會計電算化管理標準
QG/XQ0430-2009
一、適用范圍
本標準規(guī)定了會計電算化崗位和工作職責、系統(tǒng)操作管理、計算機軟硬件管理、電算化檔案管理等標準內(nèi)容。
三、標準內(nèi)容
(一)會計電算化崗位及工作職責
1.賬套主管：由財務主管兼任
(1)負責組織協(xié)調(diào)計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行及會計電算化系統(tǒng)的全面管理工作。
(2)對電算化系統(tǒng)各崗位人員的工作進行質(zhì)量考評，合理調(diào)整各崗位會計人員。
(3)監(jiān)督會計電算化系統(tǒng)的運行，保證系統(tǒng)合法、安全、保密、可靠和可審計。
(4)檢查計算機輸出賬表、憑證數(shù)據(jù)的正確性和及時性，完善現(xiàn)有的管理制度，并制定崗位責任。
2.電算化系統(tǒng)管理員
(1)負責會計電算化系統(tǒng)環(huán)境的建立及新單位會計電算化系統(tǒng)軟硬件的安裝和調(diào)試工作。
(2)負責對電算化系統(tǒng)的硬件設備和會計軟件系統(tǒng)的運行情況進行定期檢查，有權(quán)拒絕來歷不明的軟件或帶有病毒的軟件在會計電算化系統(tǒng)中運行，確保系統(tǒng)的正常運行。
(3)負責發(fā)現(xiàn)和解決系統(tǒng)運行中的軟硬件操作故障，在系統(tǒng)發(fā)生故障時，應及時到場，并組織有關(guān)人員盡快排除系統(tǒng)軟硬件故障和會計數(shù)據(jù)差錯，使電算化系統(tǒng)盡快恢復正常運行。
(4)當電算化系統(tǒng)發(fā)生不可處理的錯誤時，應及時與軟件開發(fā)單位的技術(shù)人員聯(lián)系，及時解決發(fā)生的錯誤。
(5)檢查會計數(shù)據(jù)的預處理工作，確保操作人員輸入的各類數(shù)據(jù)符合會計軟件系統(tǒng)的要求。
(6)負責本系統(tǒng)計算機內(nèi)會計數(shù)據(jù)的安全性、正確性、及時性和保密性的檢查。
(7)按規(guī)定的程序?qū)嫈?shù)據(jù)及程序?qū)嵤┩暾?、適用性和正確性的維護。
(8)做好本系統(tǒng)操作運行情況的總結(jié)工作，并提出改造電算化系統(tǒng)管理、操作、維護的需求報告，提出對會計軟件系統(tǒng)的改進意見。
(9)對本系統(tǒng)有關(guān)資源(包括硬件設備、軟件、數(shù)據(jù)及文檔資料等)的調(diào)用、修改和更新提出報告。
(10)負責電算化系統(tǒng)升級換版的調(diào)試工作。
(11)會計電算化人員變動或會計科目調(diào)整時，負責電算化系統(tǒng)的維護。
(12)設置屬于本崗位權(quán)限范圍內(nèi)的操作保密口令。
3.系統(tǒng)操作員
(1)負責所分管會計業(yè)務的原始憑證的審查及匯集工作，按會計核算工作的要求和會計電算化系統(tǒng)管理的要求對憑證進行預處理，編制記賬憑證。
(2)通過操作計算機向會計軟件輸入記賬憑證和原始憑證等會計數(shù)據(jù)，嚴格按照數(shù)據(jù)輸入的要求做好數(shù)據(jù)輸入操作;在輸入操作中，如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)有錯誤或?qū)斎霊{證有疑問時，應及時向系統(tǒng)管理員或財務主管反映，不得擅自作廢或修改;發(fā)現(xiàn)輸入數(shù)據(jù)與憑證不符時，應按憑證數(shù)據(jù)預以修正;數(shù)據(jù)輸入完畢先進行自檢核對工作，核對無誤后交審核員復核，對審核員提出的會計數(shù)據(jù)輸入錯誤，應及時修改。
(3)由原始憑證直接錄入計算機并打印輸出的情況下，記賬憑證上應有錄入員的簽名或蓋章。
(4)要根據(jù)會計電算化制度的要求，嚴格執(zhí)行計算機硬件、軟件的操作規(guī)程和防范計算機病毒的措施。
(5)系統(tǒng)操作過程中發(fā)現(xiàn)故障，應及時向系統(tǒng)管理員報告，并做好故障記錄和上機記錄等事項。
(6)在系統(tǒng)運行過程中，若需離開現(xiàn)場，應執(zhí)行相應的命令退出會計軟件，以防他人越權(quán)操作。
(7)設置屬于本崗位權(quán)限范圍內(nèi)的操作保密口令。
4.數(shù)據(jù)審核員
(1)負責對輸入計算機的記賬憑證和原始憑證數(shù)據(jù)進行審核，包括各類代碼的合法性、摘要的規(guī)范性和數(shù)據(jù)的正確性。
(2)對不符合財務會計制度和有關(guān)規(guī)定的不真實、不合法的憑證退還各有關(guān)人員更正、補齊;對填制的不符合要求、不完整、不規(guī)范的憑證，包括金額錯誤的憑證、會計科目和分錄錯誤的憑證，要求操作人員查明原因并進行修改。
(3)對不符合要求的憑證和不正確的輸出賬表數(shù)據(jù)不予簽章確認。
(4)對計算機打印輸出的會計賬簿、會計報表進行確認。
(5)設置屬于本崗位權(quán)限范圍內(nèi)的操作保密口令。
5.數(shù)據(jù)分析員
(1)要根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營情況認真分析相關(guān)數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)分析的及時性、真實性和準確性，維護數(shù)據(jù)分析的嚴肅性和權(quán)威性。
(2)有權(quán)拒絕接受不符合法規(guī)制度的會計信息進人計算機管理流程。
(3)有權(quán)根據(jù)生產(chǎn)和管理的需要調(diào)整會計電算化管理流程中的相關(guān)設置。
(4)設置屬于本崗位權(quán)限范圍內(nèi)的操作保密口令。
6.會計電算化檔案管理員
(1)負責管理存檔的會計系統(tǒng)數(shù)據(jù)軟盤(光盤)、程序光盤及各類賬表、憑證、資料的備份和打印的會計報表、憑證和各類資料的保管工作。
(2)做好各類會計數(shù)據(jù)、資料、憑證的安全保密工作，不得擅自出借，經(jīng)批準允許借閱的會計資料，應認真進行借閱登記。
(3)按規(guī)定期限，向各類電算化崗位人員催交各種有關(guān)的存檔軟盤數(shù)據(jù)和賬表、憑證等會計檔案資料。
(二)會計電算化系統(tǒng)操作管理
1.系統(tǒng)使用管理
(1)在系統(tǒng)投入運行前，由財務科長確定本系統(tǒng)的合法有權(quán)使用人員及操作權(quán)限，報相關(guān)領(lǐng)導審批后，系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)內(nèi)授權(quán)使用。凡以后運行中需要增減使用人員，按同樣手續(xù)辦理。
(2)對各使用人員明確劃分其使用操作權(quán)限，形成分工牽制，健全內(nèi)部控制制度。
(3)本會計電算化系統(tǒng)的計算機專機專用，謝絕無關(guān)人員使用計算機做其他工作。
(4)任何人員不得直接打開數(shù)據(jù)庫文件進行操作，不允許隨意增加、刪除、修改數(shù)據(jù)、原程序和數(shù)據(jù)庫文件結(jié)構(gòu)。
(5)出納人員不允許進行系統(tǒng)性的操作，系統(tǒng)管理員不得兼任出納工作。
(6)存檔數(shù)據(jù)、磁(光)盤等會計資料，由系統(tǒng)管理員負責復制、核對，并交會計檔案管理員保管。
(7)系統(tǒng)管理員必須做好日常檢查監(jiān)督工作，發(fā)現(xiàn)不規(guī)范使用應及時制止，并采取措施避免同樣情況再次發(fā)生。
(1)操作人員必須經(jīng)培訓合格后，才能上機操作。
(2)開機之前檢查設備是否完好，開關(guān)機時嚴格執(zhí)行開關(guān)機順序。
(3)操作人員登錄賬套時必須填寫本人的操作員號碼，登錄密碼應注意保密，不得隨意泄露，并不定期更換。
(4)操作人員只能在本人操作權(quán)限內(nèi)使用微機，不得越權(quán)或以其他操作人員的名稱操作計算機。嚴禁利用非法手段套取他人口令進行越權(quán)操作，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會計軟件。
(5)操作人員應嚴格按財務制度及規(guī)定操作計算機，任何人不得隨意修改憑證和賬目。
(6)在系統(tǒng)運行過程中，操作人員如要離開工作現(xiàn)場，必須在離開前退出系統(tǒng)，以防止其他人員越權(quán)操作。
(7)未經(jīng)系統(tǒng)管理員同意不得擅自安裝非財務系統(tǒng)的應用軟件，也不得變更微機的固有設置。
(8)一旦發(fā)現(xiàn)微機染有病毒，應立即予以隔離并請求計算機維護人員進行殺毒，待確認計算機確實無病毒后才能使用會計軟件。
(9)在軟件運行過程中，如遇誤操作等原因致使軟件不能正常運行，應立即與系統(tǒng)管理員聯(lián)系，同時記錄故障原因，查明數(shù)據(jù)是否丟失。嚴禁擅自對數(shù)據(jù)進行修改。
(10)操作人員工作完畢，應逐級退出會計軟件，回到開機狀態(tài)。關(guān)閉微機及相關(guān)設備后才能離開工作現(xiàn)場。
3.賬務處理程序
(1)賬務系統(tǒng)初始化。在初次建立會計電算化系統(tǒng)時，需要進行系統(tǒng)初始化工作，在財務主管授權(quán)下進行會計科目、賬本格式、憑證類型、期初余額等內(nèi)容的設定。
(2)賬務系統(tǒng)更改。系統(tǒng)正常運行期間，任何對賬務系統(tǒng)的修改變動，必須得到財務主管的批準。
(3)記賬憑證的編制。電算化系統(tǒng)輸入的憑證一律為機制憑證。記賬憑證要嚴格按照國家財務制度的規(guī)定，對不真實、不合理的原始數(shù)據(jù)、憑證不予受理，對記載不確切、不完整的原始數(shù)據(jù)和憑證應予以退還，并要求更改和補充。
(4)記賬憑證的審核、記賬與結(jié)賬。操作員每輸入一張憑證，要檢查無誤后再保存;記賬憑證必須經(jīng)憑證審核員嚴格審核，確認準確、合法后方可進行記賬和結(jié)賬處理;輸入計算機的憑證、單據(jù)應由制單人、審核員、記賬員、財務主管簽字后方為有效憑證;同一張憑證制單和審核不能是同一個人。
(5)記賬憑證、賬表的打印。憑證輸入員確認記賬憑證無誤后，打印出來按憑證傳遞程序交憑證保管員保管;每年年末必須將全部賬簿打印輸出，裝訂成冊，作為會計檔案保存。
(三)計算機軟件硬件管理
1.計算機軟、硬件管理
(1)財務用計算機應做到專機專用，不能用于做其他非相關(guān)工作。
(2)除被允許操作財務軟件的人員和系統(tǒng)管理員外，其他人未經(jīng)允許不得使用會計電算化用計算機。
(3)每次使用計算機必須使用不間斷電源(UPS)，以避免意外斷電造成會計數(shù)據(jù)的丟失，影響本單位的會計工作。
(4)禁止在財務專用計算機上使用外來軟盤，禁止在計算機上玩游戲，以防止計算機感染病毒。
(5)使用上、下級送來的數(shù)據(jù)盤之前，必須先進行檢查計算機病毒的工作。
(6)不得隨意刪除計算機硬盤中的系統(tǒng)軟件和會計軟件。
(7)嚴禁隨意拆卸微機部件，嚴禁在通電的情況下拔插各種電纜線和信號線。
(8)鍵盤操作應輕而有效，嚴禁大力擊打鍵盤。
(9)定期對微機運行的環(huán)境(如：電源、溫度、濕度、電磁場等)進行測定，保證機房內(nèi)的各種設施正常運轉(zhuǎn)。
(10)上機人員要珍惜、愛護磁盤，不許折疊、擠壓，不要用手觸摸磁盤的暴露處，并防止磁盤磁化、潮濕和積塵，以確保磁盤上所存程序軟件的完好無損。
(11)對一些特殊或需保密的軟件，要進行嚴格的專項管理，非指定人員不得擅自使用。
2.計算機軟、硬件維護
(1)為保障電算化系統(tǒng)的正常運行，需要進行經(jīng)常性的系統(tǒng)維護，一般情況下每周全面檢查一次計算機軟件和硬件系統(tǒng)，并做好檢查記錄，以保證系統(tǒng)的正常運行。
(2)在設備更新、擴充、修復后，由系統(tǒng)維護人員實施安裝和調(diào)試，直至運行正常。
(3)在系統(tǒng)發(fā)生變化時，隨時做好適用性的維護工作。
(4)系統(tǒng)中的會計數(shù)據(jù)需要每天進行備份，月底應對會計核算數(shù)據(jù)做完備份并傳送給集團公司電算化中心服務器。
(5)在系統(tǒng)運行過程中，計算機軟件和硬件發(fā)生故障和出現(xiàn)異常時，應及時進行故障分析，并做好檢查維修記錄，排除故障并維護系統(tǒng)正常運行。
(6)計算機硬件發(fā)生故障時，如果沒有能力維修，應及時與維修單位取得聯(lián)系。
(7)財務軟件運行發(fā)生錯誤時，如無法處理，應及時與財務軟件開發(fā)商取得聯(lián)系以便及時解決問題。
(8)系統(tǒng)管理員應定期對軟件的保存情況及完整性進行檢查。
3.會計數(shù)據(jù)的安全維護
(1)必須經(jīng)常進行備份工作,以避免意外和人為錯誤造成數(shù)據(jù)的丟失。定期對計算機內(nèi)的會計資料在計算機硬件和移動硬盤中進行備份,每年終了必須將所有賬套數(shù)據(jù)刻入光盤,切實保證核算資料的安全完整。
(2)需要做備份的內(nèi)容,是能夠完全恢復會計系統(tǒng)正常進行的數(shù)據(jù)資料,一般包括系統(tǒng)設置文件、科目代碼文件、期初余額、文件、憑證,各種賬簿、報表及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。
(3)對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份,備份盤應該定期復制, 以保證數(shù)據(jù)沒有丟失。
(4)系統(tǒng)維護一般由系統(tǒng)維護員或指定的專人負責,數(shù)據(jù)錄入員、操作員等其他人員不得進行維護操作,賬套主管可進行操作維護但不能執(zhí)行程序維護。
(5)計算機內(nèi)的會計數(shù)據(jù)及其備份和作為會計檔案資料打印出來的各種憑證、賬冊、報表，應按有關(guān)財會制度使用和保管。
(6)由計算機打印輸出的會計資料發(fā)生缺損時，應該補充打印，并由操作人員在打印輸出的賬頁上簽字蓋章，并需財務主管簽字認可。
(7)系統(tǒng)管理員負責對財務用服務器以及財務軟件進行加密，防止非法操作或誤操作。
(8)計算機內(nèi)不得存有破譯密碼的軟件，密碼應作為秘密檔案保存，密碼的修改嚴格按權(quán)限執(zhí)行。
(9)機內(nèi)憑證及總分類賬、明細分類賬、報表、應視同會計資料做兩套備份，交會計檔案保管員分別存放保管。
(五)會計電算化檔案管理
1.會計電算化檔案包括：存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、以其它磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)、計算機打印出來的書面形式的會計數(shù)據(jù)等，會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數(shù)據(jù)。
2.會計電算化檔案管理是重要的會計基礎工作，要嚴格按照財政部有關(guān)規(guī)定的要求對會計檔案進行管理，由專人負責并建立健全借閱手續(xù)。
3.打印輸出的憑證、賬冊、報表，必須有財務主管的簽章才能存檔保管。
4.作為檔案管理的各類軟件、磁盤，應分別進行編號建卡存檔保管。對會計電算化檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點。需對存檔的資料進行復制的，應報經(jīng)財務主管批準。
5.存放在計算機上的各類應用軟件和數(shù)據(jù)文件，也是本檔案的重要組成部分，由系統(tǒng)管理員負責管理。采用磁性介質(zhì)保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會計檔案丟失。
6.通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)相結(jié)合會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截至該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。
7.各類會計檔案的出借，均需經(jīng)過財務主管審批同意并簽章。未經(jīng)財務主管同意，不得對外提供任何檔案資料。
8.任何人不得偽造、非法涂改變更、故意毀損數(shù)據(jù)文件、賬冊、備份磁(光)盤和裝有會計數(shù)據(jù)的計算機系統(tǒng)，否則將按規(guī)定進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的，將追究其法律責任。
四、信息傳遞
(一)本標準輸入信息
會計電算化管理制度及規(guī)定;會計電算化操作系統(tǒng);用友會計軟件。
(二)本標準輸出信息
計算機硬盤、光盤(磁盤)雙重備份會計數(shù)據(jù)。
