淺談新時(shí)期辦公室工作的特點(diǎn)
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展,擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)參謀職能的辦公室,其工作內(nèi)容也隨之發(fā)生了變化。一是辦公室的工作內(nèi)容變寬。二是工作的時(shí)效性增強(qiáng)。三是對(duì)辦公室人員素質(zhì)的要求提高了。面對(duì)這些新變化,作為辦公室工作人員如何應(yīng)對(duì)這些新情況,并在效率和效益原則指導(dǎo)下,更好地做好本職工作,我認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面考慮。
一、多渠道、多方位獲取,把握信息,當(dāng)好參謀
要當(dāng)好參謀,就必須把握好獲取、分析、處理信息各個(gè)環(huán)節(jié)。首先要大量搜集信息。當(dāng)今時(shí)代,市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)就是信息競(jìng)爭(zhēng),必須充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性,主動(dòng)出擊,不斷拓寬信息渠道,擴(kuò)大信息覆蓋面,群策群力不斷探索,建立和完善信息搜集立體網(wǎng)絡(luò)。俗語(yǔ)講,眾人拾柴火焰高,不僅辦公室要搜集信息,同時(shí)還要發(fā)動(dòng)其他業(yè)務(wù)部門搜集信息,不僅要建立系統(tǒng)垂直的信息網(wǎng)絡(luò),還要建立橫向信息網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系。
其次,對(duì)獲取的信息要進(jìn)行有效整理。進(jìn)入我們掌握之中的信息材料,包羅萬象,紛亂無緒,同時(shí)又虛虛實(shí)實(shí),真真假假。因此,必須進(jìn)行信息分類整理,篩選信息過程之中,要力戒捕風(fēng)捉影,避免以偏概全,務(wù)必求真務(wù)實(shí),鑒之于準(zhǔn),保證信息的可靠性和針對(duì)性。
再次,在對(duì)信息的文字處理和報(bào)送中,要突出一個(gè)“快”字。任何信息都有時(shí)效性,慢了就可能因?yàn)闀r(shí)過境遷而失去價(jià)值。許多事實(shí)說明,在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下誰把握了快捷、準(zhǔn)確的信息,誰就有條件把握了自己的生命線,立于不敗之地。
二、擴(kuò)充新知,提高效率
收收發(fā)發(fā)、文字處理是辦公室永恒不變的主題。隨著時(shí)代的推進(jìn),同樣是收收發(fā)發(fā)、文字處理,操作的手段卻大相徑庭。先進(jìn)的辦公自動(dòng)化設(shè)備廣泛使用,要求辦公室的人員結(jié)構(gòu)及管理方式、人員素質(zhì)都應(yīng)普遍提高,以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。另外,知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來也對(duì)辦公室工作人員提出了更高的要求,作為辦公室工作人員也必須不斷地自覺地?cái)U(kuò)充自己的知識(shí)容量,合理知識(shí)結(jié)構(gòu),努力做到一專多能,從而提高工作效率。
三、增強(qiáng)公關(guān)意識(shí),維護(hù)企業(yè)形象
在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中,每一個(gè)企業(yè)都希望建立一種內(nèi)部團(tuán)結(jié)、外部和諧的良好的社會(huì)關(guān)系。辦公室作為一個(gè)企業(yè)的綜合協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)和對(duì)外聯(lián)系的“窗口”,工作人員必須具有較強(qiáng)的公共意識(shí),通過自身的言行,樹立和維護(hù)企業(yè)形象,這也是新時(shí)期辦公室工作的又一個(gè)新特點(diǎn)。
首先,在企業(yè)內(nèi)部,辦公室的工作主要是上傳下達(dá),工作人員要力爭(zhēng)通過自己的工作,盡可能使企業(yè)內(nèi)部上、下級(jí)之間、各部門之間、群眾與群眾之間,保持相互了解,促進(jìn)內(nèi)部協(xié)調(diào),建立一種新型的部門關(guān)系和人際關(guān)系,增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力。
其次,在對(duì)外接續(xù)方面,從某種程度上講,辦公室就代表著這個(gè)企業(yè)的形象,工作人員的形象就代表著企業(yè)的形象。所以,辦公室人員在接待工作中,要有公關(guān)意識(shí),從衣著打扮,言談舉止,到工作作風(fēng)等方面,都應(yīng)有上乘表現(xiàn),盡力與來訪者培養(yǎng)相互了解,彼此信任的良好感情。增強(qiáng)公關(guān)意識(shí)并付諸行動(dòng),就能夠把辦公室建成讓公眾正確地了解企業(yè),宣傳企業(yè),提高企業(yè)知名度,樹立企業(yè)良好形象的窗口。