會計檔案管理標(biāo)準

QG/XQ0429-2009

一、適用范圍

本標(biāo)準規(guī)定了會計檔案的管理范圍與責(zé)任部門、會計檔案的立卷、歸檔和保管、會計檔案的查閱、會計檔案的銷毀、各種會計檔案的保管期限等標(biāo)準內(nèi)容，適用于對會計檔案的過程管理。

二、標(biāo)準內(nèi)容

(一)會計檔案的管理范圍與責(zé)任部門

1.會計檔案是全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是經(jīng)濟機密的信息庫，包括：會計憑證、會計賬簿、會計報表和有關(guān)會計核算專業(yè)資料。

2.會計檔案管理工作由財務(wù)科和檔案管理業(yè)務(wù)部門共同負責(zé)，進行業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。

(二)會計檔案的立卷、歸檔和保管

1.每年形成的會計檔案都必須由財務(wù)科按照檔案管理要求，負責(zé)整理立卷或裝訂成冊，當(dāng)年會計檔案在會計年度終了后，可暫由財務(wù)科保管一年，期滿之后，由財務(wù)科編造清冊，移交給本單位的檔案管理部門保管。

2.財務(wù)科經(jīng)辦人員必須按期將應(yīng)歸檔的會計檔案全部移交給檔案管理部門，不得自行封包保存。檔案管理部門必須按期點收，不得推諉拒絕。

3.檔案管理部門接受的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，應(yīng)當(dāng)會同財務(wù)科經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。檔案管理部門對違反會計檔案管理制度的行為，有權(quán)進行檢查糾正，情節(jié)嚴重的應(yīng)當(dāng)報告本單位領(lǐng)導(dǎo)或內(nèi)部審計部門，必要時應(yīng)報告財政審計機關(guān)進行嚴肅處理。

4.對會計檔案必須進行科學(xué)管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。同時嚴格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。

5.撤銷、合并單位和建設(shè)單位完工后的會計檔案，應(yīng)隨同單位的全部檔案，一并移交給指定的單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

(三)會計檔案的查閱

1.建立會計檔案查閱登記清冊。

2.查閱會計檔案需經(jīng)財務(wù)科長或單位領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可辦理查閱手續(xù)。

3.會計檔案查閱人員不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。

4.會計檔案查閱人員不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況需經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準，需要復(fù)制會計檔案的，需經(jīng)財務(wù)科長或單位領(lǐng)導(dǎo)批準后方可復(fù)制。

(四)會計檔案的銷毀

1.會計檔案保管期滿需要銷毀時，由本單位檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務(wù)科共同鑒定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報本單位領(lǐng)導(dǎo)審查后，向集團公司財務(wù)部申請。對于其中未了結(jié)債權(quán)債務(wù)的原始憑證和涉及外事的會計憑證應(yīng)單獨抽出，另行立卷。未了結(jié)債權(quán)債務(wù)的原始憑證由檔案管理部門保管至結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止，涉及外事的會計檔案及建設(shè)單位建設(shè)期間的會計檔案不得銷毀，永久保存。

2.經(jīng)過批準銷毀會計檔案時，應(yīng)同檔案管理部門、審計部門和財務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。銷毀會計檔案前，監(jiān)銷人員應(yīng)認真進行清點核對，銷毀后在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況書面報告一份交本單位領(lǐng)導(dǎo)，另一份交檔案管理部門存查。

(五)各種會計檔案的保管期限

根據(jù)財政部《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》會計檔案管理辦法所列附表(見附件)執(zhí)行。各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

三、信息傳遞

(一)本標(biāo)準輸入信息

1.會計原始憑證、記賬憑證和匯總憑證;

2.銀行存款余額調(diào)節(jié)表;

3.現(xiàn)金和銀行存款日記賬、總賬等會計賬簿;

4.固定資產(chǎn)管理卡片;

5.會計報表等。

(二)本標(biāo)準輸出信息

1.會計檔案保管、移交清冊;

2.會計檔案銷毀記錄。

附件

各種會計檔案保管期限

順序 檔案名稱 保管期限 備 注

一、會計憑證類

1 原始憑證、記賬憑證和匯總憑證 15年

其中：涉及外事和對私改造的會計憑證 永久

2 銀行存款余額調(diào)節(jié)表 5年

二、會計賬簿類

3 日記賬 15年

其中：現(xiàn)金和銀行存款日記賬 25年

4 明細賬 15年

5 總賬 15年 包括日記總賬

6 固定資產(chǎn)卡片 固定資產(chǎn)報廢清理后保存5年

7 輔助賬簿 15年

8 涉及外事和對私改造的會計賬簿 永久

三、會計報表類 包括各級主管部門的匯總會計報表

9 主要財務(wù)指標(biāo)快報 3年 包括文字分析

10 月、季度會計報表 3年 包括文字分析

11 年度會計報表(決算) 永久 包括文字分析

四、其他類

12 會計移交清冊 15年

13 會計檔案保管清冊 永久