紅巖煤業(yè)檔案管理制度
二〇一一年十月
一、紀(jì)檢、監(jiān)察檔案放入專用櫥柜，由專人管理。
二、檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案登記、整理、收存、保管、辦理借閱手續(xù)等項(xiàng)工作。
三、建立檔案查閱索引部冊(cè)、借閱登記簿，做到管理有章、整理有序、查閱有方。
四、檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，堅(jiān)持借還規(guī)定，凡需借閱檔案的人員都必須憑單位黨組織的介紹信。并要辦理借閱登記手續(xù)。
五、借閱檔案介紹信必須寫清借閱的檔案。通過查閱檔案弄清什么問題，否則不得借閱和摘抄。
六、檔案管理人員必須嚴(yán)格核對(duì)借閱人摘抄的材料。所摘抄材料必須與介紹信中內(nèi)容相關(guān)聯(lián)，與檔案原件文字完全相同，否則不予簽署意見加蓋公章，并當(dāng)即將摘抄材料收回銷毀。
七、收回被借閱檔案時(shí)，必須當(dāng)著借閱人檢查原件，防止原檔案出現(xiàn)少頁、破損、改變?cè)驳葐栴}，一般不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室。不按時(shí)歸還的，必須及時(shí)索要。
八、檔案管理人員要向借閱人介紹檔案借閱規(guī)定，并對(duì)其進(jìn)行保密教育。
1、歸檔范圍：凡是記述和反映本單位基本建設(shè)、生產(chǎn)技術(shù)和自然科學(xué)研究活動(dòng)等，具有保存價(jià)值的科技文件材料，都應(yīng)當(dāng)歸檔。
2、歸檔時(shí)間：一般分為隨時(shí)和定期兩種。工程竣工交接驗(yàn)收時(shí)，可在鑒定合格后歸檔；科研技術(shù)文件材料，可在一項(xiàng)科研題目完成或告一段略后歸檔；水文地質(zhì)測(cè)繪等資料半年歸檔一次。
3、歸檔份數(shù)：一般科技文件材料1份，重要的資料和使用頻繁的科技文件材料2份。
4、歸檔要求：凡歸檔的科技文件材料，紙張優(yōu)良，線條、字跡要清楚，簽署應(yīng)完備，科技文件材料收集齊全、準(zhǔn)確。
5、歸檔手續(xù)：歸檔的科技文件材料，必須進(jìn)行系統(tǒng)管理，組成保管單位（卷、冊(cè)、袋、盒），并編制移交目錄一式兩份；向科技檔案室移交時(shí)按目錄清點(diǎn)，交接雙方簽字蓋章。
技術(shù)檔案保密制度
1、執(zhí)行國務(wù)院的保密條例，做好保密工作。
2、嚴(yán)守黨和國家機(jī)密，不得隨意與無關(guān)人員談及保管檔案資料范圍、內(nèi)容、數(shù)量及庫房位置、設(shè)備等情況。
3、嚴(yán)格執(zhí)行機(jī)密檔案資料借閱審批手續(xù)，認(rèn)真審查借閱人的證件；在指定閱讀時(shí)，不得隨意抄錄；確需抄錄時(shí)，須交分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或管理人員同意，方可在指定地點(diǎn)，抄在專用保密本上。
4、下班時(shí)注意關(guān)窗鎖門，桌上的文件資料應(yīng)入柜，嚴(yán)防丟失；私人筆記本內(nèi)禁止記載有關(guān)檔案資料的機(jī)密事宜，嚴(yán)禁檔案資料隨身攜帶到公共場(chǎng)所和親友家中。
5、經(jīng)鑒定需要銷毀的資料和無使用價(jià)值的臺(tái)帳、卡片、目錄不得任意丟棄，必須造冊(cè)，報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，會(huì)同保衛(wèi)部門進(jìn)行銷毀。
技術(shù)檔案借閱管理制度
1、本礦人員一般在室內(nèi)借閱，如需借出應(yīng)認(rèn)真填寫借閱登記薄，期限十天，到期不能歸還者，須辦理續(xù)借手續(xù)。
2、本公司以內(nèi)及其他單位（包括實(shí)習(xí)生）來檔案室借閱一般科技檔案，須持介紹信，經(jīng)礦有關(guān)業(yè)務(wù)科室同意后，到科技檔案室辦理借閱手續(xù)，到期后或離礦前即時(shí)歸還；如不能按期歸還，由礦有關(guān)科室負(fù)責(zé)追回。
3、絕密和機(jī)密檔案資料，原則上不準(zhǔn)借出；特殊情況需借出時(shí)，由利用者提出申請(qǐng)，經(jīng)總工程師批準(zhǔn)后方可借出。
4、外單位（包括協(xié)作單位、實(shí)習(xí)生等）來礦索取、摘抄地測(cè)科技資料和其它具有保密性資料，索取人應(yīng)持本單位正式介紹信，說明用途、數(shù)量、范圍，經(jīng)礦地測(cè)科科長、技術(shù)科科長同意，礦總工程師審查批準(zhǔn)后，方可提供；批準(zhǔn)外單位來我礦抄錄的地測(cè)資料，必須抄在保密記錄本中，并在借閱本上注明。否則，不準(zhǔn)帶出抄錄的資料。
5、凡借出的機(jī)密、絕密資料和地測(cè)數(shù)據(jù)等，未經(jīng)批準(zhǔn)，檔案利用人不準(zhǔn)擅自供給外系統(tǒng)；否則，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)或造成損失的，要追究責(zé)任。
6、科技檔案在借閱期間，利用者應(yīng)精心愛護(hù)和妥善保管，不允許在檔案上劃線條做標(biāo)記，不準(zhǔn)拆散、涂改和玷污，絕對(duì)保持檔案的完整無損。
7、本礦人員借出的科技檔案，到期不還又不辦理續(xù)借手續(xù)者，超過5天，罰款50元；損壞或丟失檔案者，視檔案價(jià)值，除給予100—200元罰款外，建議有關(guān)單位給予行政處分；外單位需借出的檔案資料，必須預(yù)先辦理手續(xù)，并交押金50—200元。
8、本礦職工在辦理退休、調(diào)動(dòng)工作手續(xù)時(shí)，要在檔案室辦理清還手續(xù)。
