費用報銷管理標準

QG/XQ0427-2009

一、制定依據(jù)

本標準依據(jù)以下規(guī)范的相關(guān)條款制定：《永城煤電(集團)有限責任公司差旅費開支標準及報銷管理辦法》永煤辦[2005]145號、《公務(wù)用品管理辦法》等。

二、適用范圍

本標準規(guī)定了公務(wù)用品購置與報銷、差旅費報銷辦法、業(yè)務(wù)招待費管理報銷辦法、電話費管理報銷辦法、其他費用報銷管理、報銷注意事項及各項要求等標準內(nèi)容，適用于對上述費用項目的報銷業(yè)務(wù)管理。

三、標準內(nèi)容

(一)公務(wù)用品購置與報銷

1.公務(wù)用品范圍

(1)公務(wù)用交通工具：小轎車、15座及以下面包車。

(2)辦公設(shè)備：計算機(包括臺式、筆記本、服務(wù)器)、打印機(2000元以上)、復印機、傳真機、空調(diào)、電視機、攝像機、錄像機等。

(3)辦公器具及消耗品：辦公桌椅、沙發(fā)、書柜、文件柜、計算器、電話、文具耗材等。

2.公務(wù)用品購置申請

(1)公務(wù)用交通工具購置申請：由礦行政辦公室提出申請報告，報集團公司綜合辦公室,由集團公司董事長審批。

(2)辦公設(shè)備購置申請：各單位需用辦公設(shè)備時，先提出申請報告，詳細注明所購物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途，經(jīng)單位領(lǐng)導和礦長審批后，由礦行政辦公室向集團公司提出申請報告，報集團公司綜合辦公室經(jīng)領(lǐng)導審批。

(3)辦公器具及消耗品購置申請：辦公桌椅、沙發(fā)、書柜、文件柜、計算器、電話等，由各單位提出申請報告，詳細注明所購物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途，經(jīng)單位領(lǐng)導和礦長審批后，礦供應(yīng)科或行政辦公室列入當月采購計劃辦理采購事宜。辦公耗材及文具消耗根據(jù)《XX礦辦公用品管理辦法》(XX礦辦〔2007〕57號文)按預算采購、發(fā)放。

3.購置實施

經(jīng)辦人員按辦公用品使用規(guī)定標準，比質(zhì)比價，擇優(yōu)選購。大宗公務(wù)用品的采購，堅持招投標采購動態(tài)管理原則，履行合同契約制度，明確質(zhì)量、價格和服務(wù)等要件，規(guī)避商業(yè)風險。采購部門嚴格按申請報告的批準范圍及預算范圍購置，超出部分財務(wù)不予報銷結(jié)賬。

4.報銷、結(jié)算規(guī)定

供應(yīng)科、行政辦公室按發(fā)票或購物清單，由兩人或兩人以上，分別辦理購買、驗收、入庫、出庫手續(xù)，經(jīng)本單位領(lǐng)導、礦領(lǐng)導審批后，財務(wù)科辦理報入賬手續(xù)。對交通工具及辦公設(shè)備，財務(wù)科要及時辦理固定資產(chǎn)卡片登記，辦公設(shè)備及辦公器具礦行政辦公室及時辦理使用臺賬登記。財務(wù)人員要嚴格把關(guān)，對不符合報銷程序規(guī)定的，財務(wù)科不予受理。

(二)差旅費報銷辦法

1.所有人員因公出差實行出差派差單制度，出差派差單由分管礦領(lǐng)導和礦長審批。

2.出差人員住宿標準和報銷辦法

(1)出差人員住宿標準(見附件)

(2)乘坐交通工具等級標準(見附件1)

(3)出差人員住宿費報銷辦法

1)出差人員出差住宿費實行限額憑據(jù)報銷辦法(報銷時，必須附有領(lǐng)導批準的派差單)，住宿費按相應(yīng)標準，憑正式住宿發(fā)票報銷;非正式發(fā)票或超過標準的部分均不予報銷，低于標準的部分不再補貼。

2)因工作需要，礦級人員出差，隨行一人可按礦級標準執(zhí)行，如隨行兩人以上，按各自相應(yīng)的住宿報銷標準執(zhí)行。

3)乘坐火車，從晚八點至次日凌晨七點之間，在車上過夜六小時以上或連續(xù)乘車時間超過十二小時的，可購同席臥鋪票。

4)出差人員應(yīng)合理安排行程，在時間允許情況下，應(yīng)盡量選擇除飛機之外的交通工具。特殊情況下，確需乘坐飛機或火車軟席的，必須經(jīng)礦長批準。

5)市內(nèi)交通費及電話費補助標準。出差人員出差期間，不分職務(wù)，在縣級市以上城市，每人每天補助市內(nèi)交通費10元，在直轄市和經(jīng)濟特區(qū)，每人每天補助市內(nèi)交通費20元，包干使用，不再憑據(jù)報銷;乘坐飛機的，往返機場的專線客車費用，可據(jù)實報銷。出差期間因公發(fā)生的電話費，可按每人每天10元標準補助(單位負擔移動話費的人員除外)，不再憑據(jù)報銷。

6)下列人員不實行交通費包干辦法

①到外地參加培訓、學習和參加會議的人員，在其培訓、學習和參加會議期間不補助市內(nèi)交通費。

②礦級人員出差，必須乘坐出租車時，不再補助市內(nèi)交通費。

③自帶交通工具的人員不計發(fā)市內(nèi)交通費。

3.出差人員生活補助標準

(1)出差人員出差伙食補助費，不分途中和住宿， 每人每天補助標準：一般地區(qū)30元，直轄市和經(jīng)濟特區(qū)40元。補助天數(shù)依據(jù)實際出差天數(shù)計算。

(2)對于出差人員乘坐火車在路途期間伙食費用較高等原因，在路途期間連續(xù)乘車超過12小時(不含12小時)的，可憑車票每滿12小時，加發(fā)30元伙食補助費。

(3)對乘坐火車符合表二的規(guī)定，而不買臥鋪票的，按本人實際乘坐的火車硬席座位票價(另外加收的空調(diào)費用不計入票價之內(nèi))的下列比例計發(fā)：

對乘坐火車慢車和直快列車的，分別按慢車和直快列車硬席票價的60%計發(fā)補助費;乘坐特快列車的按硬席票價的50%計發(fā)補助費;坐空調(diào)型特快列車的，按票價的30%計發(fā)補助費。

(4)夜間乘坐長途汽車、輪船最低一級艙位(統(tǒng)艙)超過6個小時的，每人每天按“3.(1)條”規(guī)定的標準，加發(fā)1天的伙食補助費。

(5)經(jīng)批準到外地治病(休養(yǎng))的職工，可報銷到達治病(休養(yǎng))地往返路途間的交通費(包括往返路途期間的市內(nèi)交通費)，不報銷伙食補助費;職工因工傷在外地治療期間，每人每天補助4元;對經(jīng)批準護理工傷人員的家屬的生活補助費，護理期間不超過半年的，視同正常公出人員的標準執(zhí)行，超過半年的，減半執(zhí)行。

(6)經(jīng)批準參加外出學習一個月以內(nèi)的人員，每天給予25元的生活補助，學習期間不再享受10元的市內(nèi)交通補助。

(7)經(jīng)批準參加外出學習一個月以上至一年以內(nèi)的脫產(chǎn)崗位培訓學習，在省外市區(qū)的，每人每天補助伙食費10元，不發(fā)市內(nèi)交通費補助;在省內(nèi)市區(qū)的，每人每天補助伙食費8元，不發(fā)市內(nèi)交通費補助。

(8)學制一年以上的脫產(chǎn)學習人員，在省外市區(qū)學習的按實際住校天數(shù)，每天給4元的生活補助費，不發(fā)市內(nèi)交通費補助;在省內(nèi)市區(qū)學習，每天給2元的生活補助費，不發(fā)市內(nèi)交通費補助。

(9)汽車司機出車伙食補助費，按車公里補助的辦法進行補助。

(10)職工調(diào)動工作的差旅費，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

(11)參加會議、學習、產(chǎn)品驗收、鑒定、評比和小型調(diào)查研究會的人員，其伙食補助費、住宿費、市內(nèi)交通費由主持單位支付的、會議、學習通知上注明繳費標準含食宿費的，不再給予伙食補助和報銷住宿費(報銷時，必須附學習、會議等通知)。

4.職工因公到鄭州、北京出差的規(guī)定

(1)職工因公到鄭州、北京出差，實行入住申請單(一式兩聯(lián))制度，入住申請單由分管領(lǐng)導和礦長審批。

(2)工作人員因公到鄭州市區(qū)、北京市區(qū)出差的，必須憑XX煤礦入住單，在集團公司駐兩地辦事處辦理住宿事宜，任何個人不得以任何理由違犯(參加集中安排食宿的會議除外)。

(3)工作人員入住兩地辦事處辦事完畢離開時，由辦事處在入住申請單上核準住宿時間，在住宿結(jié)算單上簽字,并加蓋辦事處公章。

(4)集團公司駐鄭州、北京兩地辦事處的住宿收費標準均為：50元/天/人，出差人員在兩地辦事處就餐，按兩地辦事處規(guī)定執(zhí)行。

(5)礦級以下人員因公入住兩地辦事處，可借用辦事處備用的自行車辦理業(yè)務(wù)(路途較遠者可乘市內(nèi)公交車)，借用的自行車如有丟失，個人負責賠償。礦級人員因公入住兩地辦事處，可使用備用的小汽車辦理業(yè)務(wù)，計費按實際發(fā)生的公里數(shù)簽單，收費標準按集團公司機關(guān)車輛使用收費標準執(zhí)行。

(6)因公出差到鄭州、北京參加會議的，憑會議通知單、住宿發(fā)票報銷，生活補助和市內(nèi)交通補助標準按本管理辦法有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

(7)如辦事處客滿，可持辦事處開具證明及外住宿發(fā)票到財務(wù)科報銷。

(8)兩地辦事處每月憑自留的入住申請單和其他簽單，經(jīng)礦領(lǐng)導及各入住人員復核后，到財務(wù)科辦理對賬、轉(zhuǎn)賬結(jié)算業(yè)務(wù)。

5.職工休探親假必須經(jīng)人勞部門審批，財務(wù)科根據(jù)人勞科批準的時間和地點報銷往返路費(火車只報銷硬座費用，輪船只報銷三等艙及以下費用)，一年一次探親假根據(jù)符合規(guī)定的票據(jù)全額報銷，四年一次(探父母)報銷扣除本人基本工資的30%部分，不發(fā)給生活補助和市內(nèi)交通補助。

6.因公到境外出差的，在境內(nèi)的部分按本辦法執(zhí)行;在境外部分，其差旅費開支標準和報銷管理辦法依據(jù)財政部、外交部聯(lián)合下發(fā)的《臨時出國人員費用、開支標準和管理辦法》等規(guī)定執(zhí)行。

7.差旅費報銷程序

(1)因公出差人員憑批準的出差派差單填寫差旅費報銷單，加蓋單位公章由會計人員審核，經(jīng)本單位領(lǐng)導和礦長對票據(jù)進行審批后，到財務(wù)科按上述規(guī)定辦理報銷手續(xù)。

(2)司機報銷外出過路、過橋費、住宿費及臨時性修理費用，憑批準的派車單填寫差旅費報銷單加蓋單位公章，由主管領(lǐng)導(行政車輛由行政辦公室主任)和礦長對票據(jù)進行審批后，到財務(wù)科按上述規(guī)定辦理報銷手續(xù)。

不符合報銷程序和財務(wù)制度規(guī)定的，財務(wù)科不予報銷或結(jié)轉(zhuǎn)。

8.司機出車補助及油料消耗管理辦法

(1)行政及通勤車輛實行專人專車，油耗定額的管理辦法，每月底由行政辦公室、調(diào)度室、企管科、財務(wù)科、服務(wù)公司聯(lián)合負責抄表，根據(jù)當月油價、油耗定額向司機結(jié)算油款。

(2)司機應(yīng)根據(jù)季節(jié)的變化，加注不同標準號的油料，如因油質(zhì)影響正常通勤或車輛損失的將追究司機的行政及經(jīng)濟責任。

(3)司機每次加油應(yīng)開具正規(guī)發(fā)票，月底交服務(wù)公司核算員匯總后，隨結(jié)算單交財務(wù)科，否則不結(jié)算油款。

(4)按礦規(guī)定停放指定地點，根據(jù)班次對行駛公里數(shù)進行考核。

(5)駕駛員出車補助為：

1)通勤車輛(包括保衛(wèi)科車輛司機)每人每月300元。

2)行政車輛按當月所跑公里數(shù)折算，每公里0.1元。

(6)車輛百公里油耗核定表(見附件2)

(三)業(yè)務(wù)招待費管理報銷辦法

1.在公司本部因公招待時，按照“節(jié)儉、務(wù)實”的原則，原則上考慮在礦小食堂就餐，集團公司人員下礦一律安排工作餐;確需外出招待，經(jīng)請示礦長由行政辦公室安排在永煤中州賓館、先帥之星快捷酒店、龍宇大酒店等定點酒店就餐，招待標準根據(jù)被接待人員級別酌情安排;同時,經(jīng)辦人在辦理簽批手續(xù)前應(yīng)在結(jié)算單據(jù)上注明來賓單位、就餐人數(shù)、職務(wù)、招待事由、主陪人員、批準人員等相關(guān)信息。

2.職工因公出差需要招待時，必須向本單位領(lǐng)導和礦長請示后，方可招待，招待標準同本條第一款相關(guān)規(guī)定。

3.業(yè)務(wù)招待費報銷程序：定點酒店的招待費用，酒店人員持餐費簽單定期與行政辦公室核對,經(jīng)礦長審批后，財務(wù)科辦理結(jié)算手續(xù);外出及零星招待費用必須經(jīng)本單位領(lǐng)導、礦長審批后，方可憑據(jù)到財務(wù)科按規(guī)定報銷。不符合報銷程序和財務(wù)規(guī)定的，財務(wù)科不予報銷。

(四)電話費管理報銷辦法

1. 辦公電話費：實行限額控制，財務(wù)科每月代交話費，各單位(不包含區(qū)隊)、部門按限額標準控制，超支部分全額從單位、部門工資中扣罰。辦公電話費標準如下：

礦正職 150元/月

礦副職 120元/月

礦副總(助理)　　 100元/月

科室的電話費實行限額管理，制定以下限額標準：

供應(yīng)科 100元/月

經(jīng)營科室 80元/月

生產(chǎn)及政工科室 60元/月

2.家庭電話費實行限額控制單位代繳，范圍及報銷標準為礦班子成員 60元/月(在集團公司家屬區(qū)以外居住，年末統(tǒng)一以現(xiàn)金的形式給予補助)。

3.手機話費：手機費用實行包干使用，節(jié)約可累計使用，超支由個人負擔，話費由行政辦公室代繳。范圍及標準如下：

礦正職 200元/月

礦副職 180元/月

礦副總 150元/月

(五)其他費用報銷規(guī)定

各單位發(fā)生的除辦公費、差旅費、招待費以外的其他費用，必須憑符合財務(wù)、稅務(wù)制度規(guī)定的正式發(fā)票，由本單位領(lǐng)導、礦長審批后，到財務(wù)科辦理報銷手續(xù)。不符合報銷程序和財務(wù)制度規(guī)定的，財務(wù)科不予辦理。

(六)報銷注意事項及各項要求

1.時間要求。各單位發(fā)生的各項費用原則上應(yīng)于費用發(fā)生兩個月內(nèi)到財務(wù)科辦理入賬手續(xù)，年末必須將當年發(fā)生的管理費用全部處理完畢。否則，財務(wù)科不予辦理。

2.根據(jù)國稅發(fā)[2008]80號文國家稅務(wù)總局關(guān)于進一步加強普通發(fā)票管理工作的通知，增值稅專用發(fā)票單位名稱應(yīng)填寫“永煤集團股份有限公司”，各種普通發(fā)票單位名稱應(yīng)填寫“永煤集團股份有限公司XX煤礦”，以上名稱不得簡寫，否則不予報銷。

3.手寫或機打普通發(fā)票應(yīng)由出具單位將所有項目填寫完整(手寫或機打住宿發(fā)票，一定填寫住宿天數(shù)、人數(shù)、住宿標準，不能漏項)，加蓋發(fā)票專用章或財務(wù)專用章，印章不清晰、發(fā)票有涂改或項目填寫不完整不予報銷。

4.定額發(fā)票應(yīng)蓋有發(fā)票專用章或財務(wù)專用章，印章不清晰、項目有涂改或填寫不完整不予報銷。

5.報銷人員持報銷單據(jù)應(yīng)先到財務(wù)科經(jīng)財務(wù)人員對發(fā)票審核、整理粘貼后再由領(lǐng)導審批。凡不符合財務(wù)要求及粘貼不標準的，需按會計制度的規(guī)定更正、補充，方可報銷。

6.到鄭州出差辦理公務(wù)的人員，原則上在鄭州辦事處住宿，若辦事處無房間住宿，可在市內(nèi)以下賓館的普通標準間住宿：中州快捷酒店、金河賓館、友誼飯店。

7.報銷會議費或培訓費的人員，必須持有上級下達并經(jīng)礦領(lǐng)導批準的會議通知或培訓通知，通知內(nèi)容須與報銷費用相符，否則財務(wù)科不予報銷。

四、信息傳遞

(一)本標準輸入信息

公務(wù)用品采購的原始憑證;各單位職工報銷的各項原始憑證;各費用項目開支范圍和標準。

(二)本標準輸出信息

費用報銷的記賬憑證;非生產(chǎn)性支出考核報告。

附件1

住宿費等級標準表

金額/單位：元/天

出差地

職務(wù) 一般地區(qū) 特殊地區(qū)

縣(市)及其以下 市地及其以上 深圳、珠海、廈門、海南、北京、天津、上海、重慶

礦(廠)班子成員 120 160 230

副礦級以下人員 90 120 180

附件2

乘坐交通工具等級標準

項目

職務(wù) 火車 輪船 飛機 其他交通工具

礦班子成員 硬臥及以下 三等艙位 普通座位 據(jù)實報銷

副礦級以下人員 硬臥及以下 三等艙位 同途火車硬座標準 據(jù)實報銷(不含出租車)

附件3

車輛百公里油耗核定表

序號 車輛名稱 百公里核定油耗 油料 備 注

1 1號通勤車 33 柴油

2 2號通勤車 31 柴油

3 3號通勤車 35 柴油

4 4號通勤車 33 柴油

5 5號通勤車 37 柴油

6 6號通勤車 37 柴油

7 豫AEG270(公務(wù)用車) 15 汽油

8 豫ABT713(公務(wù)用車) 15 汽油

9 豫N35398(公務(wù)用車) 14 汽油

10 豫NC1587(公務(wù)用車) 20 汽油

11 豫N39865(公務(wù)用車) 19 汽油

12 豫NC1636(治安巡邏車) 16 汽油

13 豫NC3637(客貨車) 16 柴油