加強基礎檔案工作 貢獻企業(yè)發(fā)展力量
加強基礎檔案工作 貢獻企業(yè)發(fā)展力量
信息是現代社會重要的資源,在企業(yè)管理決策市場等等關乎生存和發(fā)展的核心問題上起著舉足輕重的作用。為了用好檔案這一企業(yè)重要的信息資源,使檔案管理更加科學化,系統(tǒng)化,規(guī)范化,朔煤宏程公司從基礎工作入手,系統(tǒng)規(guī)范企業(yè)檔案的接收、整理、保管、借閱相關工作,為公司轉型升級貢獻力量。
細致收集歸檔。一是將公司經營、管理及項目建設過程中具有保存利用價值的原始文件資料,包括各種科技檔案和文書檔案等逐一核對,確保檔案資料收集齊全、完整、真實、準確;二是對歸檔文件資料統(tǒng)一粘貼牛皮紙封面,詳細注明全宗號、類目號、件號、頁數和保管期限等內容,同時按需保留部分檔案的電子版本;三是建立臺賬,登記歸檔資料名稱編號、存放地點、保存日期,建立索引文件標簽及目錄,必須保證圖物相符,賬物相符,不缺不漏,便于后期對檔案的管理和使用。
專業(yè)保管存放。規(guī)范,科學地編制分類法,不同載體材質的檔案分類存放、規(guī)范保存,如對紙質文檔類材料進行分類,分卷后裝入定制的檔案收納盒存放;電子材料按規(guī)錄入專業(yè)信息平臺進行存儲;圖紙類材料要統(tǒng)一整理疊放裝盒等,按檔案特性和要求,使用規(guī)范合理的保管保存方式。存放檔案的檔案柜、檔案室要按要求噴灑藥劑,控濕控光,做好防火、防潮、防蟲等工作,確保檔案資料安全和最大限度的延長檔案壽命。
按規(guī)使用核對。檔案源于企業(yè)生產經營經驗,是企業(yè)的無形財富,通過建立健全檔案出入庫登記制度,嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,借閱使用檔案必須辦理登記手續(xù),標明借出檔案的卷號、借閱時間、借閱人等信息,歸還簽收時必須保證檔案材料完整無損,規(guī)范檔案提供利用過程,充分發(fā)揮檔案資料的作用,提高檔案利用價值和工作效率;安排專人每周對保存檔案情況進行核對,每年進行一次全面清點,對本年檔案的接收、移出、銷毀情況進行匯總統(tǒng)計,做到登記臺帳與檔案實體相符,并接受上級的檢查驗收和監(jiān)督指導。
此外,該公司還組織檔案管理工作人員開展專項學習培訓,邀請專業(yè)老師前來講解上課,組織工作人員外出參觀學習其他單位的先進經驗,并鼓勵大家考取專業(yè)技術職務證書,不斷提升公司檔案管理專業(yè)能力和水平,構建科學的、系統(tǒng)的、規(guī)范的檔案管理系統(tǒng),進一步規(guī)范企業(yè)管理,積累經驗,助力公司穩(wěn)步前進,不斷發(fā)展。(通訊員:閆云鵬瑛)