物資采購管理標準

QG/XQ0439-2009

一、適用范圍

本標準適用于所有統(tǒng)購和自購的設(shè)備、材料、配件、勞保、辦公用品及印刷品管理。

二、標準內(nèi)容

(一)物資采購的基本原則

1.執(zhí)行集團公司(龍宇國貿(mào))授權(quán)采購的原則

根據(jù)集團公司(龍宇國貿(mào))采購管理規(guī)定，XX煤礦負責(zé)授權(quán)自購物資項目，統(tǒng)購物資報集團公司(龍宇國貿(mào))招標辦統(tǒng)一采購。

2.計劃采購的原則

供應(yīng)科必須嚴格按照龍宇國貿(mào)和XX煤礦已批準的物資采購計劃執(zhí)行，各單位生產(chǎn)急需的物資采購必須辦理審批手續(xù)。

3.統(tǒng)一招議標采購的原則

XX煤礦供應(yīng)科為XX煤礦物資采購的職能部門，根據(jù)集團公司授權(quán)，XX煤礦自購物資或龍宇國貿(mào)授權(quán)XX煤礦采購的物資，供應(yīng)科可根據(jù)物資采購流程組織招議標采購。

4.質(zhì)量優(yōu)先，同質(zhì)比價的原則，追求最優(yōu)性價比。

5.戰(zhàn)略供應(yīng)商優(yōu)先的原則

根據(jù)集團公司供應(yīng)商管理規(guī)定，優(yōu)先選擇市場信譽好的供應(yīng)商，納入集團公司戰(zhàn)略供應(yīng)商管理的優(yōu)先選擇。

6.保障安全生產(chǎn)的原則

采購物資必須證件、技術(shù)資料齊全，到貨及時。

(二)物資采購計劃編制

1.各單位(區(qū)隊)根據(jù)礦生產(chǎn)實際需要，編制月度和臨時追加物資需求計劃，根據(jù)供應(yīng)科要求，將下月的物資需求計劃在當月20日以前通過系統(tǒng)申報至供應(yīng)科，申報物資計劃要嚴格按照供應(yīng)科設(shè)計的格式填寫，并做到申報物資詳細、準確。

2.供應(yīng)科將各單位(區(qū)隊)所申報的物資需求計劃根據(jù)生產(chǎn)實際進行利庫、審核、匯總，編制XX煤礦物資采購計劃，分管礦領(lǐng)導(dǎo)審核，主管礦領(lǐng)導(dǎo)批準，統(tǒng)一上報龍宇國貿(mào)批示。

3.對于庫存物資，供應(yīng)科根據(jù)生產(chǎn)計劃不斷優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)、合理儲備物資定額，為編制采購計劃提供有效依據(jù)，切實做到庫存物資不積壓、不浪費，滿足生產(chǎn)需要。

4.對于各單位(區(qū)隊)生產(chǎn)急需所用物資計劃，必須由使用單位負責(zé)人簽字，相關(guān)科室審核，分管礦領(lǐng)導(dǎo)批示，通過系統(tǒng)申報至供應(yīng)科，供應(yīng)科可根據(jù)生產(chǎn)需要采取先購進后程序的原則，保證生產(chǎn)物資所需。

5.申報物資需求計劃要按照統(tǒng)一格式，物資名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、使用單位、到貨期限、生產(chǎn)廠家等必須填寫清楚、準確，確保購進物資質(zhì)量可靠、有效使用，對于所報物資計劃不準確、不規(guī)范、不可靠造成物資積壓，將對有關(guān)單位人員追究處罰。

6.對外圍成品加工，使用單位所報的圖紙必須設(shè)計完整、準確，報供應(yīng)科進行審核后，根據(jù)有關(guān)文件、流程，組織外圍加工。

(三)物資采購管理規(guī)定

1.全礦所有物資采購、印刷制品、加工制作等業(yè)務(wù)必須由供應(yīng)科歸口管理，統(tǒng)一組織，陽光操作，礦各單位(區(qū)隊)不得擅自自行物資采購或強行向使用單位推薦產(chǎn)品。

2. XX煤礦的物資采購要嚴格按照龍宇國貿(mào)批示，進行組織流程采購，對于無龍宇國貿(mào)領(lǐng)導(dǎo)和礦領(lǐng)導(dǎo)批準的物資采購計劃各單位不得擅自采購。

3.供應(yīng)科計劃員在物資采購前必須編制詳細、準確、合理的物資采購計劃，編制物資采購計劃必須堅持先利庫后詢價再上報的原則，對于購進的物資認真做好市場調(diào)查，并對廠家的資質(zhì)進行審查，確保購進物資價格真實、合理。

4.采購煤安專用物資時，嚴格遵循國家煤礦安全管理的有關(guān)規(guī)定，杜絕購進無安全標志的煤安產(chǎn)品，對于所購進的煤安專用物資生產(chǎn)廠家必須提供各種必要證件，包括煤安證書、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品合格證、防爆合格證、營業(yè)執(zhí)照等，確保購進煤安產(chǎn)品安全可靠。

(四)物資招議標流程

1.供應(yīng)科根據(jù)龍宇國貿(mào)和礦批準的物資采購計劃，編制招議標計劃報主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由供應(yīng)科統(tǒng)一組織招議標，根據(jù)采購物資的性質(zhì)，確定評委組成。對于所采購的物資，供應(yīng)科向使用單位、技術(shù)部門、生產(chǎn)廠家等咨詢，必要時組織有關(guān)人員對生產(chǎn)廠家進行實地考察。

2.根據(jù)批準的招議標計劃，供應(yīng)科組織企管科、機電科、財務(wù)科、監(jiān)察科等對外經(jīng)濟小組人員參加招議標會議;技術(shù)要求高的設(shè)備、配件等物資采購，成立由評標主任負責(zé)的評標委員會進行評標，必要時邀請集團公司或其他單位部門專業(yè)人員參加。

3.供應(yīng)科或技術(shù)部門評委(設(shè)備采購)根據(jù)評標情況，形成評標報告，報礦領(lǐng)導(dǎo)審批。需簽訂技術(shù)協(xié)議的采購項目，由生產(chǎn)、機電技術(shù)管理部門負責(zé)簽訂技術(shù)協(xié)議。

4.供應(yīng)科根據(jù)批準的評標報告，形成合同文本，組織礦有關(guān)單位進行合同會簽，并報領(lǐng)導(dǎo)批準，加蓋單位印章。

5.合同簽訂后，供應(yīng)科負責(zé)分發(fā)企管科、財務(wù)科、監(jiān)察科及業(yè)務(wù)相關(guān)單位(設(shè)備合同發(fā)機電科)，并把合同及時交供應(yīng)商。

6.合同生效后，供應(yīng)科具體負責(zé)合同的履行，履行合同相關(guān)條款并監(jiān)督合同的履行情況。

7.合同生效后，供應(yīng)科對招議標資料、詢價資料、投標文件、廠家資質(zhì)、評標報告、合同、技術(shù)協(xié)議等資料必須齊全，歸檔。

(五)對外經(jīng)濟談價議程

1.宣讀對外經(jīng)濟領(lǐng)導(dǎo)小組成員

2.監(jiān)督部門宣讀議價紀律

3.廠商介紹公司及產(chǎn)品基本情況

4.廠商報價

5.談價核實

6.對外經(jīng)濟領(lǐng)導(dǎo)小組成員會簽

7.簽訂合同

(六)物資驗收入庫管理

1.物資到礦后，機電科負責(zé)組織設(shè)備驗收，驗收合格辦理入庫;供應(yīng)科負責(zé)組織材料、配件驗收，驗收合格辦理入庫。

2.驗收必須由計劃員、質(zhì)檢員、保管員、礦相關(guān)部門人員等參加，對于技術(shù)含量高的設(shè)備、物資必要時邀請使用單位技術(shù)人員或外部專家參加。

3.驗收嚴格按送貨通知單、合同、技術(shù)協(xié)議等進行。數(shù)量、質(zhì)量、技術(shù)資料等驗收項目要齊全。對內(nèi)在質(zhì)量不能夠當場確定的，進行外觀驗收。對質(zhì)量、數(shù)量、資料等不符合要求，與合同或計劃清單不符的物資，不得辦理入庫手續(xù)。杜絕驗收“五無”產(chǎn)品(無產(chǎn)品生產(chǎn)許可證、無產(chǎn)品質(zhì)量證明書、無產(chǎn)品合格證、無防爆合格證、無煤礦安全標志)。

4.需有關(guān)技術(shù)管理部門(第三方)鑒定的物資，要邀請有資質(zhì)的單位進行鑒定。

5.物資驗收合格后，供應(yīng)科根據(jù)管理規(guī)定，建立物資驗收入庫臺賬，按要求做好物資的保管工作。

(七)結(jié)算管理

1.供應(yīng)商根據(jù)合同和入庫驗收單及時開據(jù)增值稅發(fā)票或合同約定的其他形式的合法發(fā)票，材料、配件經(jīng)供應(yīng)科審核確認，設(shè)備由機電科、供應(yīng)科共同審核確認，報礦領(lǐng)導(dǎo)審批后，到礦財務(wù)科入賬。

2.審核人員對照合同、入庫單等審核發(fā)票的價格、物資規(guī)格型號、稅率等，對價格真實性負責(zé)。財務(wù)科根據(jù)簽證齊全的票據(jù)辦理結(jié)算手續(xù)，并按照有關(guān)規(guī)定審核票據(jù)，保證票據(jù)的合法性。

三、信息傳遞

(一)本標準輸入信息

礦月度生產(chǎn)經(jīng)營計劃;區(qū)隊月度材料需求計劃;礦月度儲備物資盤點表。

(二)本標準輸出信息

物資采購計劃;物資采購詢價表;采購物資計劃價格表;物資采購合同;物資到貨驗收單;物資入庫單。