公文處理管理標(biāo)準(zhǔn)

QG/XQ0518-2009

一、制定依據(jù)

本標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)以下規(guī)范的相關(guān)條款：《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》(國發(fā)〔2000〕23號)、《永城煤電集團(tuán)有限責(zé)任公司行政公文管理制度》(永煤辦〔2007〕118號)、《永城煤電集團(tuán)有限責(zé)任公司行政公文質(zhì)量考核評比辦法》(永煤辦〔2007〕122號)。

二、適用范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了公文管理中收文、發(fā)文和歸檔管理內(nèi)容、功能信息傳遞、評價(jià)，適用于公文管理的實(shí)施。

三、標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容

(一) 發(fā)文管理

1.發(fā)文處理程序：科室(承辦人)起草初稿——科室負(fù)責(zé)人審核——有關(guān)部門會(huì)簽(需要會(huì)簽的)——行政辦核稿——分管礦領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽——礦長(黨委書記)簽發(fā)——行政辦統(tǒng)一編號、繕印、蓋章、分發(fā)。

2.公文內(nèi)容要符合具體要求：

(1)符合國家法律、法規(guī)，符合黨和政府的方針、政策及有關(guān)規(guī)定，符合行業(yè)、公司和我礦的實(shí)際情況。

(2)情況真實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，層次分明，文字精練，書寫工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅簡短。

(3)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)先引用發(fā)文機(jī)關(guān)、標(biāo)題，后引用發(fā)文文號，并加圓括號。

(4)公文中的數(shù)字除發(fā)文字號、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號、百分比和其它必須用阿拉伯?dāng)?shù)字外，一般用漢字標(biāo)識(shí)。

(5)公文中應(yīng)使用國家法定計(jì)量單位。在同一公文中，計(jì)量單位的表述要一致。

(6)用詞要準(zhǔn)確、規(guī)范。在使用簡稱時(shí)，應(yīng)先用全稱，并在圓括號中注明“以下簡稱××××”，字體規(guī)范。

(7)簽發(fā)公文，應(yīng)用鋼筆、簽字筆手寫;草擬、修改公文可以批印。

(8)凡涉及到其它部門業(yè)務(wù)的公文稿，主辦單位應(yīng)送相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽。

(9)在會(huì)簽過程中，如意見不一致，主辦單位應(yīng)主動(dòng)協(xié)商，仍不能取得一致意見時(shí)，應(yīng)將各自的意見寫明，請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決定。

(10)各單位文件草稿應(yīng)明確核稿人員，建立核稿責(zé)任制。在送交礦長(黨委書記)簽發(fā)之前，由行政辦文秘人員對文稿的內(nèi)容、體式、文字等進(jìn)行審核，對不符合要求的公文稿，有權(quán)提出具體修改意見。

(11)簽發(fā)的原則:

①所有上行公文、下發(fā)公文，都必須由礦長或黨委書記簽發(fā)。

②已簽發(fā)的公文，不準(zhǔn)隨意改動(dòng)，確需改動(dòng)時(shí)，必須經(jīng)簽發(fā)人同意。

③簽發(fā)時(shí)，簽發(fā)人應(yīng)清楚地寫上自己的姓名，并注明日期。簽發(fā)時(shí)應(yīng)使用黑色或藍(lán)黑色的鋼筆或簽字筆。

④黨委、紀(jì)委、工會(huì)發(fā)文，由黨委書記簽發(fā)。

(12)編寫登記：文稿經(jīng)礦長(黨委書記)簽發(fā)后，應(yīng)進(jìn)行發(fā)文登記和編號，登記時(shí)應(yīng)首先檢查簽發(fā)手續(xù)是否完備，有無秘密等級，發(fā)放范圍是否明確，主、附件是否齊全。對登記項(xiàng)目要認(rèn)真填寫，字跡要清晰，內(nèi)容要完整?！豆暮灠l(fā)單》應(yīng)包括以下內(nèi)容：日期、編號、主送單位、標(biāo)題、主辦單位、主辦人、簽發(fā)人、主題詞等。

3.成文日期以會(huì)議通過或簽發(fā)日期為準(zhǔn)，位于正文最后一頁的右下方。

4.除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的公文外，都要加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章;聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。用印要嚴(yán)格按照《XX煤礦印章和簽名管理標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行。

5.加蓋礦印章的各類上報(bào)、下發(fā)文字性材料，行政辦必須留存。

6.幾點(diǎn)說明

(1)不符合黨和國家的路線、方針、政策，法律、法規(guī)及規(guī)章;不符合實(shí)際，所提措施或辦法可操作性不強(qiáng)，退回?cái)M稿科室，按要求修改。

(2)行文關(guān)系、行文規(guī)則、行文程序不符合規(guī)范要求，文種使用不正確，標(biāo)題拖沓，人名、地名、數(shù)字、計(jì)量單位、附件、標(biāo)點(diǎn)符號標(biāo)注不正確，退回?cái)M稿科室，按要求修改。

(二)收文管理

1.文秘人員簽收公文時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對所收文件與文件投遞單或取文登記簿上的題目、文號相符;信函文件的收文機(jī)關(guān)、收件人是否與本單位相符;文件包裝是否有破損、開封現(xiàn)象，重點(diǎn)文件應(yīng)逐頁查點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)向發(fā)文機(jī)關(guān)查詢并采取相應(yīng)的處理措施。急件要注意簽收具體時(shí)間，具體到日、時(shí)。對有時(shí)間要求的會(huì)議通知或其他文件，應(yīng)依據(jù)收到日期與文件要求日期確定急緩。

2.登記 要將原文字號、來文單位、文件標(biāo)題或事由、附件、收文時(shí)間、編號等在公文處理卡上逐項(xiàng)填寫清楚，無標(biāo)題文件應(yīng)登記內(nèi)容摘要。

3.擬辦 文秘人員將填寫好的公文處理卡與相應(yīng)的文件用回形針別在一起交行政辦主任填寫擬辦意見。

4.批辦 文秘人員依據(jù)擬辦意見將文件呈送礦長(黨委書記)閱示，礦長(黨委書記)在閱讀基礎(chǔ)上，針對文件提出的問題和要求，明確指定承辦部門或承辦人。

5.傳閱 文秘人員依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見將文件依次傳送到領(lǐng)導(dǎo)或各承辦部門。

6.承辦 各單位(閱辦人)按照指示閱辦文件，各單位(閱辦人)在領(lǐng)取承辦公文復(fù)印件時(shí)，領(lǐng)取人員應(yīng)在公文處理卡上簽署姓名及日期。承辦單位接文后，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)間辦理并及時(shí)反饋辦理結(jié)果。

7.催辦 送礦領(lǐng)導(dǎo)批示、傳閱或者交有關(guān)部門辦理的公文，行政辦要負(fù)責(zé)催辦。

8.收集 文件按擬辦、閱示范圍及要求，傳閱完畢后，應(yīng)及時(shí)收回文件處理卡及文件原文，一起存檔。承辦單位需要文件內(nèi)容的，可復(fù)印留存，原文應(yīng)交行政辦存檔。

(三)歸檔管理

1.歸檔管理按照《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行，個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

2.各單位要明確文件管理責(zé)任人，責(zé)任要落實(shí)到人;文件使用者和保管人調(diào)離時(shí)，要做好文件的移交工作。

3.作廢的文件允許銷毀，銷毀時(shí)，由文件起草單位作出原文件作廢標(biāo)識(shí)，此文件自行作廢。各單位文件管理人員自行銷毀。行政辦文秘人員在受控文件清單上填寫文件作廢標(biāo)識(shí)，存檔備查。

四、信息傳遞

(一)本標(biāo)準(zhǔn)本標(biāo)準(zhǔn)輸入信息

1.外部來文;

2.相關(guān)部門擬稿。

(二)本標(biāo)準(zhǔn)本標(biāo)準(zhǔn)輸出信息

1.礦發(fā)紅頭文件;

2.公文簽發(fā)單;

3.公文處理卡;

4.公文發(fā)放簽名表;

5.傳真、電話記錄表。