　(5)特殊載體類(M)有照片、光盤、錄像帶、實物。

　　2.項目文件收集時間

　　各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集;凡是引進技術(shù)、設(shè)備文件應(yīng)首先登記歸檔，再行譯校、復(fù)制和分發(fā)使用。項目檔案收集工作應(yīng)與項目建設(shè)同步進行。如：設(shè)計審批完成后及時向檔案部門移交設(shè)計基礎(chǔ)資料。每一階段工程完成后移交竣工資料，購置設(shè)備到貨開箱時移交隨機資料。

　　3.項目文件質(zhì)量要求

　　(1)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字認可手續(xù)完備。

　　(2)需永久、長期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等)書寫、繪制。

　　(3)復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合存檔質(zhì)量的要求。

　　(4)錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。

　　(3-5年應(yīng)重新翻錄以防消磁)

　　(5)長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。

　　4.收集過程中存在的問題

　　(1)煤炭基本建設(shè)項目單位多是新組建單位，各項檔案制度尚未建立，缺乏項目檔案管理經(jīng)驗和收集整理意識，給檔案驗收工作造成一定困難。(瑤嶺煤礦)

　　(2)煤炭基本建設(shè)項目周期長，從勘查、申報、審批到竣工驗收少則三、五年，多則十余年，文件收集跨度時間長，中間多有變更，給檔案收集造成一定困難。

　　(3)煤炭基本建設(shè)項目要求工程進行招投標(biāo)，單項工程多、標(biāo)段多、合同協(xié)議多，參加施工單位多，給項目資料收集造成一定困難。

　　(4)檔案工作沒有與項目建設(shè)同步管理，檔案收集整理滯后。項目竣工驗收時，才知道有項目檔案驗收，驗收前突擊收集整理，缺少施工單位、監(jiān)理單位把關(guān)，缺少驗收前工程圖紙資料審查把關(guān)，收集的材料圖紙全面性、準(zhǔn)確性不確定。

　　(5)項目檔案收集不完整，不規(guī)范，項目檔案缺項缺材料。容易缺項的檔案有：文書檔案，財務(wù)檔案，合同協(xié)議，設(shè)備資料、聲像檔案等。檔案內(nèi)容不規(guī)范情況有：請示與批復(fù)不符，目錄與檔案內(nèi)容不符，標(biāo)題與材料不符，圖紙與實物不符，缺少設(shè)計變更通知等。

　　(6)收集存檔的無效文件。重要材料收集的是復(fù)印件，缺少原件，缺少檔案法律效力。收集到原件但缺少責(zé)任人簽字、蓋章，造成存檔無效文件。例如：竣工圖、竣工資料缺少竣工圖章和責(zé)任人簽字等。

　　二、項目竣工文件的編制(一般了解)

　　項目施工及調(diào)試完成后，施工單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)工程實際情況和行業(yè)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)以及合同規(guī)定的要求編制項目竣工文件。

　　1.竣工文件編制要求

　　(1)竣工文件由施工單位負責(zé)編制，監(jiān)理單位負責(zé)審核。主要內(nèi)容有：施工綜合管理文件、測量文件、原始記錄及質(zhì)量評定文件、材料(構(gòu)、配件)質(zhì)量保證書及復(fù)試文件、測量(調(diào)試)及隨工檢查記錄、建筑及安裝工程總量表、工程說明、竣工圖、重要工程質(zhì)量事故報告等。

　　(2)根據(jù)《建設(shè)項目文件歸檔范圍和保管期限表》及項目實際情況，進一步收集所缺少的重要文件;文件數(shù)量未滿足合同或協(xié)議規(guī)定份數(shù)的，應(yīng)按要求復(fù)制補齊。

　　(3)對施工文件、施工圖及設(shè)備技術(shù)文件的準(zhǔn)確性和更改情況進行核實，并按要求修改或補充標(biāo)注到相應(yīng)的文件上。

　　(4)與施工圖有關(guān)的設(shè)計變更、現(xiàn)場洽商和材料變更可與竣工圖編在一起，也可以單獨組卷，但應(yīng)由項目主管部門或建設(shè)單位作出統(tǒng)一規(guī)定。

　　(5)凡為易褪色材料(如復(fù)寫紙、熱敏紙等)形成的并需要永久和長期保存的文件，應(yīng)附一份復(fù)印件。

　　2.竣工圖編制要求

　　各項新建、改擴建、技術(shù)改造項目，在項目竣工時要編制竣工圖。項目竣工圖應(yīng)由施工單位(包括總包和分包單位)負責(zé)編制。如行業(yè)主管部門規(guī)定設(shè)計單位編制或施工單位委托設(shè)計單位編制竣工圖的，應(yīng)明確規(guī)定施工單位和監(jiān)理單位的審核和簽字認可責(zé)任。

　　(1)竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范、修改到位，真實反映項目竣工驗收時的實際情況。

　　(2)按施工圖施工沒有變動的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章。

　　(3)一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求的變更，可在原圖上更改，加蓋并簽署竣工圖章。

　　(4)涉及結(jié)構(gòu)形式、平面布置、項目等重大改變及圖面變更面積超過35%的，應(yīng)重新繪制竣工圖。重繪圖按原圖編號，末尾加注“竣”字，或在新圖圖標(biāo)內(nèi)注明“竣工階段”加蓋并簽署竣工圖章。

　　(5)同一建筑物、構(gòu)筑物重復(fù)的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖可不編入竣工圖中，但應(yīng)在圖紙目錄中列出圖號，指明該圖所在位置并在編制說明中注明;不同建筑物、構(gòu)筑物應(yīng)分別編制。

　　(6)建設(shè)單位應(yīng)負責(zé)或委托有資質(zhì)的單位編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖。

　　(7)竣工圖圖幅應(yīng)按GB/T 10609.3要求統(tǒng)一折疊(手風(fēng)琴式)。

　　(8)編制竣工圖總說明及各專業(yè)的編制說明，敘述竣工圖編制原則、各專業(yè)目錄及編制情況。

　　3.竣工圖章的使用

　　(1) 竣工圖章的內(nèi)容、尺寸如下圖所示，圖章長80毫米寬60毫米。

　　編制單位

　　竣 工 圖

　　編制人技術(shù)負責(zé)人編制日期

　　監(jiān)理單位名稱監(jiān)理人

　　(2)所有竣工圖應(yīng)由編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章?？⒐D章中的內(nèi)容填寫應(yīng)齊全、清楚，不得代簽。

　　(3)行業(yè)主管部門規(guī)定由設(shè)計單位編制竣工圖的，可在新圖中采用竣工圖標(biāo)，并按要求簽署竣工圖標(biāo)。竣工圖標(biāo)的內(nèi)容格式由行業(yè)統(tǒng)一規(guī)定。

　　(4)竣工圖章應(yīng)使用紅色印泥，蓋在標(biāo)題欄附近空白處。

　　4.竣工圖的審核

　　(1)竣工圖編制完成后，監(jiān)理單位應(yīng)督促和協(xié)助竣工圖編制單位檢查其竣工圖編制情況，發(fā)現(xiàn)不準(zhǔn)確或短缺時要及時修改和補齊。

　　(2)竣工圖內(nèi)容應(yīng)與施工圖設(shè)計、設(shè)計變更、洽商、材料變更、施工及質(zhì)檢記錄相符合。

　　(3)竣工圖按單位工程、裝置或?qū)I(yè)編制，并配有詳細編制說明和目錄。

　　(4)竣工圖應(yīng)使用新的或干凈的施工圖，并按要求加蓋并簽署竣工圖章。

　　(5)一張更改通知單涉及多圖的，如果圖紙不在同一卷冊的，應(yīng)將復(fù)印件附在有關(guān)卷冊中，或在備考表中說明。

　　(6)國外引進項目、引進技術(shù)或由外方承包的建設(shè)項目，外方提供的竣工圖應(yīng)由外方簽字確認。

　　第三章 煤炭基本建設(shè)項目文件的整理

　　一、項目文件的整理

　　1.項目文件整理的職責(zé)

　　(1)建設(shè)項目所形成的全部項目文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位(建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工及監(jiān)理等)進行整理。

　　(2)建設(shè)單位各機構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項目的前期文件應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容分別按年度整理。設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運行(生產(chǎn))文件及驗收文件，按項目的單項或單位工程整理。

　　(3)勘察、設(shè)計單位形成的基礎(chǔ)材料和項目設(shè)計文件，應(yīng)按項目或?qū)I(yè)整理。

　　(4)施工文件、檢查驗收記錄、質(zhì)量評定按單位工程整理。

　　(5)監(jiān)理文件按建設(shè)項目的專業(yè)、階段進行整理。

　　(6)設(shè)備資料、招投標(biāo)資料應(yīng)由建設(shè)單位整理;竣工圖、設(shè)計變更、試運行及維護中形成的文件、工程事故處理文件由施工單位整理。

　　2.項目文件的組卷

　　組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系;分類科學(xué)，組卷合理;法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求

　　(1)管理性文件按問題、時間組卷;項目施工文件、竣工文件按單項工程、單位工程組卷，按照礦建工程、工業(yè)建筑、民用公用建筑、設(shè)備布置安裝各個單位工程順序組卷，項目竣工圖放在各工程竣工資料的后面;設(shè)備文件按采掘、運輸、提升、通風(fēng)、壓風(fēng)、排水、安全監(jiān)測等系統(tǒng)設(shè)備的臺件組卷;監(jiān)理文件按文種組卷;原材料實驗按單項工程、單位工程組卷。

　　(2)案卷及卷內(nèi)文件不重份;同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。

　　3.案卷與卷內(nèi)文件的排列

　　(1)管理性文件按問題、時間或重要程度排列。

　　(2)施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列。

　　(3)設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調(diào)試和運行維修等順序排列。

　　(4)竣工圖按專業(yè)、圖號排列。

　　(5)卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后;批復(fù)在前，請示在后;譯文在前，原文在后;正件在前，附件在后;印件在前，定(草)稿在后。

　　4.案卷編目

　　(1)卷內(nèi)文件頁號的編寫

　　卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)編寫頁號;頁號編寫位置，單面書寫文件在右下角;雙面背面在左下角;圖樣的頁號編寫在右下角;成套圖樣或印刷成冊文件，不必重新編寫頁號;各卷之間不連續(xù)編頁號。

　　(2)卷內(nèi)目錄的編制

　　卷內(nèi)目錄由序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號和備注等組成。

　　——序號：應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依此標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一個文件一個號;

　　——文件編號：應(yīng)填寫文件文號或圖樣的圖號,或設(shè)備項目代號;

　　——責(zé)任者：應(yīng)填寫文件形成部門或主要責(zé)任者;

　　——文件題名：應(yīng)填寫文件標(biāo)題全稱;

　　——日期：應(yīng)填寫文件形成日期;

　　——頁號：應(yīng)填寫每份文件首尾頁上標(biāo)注的頁號;

　　——備注：根據(jù)需要填寫。

　　(3)案卷封面和脊背的編制

　　案卷封面可采用案卷外封面和案卷內(nèi)封面兩種形式，主要內(nèi)容如下：

　　——案卷題名，應(yīng)簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。主要包括項目名稱、代字、代號及結(jié)構(gòu)、部件、階段的代號和名稱等;項目名稱應(yīng)與批準(zhǔn)的原立項、設(shè)計(包括代號)相符;歸檔外文資料的題名及主要內(nèi)容應(yīng)譯成中文;

　　——立卷單位，應(yīng)填寫文件組卷部門或項目負責(zé)部門;

　　——起止日期，應(yīng)填寫卷內(nèi)文件形成的起止日期;

　　——保管期限，應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限;

　　——密級，應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件的最高密級;

　　——檔號，應(yīng)依據(jù)建設(shè)單位提供的項目檔案分類編號方案，填寫檔案的項目代號、分類號和案卷流水號。

　　案卷脊背，應(yīng)填寫保管期限、檔號和案卷題名或關(guān)鍵詞。

　　案卷封面及脊背地檔號，暫用鉛筆填寫;移交后由接收單位統(tǒng)一正式填寫。

　　(4)卷內(nèi)備考表

　　——卷內(nèi)備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)，不同載體文件的數(shù)量(見示例)，說明組卷情況，如立卷人，檢查人，立卷時間等;

　　示　例：

　　文字材料20件，100頁，照片10張，附圖1張。

　　——卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后;

　　5.案卷裝訂要求

　　(1)文件材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式;圖紙可不裝訂，但同一項目應(yīng)統(tǒng)一。

　　(2)卷內(nèi)不應(yīng)有金屬物。

　　(3)單份文件裝訂時，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件首頁右上方加蓋、填寫檔號章。檔號章內(nèi)容有：檔號、序號。

　　(4)外文資料應(yīng)保持原來的案卷及文件排列順序、文號及裝訂形式。

　　6.卷皮、卷內(nèi)表格規(guī)格及制成材料

　　(1)卷皮一般采用卷盒、卷夾兩種。其外表規(guī)格為310mm×220mm，厚度分別為10mm、20mm、30mm、40mm、50mm，用牛皮紙板雙裱壓制。

　　(2)案卷內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、備考表的尺寸為297mm×210mm，A4紙。

　　(3)卷盒和卷內(nèi)表格印制應(yīng)清晰端正。

　　7.聲像材料整理

　　聲像材料整理時應(yīng)附文字說明，對事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容進行著錄。

　　二、項目文件的歸檔

　　1.項目文件歸檔要求

　　(1)建設(shè)單位各機構(gòu)、各施工承包單位、監(jiān)理單位應(yīng)在建設(shè)項目完成后，將經(jīng)整理、編目后所形成的項目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求，向建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)歸檔。

　　(2)根據(jù)基本建設(shè)程序和項目特點，歸檔可按階段分期進行，也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后與竣工驗收文件一并歸檔。

　　(3)歸檔文件應(yīng)完整、成套、系統(tǒng)。應(yīng)記述和反映建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工及竣工驗收的全過程;真實記錄和準(zhǔn)確反映項目建設(shè)過程和竣工時的實際情況，圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備;文件質(zhì)量應(yīng)符合項目文件質(zhì)量要求。

　　2.項目文件的歸檔審查

　　施工單位在項目竣工文件收集、編制和整理后，應(yīng)依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整、準(zhǔn)確、情況和案卷質(zhì)量進行審查或三方會審;經(jīng)建設(shè)單位確認并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)。

　　3. 項目文件的歸檔時間

　　除受委托進行項目檔案匯總整理外，各施工承包單位應(yīng)在項目實體完成后三個月內(nèi)將項目文件向建設(shè)單位歸檔;有尾工的應(yīng)在尾工完成后及時歸檔。

　　第四章 煤炭基本建設(shè)項目檔案的歸檔整理

　　一、項目檔案的歸檔整理

　　全部項目檔案的匯總整理應(yīng)由建設(shè)單位負責(zé)進行或組織，其內(nèi)容包括：

　　1.建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)專業(yè)主管部門的建設(shè)項目檔案分類編號規(guī)則，以及項目實際情況，設(shè)計、制定統(tǒng)一的工程檔案分類編號體系(大綱或分類方案)。大中型項目按工程或?qū)I(yè)進行分類，下設(shè)屬類。小型項目直接按項目、結(jié)構(gòu)或?qū)I(yè)分類。

　　按照《煤炭工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》，煤炭基本建設(shè)檔案設(shè)置二級類目加案卷順序號，一級類目用英文字母標(biāo)識，二級類目用數(shù)字標(biāo)識，案卷順序號按數(shù)字排列。示例：F.12.15

　　F 一級類目，表示基本建設(shè)類;

　　12 二級類目，基本建設(shè)類的礦建工程

　　15 案卷順序號，礦建工程的第15卷(件)

　　小型煤礦項目單位工程比較少，直接用一級類目加案卷順序號。示例：F.15

　　F 一級類目，表示基本建設(shè)類;

　　15 案卷順序號，基本建設(shè)類第15卷(件)

　　2.依據(jù)項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統(tǒng)一的分類和編號;建設(shè)單位(并責(zé)成設(shè)計、施工及監(jiān)理單位)可先用鉛筆臨時填寫檔案號。

　　3.對全部項目檔案進行清點、編目后，編制打印項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。

　　4.負責(zé)貫徹執(zhí)行國家及本行業(yè)的技術(shù)規(guī)范及各種技術(shù)文件表格。

　　二、項目檔案的移交

　　1.項目檔案驗收合格后，建設(shè)單位應(yīng)按合同及規(guī)定的要求，在項目正式通過竣工驗收后三個月內(nèi)，向生產(chǎn)使用單位及其他有關(guān)單位辦理檔案移交。

　　2.辦理項目檔案移交手續(xù)，應(yīng)明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并有完備的清點、簽字等交接手續(xù);建設(shè)單位轉(zhuǎn)為生產(chǎn)單位的，按企業(yè)檔案管理要求辦理。(課程到此結(jié)束)