煤礦文件記錄管理制度
　　　　一、目的
　　　　為完善文件、記錄管理，保證質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行，為產(chǎn)品質(zhì)量滿足規(guī)定的要求提供證據(jù)，為采取糾正和預(yù)防措施以及保持和改進(jìn)質(zhì)量管理體系提供信息。
　　　　二、實(shí)施措施
　　　　1、本文適用于質(zhì)量管理體系所要求的所有受控文件和表單記錄的管理；
　　　　2、公文管理、財(cái)務(wù)管理文件不在本文件管理范圍之內(nèi)，應(yīng)按照集團(tuán)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理；
　　　　3、各部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門文件記錄進(jìn)行控制管理，包括記錄的形式、填寫、標(biāo)識(shí)、收集、查閱、借閱、銷毀，歸檔存儲(chǔ)等，必要時(shí)形成統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)；
　　　　4、綜合辦負(fù)責(zé)匯總編制《本安體系文件年度修訂》，保存相關(guān)文件記錄的編制修改記錄，保存各類文件原件和電子版本，記錄的樣本，并確定匯總記錄的有效期，保證礦用文件記錄為最新版本。監(jiān)督程序文件的實(shí)施、檢查工作；
　　　　5、文件記錄的策劃和修改依據(jù)《本安體系文件年度修訂》執(zhí)行，記錄的形式可以是表格、卡片、圖標(biāo)、報(bào)告，也可以是拷貝的關(guān)盤、磁帶、軟盤、硬盤或膠片等；
　　　　6、表格記錄使用填寫時(shí)應(yīng)確保與生產(chǎn)活動(dòng)和體系運(yùn)行同步，不得后補(bǔ)；表單記錄的內(nèi)容不得隨意修改，必需修改時(shí)，應(yīng)將該項(xiàng)雙杠劃去，將正確內(nèi)容填寫于旁邊，并在旁邊簽名、注明修改日期；
　　　　7、表單記錄填寫內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰、填寫完整、簽字齊全；表格記錄應(yīng)標(biāo)識(shí)名稱、日期等內(nèi)容，便于收集、整理、查找；
　　　　8、各部門文件記錄保管員應(yīng)及時(shí)收集、匯總本部門所使用的各類記錄，保持順序號(hào)或日期、頁(yè)碼的連續(xù)，便于查閱；
　　　　9、需要向其他部門提供文件記錄時(shí)，按照《本安體系文件年度修訂》要求，經(jīng)審核批準(zhǔn)后方可提供其復(fù)印件，不得提供原件；外來(lái)人員查閱記錄，需經(jīng)記錄保管部門負(fù)責(zé)人核實(shí)后查閱；
　　　　10、內(nèi)部人員查閱、借閱、檢索索取記錄復(fù)印件，需經(jīng)過(guò)記錄保管負(fù)責(zé)人同意，可在記錄保存處查閱所需記錄借閱記錄時(shí)應(yīng)做借閱登記并限期歸還。任何人員不得索要記錄原件；
　　　　11、及時(shí)接收集團(tuán)公司下達(dá)文件，并做好文件發(fā)布、分發(fā)以及相關(guān)記錄工作，建立《現(xiàn)行體系文件總清單》，各使用單位要建立《現(xiàn)行文件登記表》，并及時(shí)更新；體系文件由礦綜合辦負(fù)責(zé)發(fā)布和分發(fā)，綜合辦要保留文件發(fā)放、作廢文件回收和銷毀的記錄；
　　　　12、各單位對(duì)收到的新文件要及時(shí)傳達(dá)到每個(gè)員工，要保留傳達(dá)學(xué)習(xí)的記錄，員工要熟悉文件主要內(nèi)容。
　　　　13、將作廢文件復(fù)印件從相關(guān)部門回收加蓋“作廢文件”章，對(duì)作廢的文件復(fù)印件填寫《作廢文件記錄》，記錄不得隨意銷毀，過(guò)期的記錄需經(jīng)記錄負(fù)責(zé)部門主管核實(shí)批準(zhǔn)后方能處置；批準(zhǔn)銷毀的記錄，由各部門記錄保管人員負(fù)責(zé)銷毀，記錄銷毀時(shí)應(yīng)有部門其他人員見(jiàn)證，并做《文件銷毀申請(qǐng)單》由銷毀人簽名、見(jiàn)證人簽名，部門主管審核確認(rèn)。若有參考價(jià)值的記錄需保留時(shí)，由記錄保管人員在記錄的右上角用醒目顏色標(biāo)明“過(guò)期”字樣；記錄的銷毀可采取粉碎、焚燒等方式處理；
　　　　14、各單位應(yīng)建立《記錄清單》，明確各項(xiàng)記錄的保存期限和歸檔日期；所有部門和場(chǎng)所的文件和記錄由制定人員保管，存放整齊、分類清楚、標(biāo)示清晰、便于查找和提供。