關(guān)于新時(shí)代抓好企業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)與思考

任朝鑫

摘要：企業(yè)檔案是真實(shí)記錄企業(yè)改革發(fā)展歷程,準(zhǔn)確反映國有資產(chǎn)保值增值情況的珍貴資料。要確保企業(yè)檔案健康有序地發(fā)展，以國家檔案局和國資委聯(lián)合召開中央企業(yè)檔案工作會(huì)議為契機(jī)，進(jìn)一步統(tǒng)一思想、理順體制,強(qiáng)化管理、充實(shí)力量，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作，切實(shí)把企業(yè)檔案管理工作提高到一個(gè)新的水平。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代；企業(yè)檔案管理工作；認(rèn)識(shí)與思考

檔案是企業(yè)的重要信息資源，而企業(yè)信息資源直接涉及企業(yè)經(jīng)營管理的核心內(nèi)容——企業(yè)的人、財(cái)、物等資源的配置形式和利用效率、企業(yè)的創(chuàng)新能力和發(fā)展勢(shì)頭。尤其是在人才資源的開發(fā)利用上極為重要。正確認(rèn)識(shí)新時(shí)代企業(yè)檔案工作面臨的現(xiàn)狀和形勢(shì)，采取對(duì)策，加強(qiáng)管理，扎扎實(shí)實(shí)做好檔案管理工作，迅速提升企業(yè)檔案工作的服務(wù)質(zhì)量和效率，對(duì)于企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展具有極其重要的意義。

一、企業(yè)檔案工作當(dāng)前的現(xiàn)狀

一是由于企業(yè)所有制形式的多元化，管理體制的變化，產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)的變動(dòng)和調(diào)整，部分企業(yè)，尤其是中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或法人檔案意識(shí)淡薄，普遍存在“重生產(chǎn)經(jīng)營，輕檔案管理”的思想，弱化或輕視檔案工作，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理水平出現(xiàn)滑坡的現(xiàn)象。二是企業(yè)檔案管理工作體制尚未完全符合新時(shí)代企業(yè)制度的要求，現(xiàn)行企業(yè)檔案管理工作方式產(chǎn)生于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制，企業(yè)檔案工作自身在很大程度上仍沿襲了原有的工作思維與方式，企業(yè)檔案管理部門存在看家守?cái)偟墓ぷ鞣椒?，未能跟上企業(yè)改革步伐積極服務(wù)于企業(yè)。企業(yè)檔案工作不能與企業(yè)各項(xiàng)管理工作密切融合，并與新時(shí)代企業(yè)制度追求的經(jīng)濟(jì)效益原則產(chǎn)生“引力”，這是導(dǎo)致企業(yè)檔案工作處于劣勢(shì)原因之一。三是企業(yè)開展的檔案工作目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)活動(dòng)停止后，有的企業(yè)鑒于檔案工作失去了有力的監(jiān)督和指導(dǎo)，而出現(xiàn)了“無目標(biāo)、無壓力、檔案工作無動(dòng)力”等現(xiàn)象。

二、企業(yè)檔案工作面臨的形勢(shì)

1.增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，培育人才優(yōu)勢(shì)，對(duì)企業(yè)檔案工作提出了高水平服務(wù)的要求。企業(yè)職工是企業(yè)的重要資源。企業(yè)優(yōu)秀人才與企業(yè)的管理水平相輔相成。企業(yè)外部競(jìng)爭(zhēng)加劇必然導(dǎo)致人才競(jìng)爭(zhēng)加劇。企業(yè)檔案管理工作是歷史地、全面地反映職工的個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和業(yè)績的重要信息資源。如何利用好這一信息資源，服務(wù)于企業(yè)選才、用才，做到選賢舉能、知人善任，增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力，對(duì)企業(yè)檔案管理工作提出了新的要求。具體而言，為增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力，企業(yè)檔案管理工作面臨著強(qiáng)化信息加載、創(chuàng)新工作內(nèi)容、快速推進(jìn)目標(biāo)管理等方面的挑戰(zhàn)。2.內(nèi)部管理更加科學(xué)，對(duì)企業(yè)檔案管理工作提出了高效率運(yùn)轉(zhuǎn)的要求。各企業(yè)涉及多種專業(yè)，與此相適應(yīng)，多專業(yè)需要多方面的人才。隨著新時(shí)代企業(yè)制度的逐步建立和完善，企業(yè)內(nèi)部各專業(yè)管理正逐步走上程序化、制度化和網(wǎng)絡(luò)化軌道，管理效率日益體現(xiàn)，管理水平日漸提高。適應(yīng)企業(yè)不同專業(yè)發(fā)展的需要，優(yōu)化人才資源配置，實(shí)現(xiàn)人才正常、有序流動(dòng)成為必然。這對(duì)企業(yè)檔案管理工作提出了業(yè)務(wù)工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)的要求。具體而言，為提高企業(yè)檔案管理工作效率，將面臨完善工作制度、提高管理人員素質(zhì)、實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)高效運(yùn)轉(zhuǎn)，進(jìn)一步夯實(shí)工作基礎(chǔ)的要求。

三、企業(yè)檔案管理工作存在的問題

1.檔案沒有正確劃分信息的范圍在企業(yè)檔案管理工作中，出現(xiàn)很多范圍模糊的檔案管理情況。部分檔案按照企業(yè)工作內(nèi)容來進(jìn)行劃分，部分按照時(shí)間段來進(jìn)行劃分，或者按照作者來劃分，由于劃分的要求不同，導(dǎo)致一些檔案出現(xiàn)了重復(fù)錄入的情況。企業(yè)檔案存放的時(shí)間越久，檔案的劃分范圍就越混亂，在需要的時(shí)候，無法及時(shí)調(diào)出相關(guān)檔案，嚴(yán)重影響企業(yè)工作的進(jìn)展。2.部分檔案缺失序號(hào)、目錄或頁碼由于長時(shí)間不規(guī)范的管理，企業(yè)檔案中出現(xiàn)了很多檔案序號(hào)缺失的情況。部分檔案由于年代久遠(yuǎn)，檔案序號(hào)已經(jīng)模糊，無法辨識(shí)，甚至序號(hào)發(fā)生丟失現(xiàn)象。沒有及時(shí)對(duì)殘缺的檔案進(jìn)行整理和恢復(fù)，導(dǎo)致現(xiàn)象愈來愈嚴(yán)重。一些案卷沒有卷內(nèi)目錄，引發(fā)無法檢索現(xiàn)象；一些案卷沒有標(biāo)全或未標(biāo)記頁碼，在使用中丟失部分頁碼也很難發(fā)現(xiàn)，這嚴(yán)重影響和制約企業(yè)檔案管理水平的提高。3.檔案的存放、標(biāo)題、裝訂方式不規(guī)范存放現(xiàn)象混亂，是目前企業(yè)檔案管理工作中非常普遍的一個(gè)問題，檔案存放的劃分方式有以下幾種：時(shí)間、職能部門、管轄權(quán)限、文種等。但是企業(yè)管理人員在存放檔案的時(shí)候，沒有將其放置在正確的范圍之內(nèi)，多次隨意放置導(dǎo)致了嚴(yán)重的混亂現(xiàn)象；企業(yè)管理人員在撰寫案卷標(biāo)題時(shí)候的隨意性較大，沒有按照規(guī)范的方式進(jìn)行撰寫，撰寫出來的標(biāo)題沒有貼合主體內(nèi)容，或者標(biāo)題缺失基本要素；采用的裝訂方式不適用，部分頁碼出現(xiàn)脫落、丟失。

四、企業(yè)檔案管理工作加強(qiáng)的必要性

(一)提升企業(yè)檔案管理工作的整體水平是企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部管理和控制的重要基礎(chǔ)，是企業(yè)內(nèi)部公開和民主管理的重要基礎(chǔ)，也是企業(yè)以及企業(yè)管理人員接受國家和社會(huì)審計(jì)、監(jiān)督、檢查的重要基礎(chǔ)。檔案是企業(yè)各項(xiàng)工作和職工各種活動(dòng)的直接記錄，通過檔案可以對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和職工、對(duì)企業(yè)的各個(gè)工作流程進(jìn)行有效的監(jiān)督和追溯。企業(yè)檔案管理工作也是企業(yè)的窗口，是檢驗(yàn)企業(yè)整體管理水平的測(cè)試點(diǎn)。企業(yè)的檔案工作現(xiàn)在已不是僅限于加強(qiáng)對(duì)檔案自身的管理，而是立足于通過加強(qiáng)檔案管理來提升企業(yè)的整體管理水平。(二)企業(yè)檔案管理工作自身發(fā)展的需要檔案管理工作不能滯后于企業(yè)發(fā)展步伐，企業(yè)檔案如果不被利用，常年沉睡在庫房里，就會(huì)成為企業(yè)的負(fù)擔(dān)和包袱，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)就不會(huì)重視檔案工作。檔案管理工作要發(fā)展，首先要內(nèi)部挖潛創(chuàng)新，夯實(shí)企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)工作，樹立“服務(wù)創(chuàng)造價(jià)值”的觀念。企業(yè)檔案部門一定要用各種方法，充分開發(fā)檔案信息資源，千方百計(jì)、積極主動(dòng)地為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)，為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值和效益。這樣，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)才會(huì)重視檔案工作，為企業(yè)檔案工作的良性發(fā)展提供人、財(cái)、物的支撐服務(wù)。

五、企業(yè)檔案管理工作加強(qiáng)的舉措

(一)建立企業(yè)管理層和檔案管理部門的考核機(jī)制

企業(yè)檔案屬于企業(yè)資產(chǎn)的一個(gè)組成部分，企業(yè)檔案保值增值的相關(guān)事宜幾乎可完全取決于企業(yè)本身。企業(yè)檔案工作需要投入人力、物力與財(cái)力等成本才能正常運(yùn)作，當(dāng)企業(yè)檔案工作不能為企業(yè)帶來相當(dāng)于或者是大于其投入成本的效益時(shí)，管理層就會(huì)逐漸忽視企業(yè)檔案管理工作，目前的企業(yè)檔案管理工作正處于這樣一種趨勢(shì)。企業(yè)檔案管理工作必須實(shí)施依法治檔，才能避免因人力、物力、財(cái)力投入不足引起的企業(yè)檔案管理工作混亂局面的產(chǎn)生。一是要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)管理層的考核?！镀髽I(yè)檔案工作規(guī)范》明確指出“企業(yè)應(yīng)建立分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)”，目前分管企業(yè)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)均由企業(yè)管理層擔(dān)任，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層有權(quán)決定檔案管理工作所需的人力、物力、財(cái)力的解決途徑。在切實(shí)加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，確保國有資產(chǎn)保值增值工作中，要借鑒近年來國有企業(yè)內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)在企業(yè)內(nèi)部建立嚴(yán)格的企業(yè)管理控制制度。假如，將檔案“三率”(完整率、準(zhǔn)確率和歸檔率)納入企業(yè)內(nèi)部審計(jì)范疇，對(duì)企業(yè)管理人員任職期間，屬于企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分企業(yè)檔案的管理情況進(jìn)行評(píng)估與獎(jiǎng)罰，對(duì)企業(yè)檔案管理工作的鞏固與提高有著積極的意義。二是加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理部門的考核。企業(yè)檔案管理部門擔(dān)負(fù)貫徹國家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案整理、保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度的職能。同時(shí)要統(tǒng)籌規(guī)劃和負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作，指導(dǎo)本企業(yè)各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作。一個(gè)企業(yè)檔案管理工作能否實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，企業(yè)檔案管理部門有著舉足輕重的作用。因此，企業(yè)必須將檔案工作發(fā)展的內(nèi)容進(jìn)行指標(biāo)化，將推動(dòng)檔案工作的措施進(jìn)行文本化，制定出科學(xué)規(guī)范的企業(yè)檔案工作評(píng)價(jià)體系和考評(píng)機(jī)制對(duì)企業(yè)檔案管理部門的績效進(jìn)行全面考核。 ? ? ??

(二)理順檔案管理體制，合理調(diào)整檔案人員結(jié)構(gòu)

企業(yè)檔案管理首先要在“理順體制，充實(shí)力量”上著手，合理設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)，是切實(shí)加強(qiáng)企業(yè)檔案工作的管理力度及對(duì)所屬企業(yè)檔案工作的指導(dǎo)力度，破解多年來始終困擾企業(yè)檔案工作發(fā)展的有效措施。根據(jù)企業(yè)檔案隊(duì)伍現(xiàn)狀，要想一步到位地改善人員結(jié)構(gòu)，有一定的難度，可采取多種形式，分階段地加以解決。可以結(jié)合企業(yè)績效考核制度，將人員分為不同的職業(yè)級(jí)別進(jìn)行定崗定編。如企業(yè)設(shè)置檔案管理部門的檔案機(jī)構(gòu)人員應(yīng)由輔助專業(yè)人員、專業(yè)人員和高級(jí)的專業(yè)人員組成，有利于企業(yè)檔案人員結(jié)構(gòu)的合理配置。輔助專業(yè)人員承擔(dān)檔案管理中最基礎(chǔ)的工作，比如：分類、立卷、編目等。專業(yè)人員主要負(fù)責(zé)制定歸檔計(jì)劃和指導(dǎo)監(jiān)督檔案工作程序，還應(yīng)參與情報(bào)管理與研究活動(dòng)，這一層次的人員，應(yīng)熟悉企業(yè)各項(xiàng)工作流程，根據(jù)工作進(jìn)展適時(shí)制定歸檔計(jì)劃并指導(dǎo)監(jiān)督歸檔工作。高級(jí)專業(yè)人員則應(yīng)具有豐富的專業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)和較深的理論基礎(chǔ)知識(shí)，不僅能承擔(dān)指導(dǎo)與監(jiān)督檔案管理各環(huán)節(jié)的工作，并且能負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外交流，開發(fā)檔案信息資源工作。他們應(yīng)全面了解、掌握企業(yè)檔案信息，結(jié)合企業(yè)發(fā)展變化不斷對(duì)檔案信息進(jìn)行歸納總結(jié)及理論分析，根據(jù)企業(yè)利用需求制定檔案信息開發(fā)課題，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指導(dǎo)檔案人員進(jìn)行檔案信息開發(fā)，為企業(yè)決策和生產(chǎn)建設(shè)提供有價(jià)值的信息。此外，為避免企業(yè)檔案人員“斷層”現(xiàn)象，必須及時(shí)培養(yǎng)一支愛崗敬業(yè)的年輕檔案隊(duì)伍，才能為企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展提供保障。企業(yè)應(yīng)建立檔案人才培養(yǎng)新模式，一是開展企業(yè)經(jīng)驗(yàn)豐富檔案工作者學(xué)術(shù)經(jīng)驗(yàn)和管理經(jīng)驗(yàn)繼承。二是建立檔案人員傳幫帶機(jī)制，企業(yè)檔案人才培養(yǎng)以老帶新、以師帶徒的方式納入企業(yè)人力資源管理流程，才能保證企業(yè)檔案工作長久保持在較高的管理水平。

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