煤礦物資供應管理制度

為健全和完善本礦的物資供應管理工作，規(guī)范物資供應管理行為，提高物資供應管理的工作效率，確保全礦工作的順利進行，有效控制采購物資的質量、降低生產成本費用，現(xiàn)結合本礦實際，特制訂本制度。

一、組織機構成員的職責

（一）供應負責人職責

1、負責市場信息調研工作，了解和掌握市場價格動態(tài)及行業(yè)新產品發(fā)展趨勢；

2、加強計劃管理，嚴格按生產經營消耗定額指標及基本建設項目預算為依據(jù)編制物資采購計劃；

3、負責物資儲備定額的制定及監(jiān)控管理；

4、負責物資供應的全過程管理；

5、負責本礦范圍內物資采購工作的組織；

6、負責全部進庫物資的驗收組織及驗收；

7、隨時向領導匯報，反映物資計劃、供應、管理、使用情況；

8、服從本礦綜合服務辦公室對物資供應工作的管理及指導；

9、服從本礦生產技術部對物資計劃工作的領導與指導；

10、與相關業(yè)務單位保持密切的聯(lián)系與相互合作關系。

（二）計劃員崗位職責

1、深入生產一線調查研究，熟悉和掌握產品生產對物資的實際需求狀況；

2、深入倉庫調查了解，各類物資的動態(tài)及靜態(tài)情況，為匯編計劃收集第一手資料；

3、負責編制物資采購計劃及報審；

（三）采購人員崗位職責

1、負責按計劃、按要求采購物資；

2、負責市場調研、詢價、選擇供應商；

3、負責向供應負責人報告采購工作前期調研情況；

4、得到許可后負責采購工作；

5、負責會同保管員及其它相關人員驗收經辦采購的物資。

6、負責與供應商核對范圍內業(yè)務往來帳目；

7、負責向供應商索要發(fā)票；

（四）保管員崗位職責

1、堅守工作崗位，端正服務態(tài)度為生產建設服務。

2、保持庫內清潔衛(wèi)生，將物資擺放整齊。

3、規(guī)范辦公，搞好倉庫標準化工作，賬務處理要準確，各種手續(xù)填寫完整。

4、與驗收員密切配合，搞好驗收與單據(jù)傳遞，堅持入庫及時，及時反映庫存動態(tài)。

5、物資發(fā)放堅持先入先出，易損先發(fā)的原則。

6、發(fā)料單據(jù)及時記賬，堅持日清月結。

7、保管員在上班后、下班前要查看庫房門窗，確保企業(yè)財產不受損失。

8、保管員離崗五天以上必須經領導批準，離崗前做好交接手續(xù)后，方可離崗。

9、按時完成領導交辦的其他任務。

二、物資采購的計劃

（一）本礦所需的各種大型設備和材料，由本礦所需部室提出申請，計劃員按申請做計劃，于每月20-25日報本礦生產技術部，經本礦經營副經理審核后，報總經理批準，報本礦供應部門集中采購。

（二）本礦日常所用的所有易損材料和零配件，各使用科室，每月定時將所需材料的名稱、規(guī)格型號和數(shù)量，用書面形式報綜合服務辦公室，然后由計劃員統(tǒng)一匯總填寫計劃，嚴格按所報材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、廠家及到貨時間匯總成冊，經營副經理審批后交本礦專職采購員集中采購。

三、購置原則及合格供應商選擇

（一）購置原則

1、建立供應商信息庫，是經礦領導班子會議研究決定，誠信有資質的單位。

2、采購員根據(jù)前幾年對供應商進行綜合考評，對其供應商生產能力、質量保證、付款要求，售后服務、產品特點等進行比較，并以報告形式上報本礦領導，經礦領導班子會議研究決定納入供應商信息庫，方可對其物資進行采購。

3、采購計劃一般由總經理審批，大型的采購計劃要經礦領導班子會議研究決定。

4、本礦所有員工均有權推薦優(yōu)秀的供應商，經礦領導班子會議研究，總經理審批以后，方可納入本礦材料設備信息庫。

5、采購方式：標準件、低值易耗品按議定價每年直接與供貨商簽訂合同（長期合作伙伴）；對大宗設備配件采取詢價，原則上供應商不得少于三家，如有必要，可以采用多輪洽商，多次談判等方式進行，以便降低本礦的投資成本，在此過程中采購員必須做好記錄，最后上報本礦領導審批，審批以后要與供應商簽訂采購合同；對量小的特別材料由采購員自行采購。

6、采購人員必須堅持“五不購”和“三比一算”的原則：

⑴、沒有書面提供采購計劃，未經領導審批的不準采購。

⑵、材料、設備規(guī)格不符；質量不合格，價格不合適的不購。

⑶、無煤安標志和產品合格證的不購。

⑷、凡考評不合格的產品不購。

⑸、倉庫中有能夠代用的材料不購。

三比一算：比質量、比價格、比售后服務、算成本。

四、采購合同的管理
（一） 按照本礦要求，超過1000元以上的設備（材料）采購不得采用現(xiàn)金支付形式，必須簽訂正式的采購合同。
（二）材料負責人編制的并經總經理審定批準的材料購置計劃表是采購設備（材料）的唯一依據(jù)。
（三）消耗性材料的采購一般采用定點采購的形式進行，采購點的確定必須經過本礦主管領導確認同意，方可簽定長期定點采購合同。（消耗性材料購置計劃表由材料負責人匯總編制并經經營副經理審定）。
（四）合同簽訂必須包含以下內容：
合同簽訂前必須完成對供貨商的資格審查工作。
1、產品的規(guī)格型號，
2、產品數(shù)量
3、產品的質量標準
4、產品價格和支付方式
5、產品供貨日期

6、雙方違約責任
（五）合同必須按項目和編號進行管理
編號管理原則：
XXX（采購計劃人員姓名漢字拼音的第一個字母）—XXXXX（單位名稱的漢語拼音的第一個字母）—001
1、合同簽訂后，正本必須采購人員統(tǒng)一歸檔。
2、交保管員復印件一份。
3、項目結束后，由采購人員自行整理成卷報本礦綜合服務辦公室存檔。

（六）供應負責人是采購合同執(zhí)行人和監(jiān)督人，對合同的履約負有完全的責任，負責監(jiān)督執(zhí)行，發(fā)現(xiàn)問題及時向本礦主管領導匯報，及時做好換貨、退貨或終止合同的工作。

五、設備材料的驗收

（一）按本礦總經理批準的采購計劃合同詳細核實，對無計劃、無合同的物資未經領導批準不能驗收入庫。

（二）保管員按供應隨貨通知單逐項驗收，檢查有關證件是否齊全，屬于機電設備的經機電部門技術員共同驗收，合格后方可入庫。

（三）驗收中發(fā)現(xiàn)差錯，限期三天，由供應負責人交涉處理。

（四）堅持驗收入庫單一式四份，采購、保管、永安公司善應核算中心、供貨商各一份。

（五）督促保管員辦理入庫手續(xù)，單據(jù)傳遞限期三天，并建立單據(jù)傳遞臺帳。

（六）所有到貨物資材料，供應和保管人員必須對照合同首先清點件數(shù)，分別采取抽樣、稱斤、檢尺、求積、點數(shù)理論換算等方式進行數(shù)量驗收，并應對規(guī)格、型號、質量等進行驗收，對其性能劃分應由倉庫委托技術部門進行鑒定，全面驗收無誤后，方可入庫。

六、設備材料的出入庫管理

（一）入庫的管理

新購材料入庫必須和批準購置計劃的名稱、數(shù)量、規(guī)格型號、廠家相吻合，有關證件必須齊全;供應部門配合相關部室負責人驗收合格后，保管員清點數(shù)量與送貨單一致后方可入庫，及時歸類、上架、編碼及時根據(jù)送貨單或發(fā)貨票（增值稅專用發(fā)票）登記臺帳。

（二）出庫的管理

1、各部室所需用的各種材料，及時開具出庫單，經部門負責人審查簽字，經營副經理批準后方可出庫。

2、保管員發(fā)料后，要及時登記臺帳，每日必須確保帳、物一致。

3、未經領導批準，任何人不得私自外借。

4、月末保管員進行賬物核對，并由保管員、部室負責人、經營副經理簽字確認。