XX礦業(yè)有限責(zé)任公司公文處理辦法
第一節(jié) 總 則
第一條 為使我公司公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，參照《中國黃金集團(tuán)公司公文處理辦法》中金〔2008〕67號,結(jié)合我公司實際情況，制定本辦法。
第二條 公文是在管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)黨和國家的方針政策，發(fā)布規(guī)章制度，施行管理措施，請示答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。
第三條 公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理應(yīng)堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。同時嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定，確保黨和國家秘密以及集團(tuán)公司和我公司商業(yè)秘密安全。
第四條 辦公室是我公司公文處理的管理部室，并指導(dǎo)各部室的公文處理工作。辦公室配備兼職人員負(fù)責(zé)公文的統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀工作。
第五條 各部室要自覺克服文牘主義，提高公文質(zhì)量，精簡公文數(shù)量，有針對性發(fā)文。
第二節(jié) 公文種類
第六條 公文種類主要包括：
(一) 決定
適用于對重要事項或者重大行動作出安排，對有關(guān)部室及人員進(jìn)行獎懲等。
(二) 公告、通告
“公告”適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。
“通告”適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。
(三) 通知
適用于批轉(zhuǎn)下屬單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求有關(guān)單位辦理、須知或共同執(zhí)行的事項；人事任免；機(jī)構(gòu)調(diào)整等。
(四) 通報
適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。
(五) 報告
適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級單位的詢問。
(六) 請示
適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。“請示”中可以反映情況、陳述理由。
(七) 批復(fù)
適用于答復(fù)下屬單位的請示事項。
(八) 意見
適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(九) 函
適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請示批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項等。
(十) 會議紀(jì)要
適用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項。
以公司名義制發(fā)需上報或下發(fā)的各種便函、簡報、情況反映、動態(tài)、證明等，主要用于上、下傳遞重要信息，視同公文處理。
第三節(jié) 公文格式和行文規(guī)則
第七條 公司公文一般由發(fā)文單位標(biāo)識、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。
（一） 發(fā)文單位標(biāo)識由發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成；對于特定的公文（如編號函等）可只標(biāo)識發(fā)文單位全稱或規(guī)范簡稱。
（二） 秘密公文要標(biāo)明“機(jī)密”、“秘密”并標(biāo)明份數(shù)序號。
（三） 緊急文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)明“急件”；緊急電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“加急”、“平急”。
（四） 發(fā)文字號，包括單位代字、年份、序號。河北金廠峪礦業(yè)有限責(zé)任公司文件編號為：中金金廠峪〔20ⅹⅹ〕ⅹ號，河北金廠峪礦業(yè)有限責(zé)任公司黨委文件編號為：中金金廠峪黨發(fā)〔20ⅹⅹ〕ⅹ號。
（五） 公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。標(biāo)題用2號小標(biāo)宋字體，回行時要做到詞意完整，排列對稱。
（六） 公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文時間之前注明附件名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。附件一般應(yīng)與正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，之后加冒號，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。
（七） 上行文應(yīng)在發(fā)文單位標(biāo)識上方空1/3版面，并注明簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)，居中空1字，發(fā)文字號居左空1字。上行文特別是請示件應(yīng)由第一負(fù)責(zé)人（一般指黨政一把手）簽發(fā)或閱后發(fā)，第一負(fù)責(zé)人因出差等原因不在時，應(yīng)由主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)或閱后發(fā)，并在文頭處注明。如果主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)第一負(fù)責(zé)人已閱，標(biāo)注方式為簽發(fā)人在上面一行，下面一行標(biāo)注×××（用3號楷體）已閱（用3號仿宋體）。其中“請示”文應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文日期下一行。
（八） 除會議紀(jì)要、各種簡報、情況反映、動態(tài)等外，公文必須加蓋印章。當(dāng)公文排版后所剩下的空白處不能容下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)必使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法。
（九） 除聯(lián)合行文外，公文在落款處不署發(fā)文單位名稱，只標(biāo)識成文時間，用漢字將年、月、日標(biāo)全，居左空4字，應(yīng)使加蓋的印章上距正文2～4㎜。成文時間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文時，以最后一個簽發(fā)日期為準(zhǔn)；會議文件以會議決定時間為準(zhǔn)；電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。
（十） 文件要標(biāo)注主題詞。有關(guān)規(guī)定如下：
1. 先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在類屬詞中，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，再標(biāo)反映文件形式的詞（如通知、請示等）。
2. 主題詞一般不超過5個，以實詞為主，并以名詞為主。要體現(xiàn)單義性、規(guī)范性和專業(yè)性。
（十一） 公文版式應(yīng)符合規(guī)范。標(biāo)題用2號小標(biāo)宋字體，正文用3號仿宋體，版心225mm×156mm（不含頁碼），一般每面排22行，每行排28字。
（十二） 公文如有抄送（報），在主題詞下一行，左空1字，用3號仿宋體標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號，回行時與冒號的抄送單位對齊。
（十三） 印發(fā)單位和印發(fā)時間，位于抄送單位之下（無抄送單位的在主題詞之下）占1行位置，用3號仿宋體標(biāo)識。印發(fā)單位左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全。
（十四） 其它未盡事宜，參照《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704-1999）執(zhí)行。
第八條 “請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個主送部室，涉及幾個部室協(xié)調(diào)解決的事項，一般也只寫一個主送部室，其他部室用抄送形式，但不得同時抄送下級單位。要嚴(yán)格區(qū)分“請示”與“報告”，“報告”中不得夾帶請示事項。
第九條 各單位不得越級直接向集團(tuán)公司報文請示工作，確需請示集團(tuán)公司的事項，各單位向公司提出申請，由公司向集團(tuán)公司呈文。故向集團(tuán)公司呈文時，主送或抄報單位只能為：“中國黃金集團(tuán)公司”、“中共中國黃金集團(tuán)公司委員會”（或中國黃金集團(tuán)公司黨委）、“中國黃金集團(tuán)公司辦公室”、“ 中國黃金集團(tuán)公司黨委辦公室”，不得主送或抄報辦公室以外的其它部室，不得將公文以各種形式直接報送領(lǐng)導(dǎo)本人。
第四節(jié) 收文辦理
第十條 收文辦理一般包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦等程序。
（一） 來文一律由辦公室統(tǒng)一登記處理（含各部室單位通過其它各種渠道收到的文件）。不得越級報文，不得將公文以各種形式直接報送領(lǐng)導(dǎo)個人。接收公文時，辦公室要認(rèn)真核查來文單位、件數(shù)、時限要求和密封情況，確認(rèn)無誤后方可簽收，注明簽收人和簽收日期。簽收絕密件時，還應(yīng)登記公文序號。
（二） 公文登記后，首先由辦公室確認(rèn)是辦件還是閱件。一般性辦件，由辦公室根據(jù)部室職能劃分，直接批分給部室，由部室承辦；需辦理的重要公文，由辦公室根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)分工，提請領(lǐng)導(dǎo)批示。閱件由辦公室直接批分領(lǐng)導(dǎo)或部室傳閱。絕密件的轉(zhuǎn)送要遵守有關(guān)保密規(guī)定。審批公文，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱，視為同意。
（三） 公文處理應(yīng)嚴(yán)格遵守時限要求。具體按照集團(tuán)公司印發(fā)的《子公司文件處理流程及說明》、《上級文件處理流程及說明》所規(guī)定的時限執(zhí)行。
（四） 公文傳批、傳閱原則上按照領(lǐng)導(dǎo)排序，依次送領(lǐng)導(dǎo)閱批。傳批件由后往前送批，傳閱件由前向后送閱。如果領(lǐng)導(dǎo)由于出差等原因不能傳閱時，傳閱順序可酌情變化。部室傳閱公文后應(yīng)立即退回辦公室，不得在部室之間橫傳。
（五） “閱存”文件由有關(guān)部室簽字領(lǐng)取，閱后存該部室。
（六） “閱處”文件按規(guī)定處理后附處理意見退回辦公室。
第十一條 緊急公文和領(lǐng)導(dǎo)批示的重要公文，確定為督辦的，由企業(yè)管理部負(fù)責(zé)催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點(diǎn)催辦、查辦。辦理部室涉及兩個以上部室（單位）的，列在第一個的部室為主辦部室。主辦部室應(yīng)主動協(xié)調(diào)有關(guān)部室共同處理，有關(guān)部室應(yīng)積極配合。各部室應(yīng)當(dāng)抓緊辦理，不得延誤、推諉。各部室不得長期保存、留用、積壓、占有“閱處”文件，一時無法辦理或不屬于本單位職權(quán)范圍或不適宜本單位辦理的，注明情況后將原文退辦公室。如有必要，主辦部室可提請辦公室辦理復(fù)印件待辦。
第五節(jié) 發(fā)文辦理
第十二條 發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、會簽、核稿、簽發(fā)、編號、繕印、校對、用印、分發(fā)等程序。
第十三條 起草公文應(yīng)當(dāng)使用A4型紙（297毫米×210毫米）。用空白紙雙面打印，并在奇數(shù)頁左側(cè)預(yù)留裝訂線。字體、字距、行距適中。公文首頁紙應(yīng)逐項填寫。
第十四條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：
（一） 符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及集團(tuán)公司和公司的有關(guān)規(guī)定。
（二） 情況屬實，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，文字簡練，篇幅力求簡短。
（三） 人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題（用書名號將標(biāo)題括起來），后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)寫具體的年、月、日。
（四） 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。如果僅有一個層次，可在“一”和“1”中選用；如果僅有兩個層次，也可使用“一”和“1”的組合。
在制定規(guī)章制度時，如需使用“第幾條”的形式來表達(dá)，其層次相當(dāng)于“一”。
（五） 用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡稱，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。
（六） 公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其它一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
（七） 必須使用國家法定計量單位。
第十五條 審核和公司內(nèi)部會簽：
（一） 審核
起草文件部室負(fù)責(zé)人對文稿是否符合公文起草要求、內(nèi)容是否準(zhǔn)確、表達(dá)是否清楚等負(fù)責(zé)，經(jīng)嚴(yán)格審核后簽字。
（二） 公司內(nèi)部會簽
經(jīng)審核后需要公司內(nèi)部會簽的文件，起草部室送有關(guān)部室會簽。會簽部室對文稿涉及本部室職責(zé)的內(nèi)容負(fù)責(zé)。會簽意見要明確，一般1個工作日內(nèi)將簽署意見的文稿退還起草部室。
第十六條 核稿：
公文送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)以前，必須經(jīng)辦公室進(jìn)行核稿。核稿的主要內(nèi)容是：
（一） 是否應(yīng)當(dāng)發(fā)文和以什么形式發(fā)文；
（二） 是否符合相關(guān)流程；
（三） 是否需要有關(guān)部室會簽；
（四） 公文種類、格式和發(fā)送范圍；
（五） 語法、文字和標(biāo)點(diǎn)符號；
（六） 密級和緊急程度；
（七） 按國家有關(guān)規(guī)定編寫主題詞。
核稿人員對文稿進(jìn)行全面把關(guān)，對少量不當(dāng)之處可直接修改。如需作較大改動，由核稿人員指出問題，提出意見，退回起草部室重新擬稿；如改動過多，文稿較亂時，起草部室應(yīng)負(fù)責(zé)重新出樣，同時將修改原件附上。
第十七條 簽發(fā)：
核稿后的公文，由辦公室統(tǒng)一送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公司各類文件均由領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。向上級單位的請示、報告由公司主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)過的文稿，一般不應(yīng)再作改動。如遇特殊情況需改動，必須經(jīng)辦公室同意和簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審。
第十八條 編號和繕?。?br /> 公文簽發(fā)后由辦公室統(tǒng)一編發(fā)文號，編號人員對公文進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核重點(diǎn)是發(fā)文種類、文號、代字是否準(zhǔn)確，是否符合發(fā)文程序等;確定印刷份數(shù)后送文印室繕印。
第十九條 校對：
文件由擬稿人或擬稿人指定人員校對，公文要至少校對2次，對差錯較多的清樣要在改動后再次出清樣校對。校對人應(yīng)簽署本人姓名，以示負(fù)責(zé)。對上報的重要文件，起草部室負(fù)責(zé)人要最后審定核對稿件。
第二十條 用印、裝訂：
印章蓋在成文時間上，“騎年跨月”，端正清晰。文件裝訂線在文件的左側(cè)，以紙面頂邊和右邊為基礎(chǔ)面，在裝訂線位置裝訂書釘2枚。表格采用“手風(fēng)琴”式折疊方式裝訂。
第二十一條 分發(fā)：
送公司領(lǐng)導(dǎo)的文件由辦公室統(tǒng)一辦理，發(fā)送其他單位和部室的文件由各部室負(fù)責(zé)。
第二十二條 上級行政機(jī)關(guān)的秘密公文，除絕密和注明不準(zhǔn)翻印的以外，需翻印的經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意，可以翻印。翻印時，應(yīng)注明翻印的單位、時間、份數(shù)和印發(fā)范圍。密碼電報不得翻印、復(fù)制，不得密電明復(fù)、明電密電混用。秘密級以上密級公文不得錄存于一般計算機(jī)中。
第二十三條 傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計算機(jī)、傳真機(jī)等傳輸秘密公文，必須采取加密裝置。絕密級文件不得利用計算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。
第六節(jié) 公文立卷、歸檔、檔案管理和銷毀
第二十四條 公文辦理完畢，將正本2份連同底稿和相關(guān)材料交存辦公室，由辦公室根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號）以及其他關(guān)文件檔案管理辦法，統(tǒng)一整理立卷歸檔。電報隨同文件一起立卷。各部室（單位）辦理的具有存查價值的其它文件，如重要會議材料、記錄、統(tǒng)計資料、報表、各種會議紀(jì)要、章程、合同、協(xié)議、擔(dān)保證明書、重要審計報告等也應(yīng)隨時交辦公室歸檔。
第二十五條 辦公室根據(jù)公文間相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，確定保管期限，保證檔案的齊全、完整，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定，妥善保管和利用。每年3月底前將上一年度的公文、材料等進(jìn)行整理立卷后，移交檔案室并辦理移交手續(xù)。
第二十六條 查找利用歸案的文件應(yīng)經(jīng)辦公室檔案管理人員同意并辦理登記手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案，不得將檔案隨意拆散、剪貼、撕毀、涂改、勾畫和擅自轉(zhuǎn)借他人。借期最長不超過7天，超過借閱時間，必須重新辦理借閱手續(xù)。
文件檔案原則上不外借，如有特殊情況需要將檔案攜帶外出，必須經(jīng)借用部室負(fù)責(zé)人簽字同意，辦公室負(fù)責(zé)人初審查，并報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
個人不得保存應(yīng)歸檔的資料。員工調(diào)離本單位時應(yīng)將所借閱檔案及所有檔案類資料還清。
第二十七條 對沒有歸檔和存查價值的文件材料，經(jīng)辦公室鑒定和批準(zhǔn)，統(tǒng)一進(jìn)行銷毀。銷毀秘密公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記備案，由2人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。
第七節(jié) 附則
第二十八條 本辦法由辦公室負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)文之日起施行。