XX煤礦合同管理辦法

　　1 范圍

　　1.1 本辦法規(guī)定了華亭煤業(yè)某某煤礦有限公司工程項(xiàng)目、大型設(shè)備、大宗材料采購及正常經(jīng)營活動(dòng)的各類合同協(xié)議的訂立、履行、管理、糾紛調(diào)處與訴訟等內(nèi)容。合同和協(xié)議包括勞動(dòng)用工合同、買賣合同、借款合同、租賃合同、技術(shù)合同、建設(shè)工程合同、居間合同以及企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改革、招商引資、融資、出資參股中所形成的各種合同等。

　　1.2 本辦法適用于華亭煤業(yè)某某煤礦有限公司(以下簡稱公司)工程項(xiàng)目、大型設(shè)備、大宗材料采購和正常經(jīng)營活動(dòng)的各類合同協(xié)議的管理。

　　2 總則

　　2.1 為規(guī)范公司對外經(jīng)濟(jì)行為，加強(qiáng)合同管理工作，嚴(yán)格合同管理程序，明確合同管理職責(zé)，防止和減少合同糾紛，有效降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，切實(shí)維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國合同法》和其他有關(guān)法律、法規(guī)以及《華亭煤業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司(以下簡稱華煤集團(tuán))合同管理辦法》，制定本辦法。

　　2.2 本辦法所稱合同是指公司作為一方當(dāng)事人，與其他法人、組織、自然人之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系時(shí)所簽訂的各種合同(協(xié)議)。

　　2.3 合同管理

　　2.3.1 公司合同管理實(shí)行集中管理。

　　2.3.2 本公司的法定代表人(委托代理人)對本公司合同管理全面負(fù)責(zé)。

　　2.3.3 本公司及其下屬部門對外訂立各類合同，必須取得公司法定代表人的書面授權(quán)委托。

　　2.3.4 公司各部室對本辦法的執(zhí)行情況，納入年終經(jīng)濟(jì)責(zé)任書統(tǒng)一考核。

　　3 組織機(jī)構(gòu)與職能

　　3.1 公司計(jì)劃經(jīng)營部是合同管理的職能部門，主要職責(zé)如下：

　　3.1.1 學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹執(zhí)行《合同法》及其他有關(guān)政策法規(guī);

　　3.1.2 負(fù)責(zé)檢查指導(dǎo)公司各類合同訂立、履行、變更、終止及糾紛處理;

　　3.1.3 組織、參與各類合同的談判;

　　3.1.4 每季度對公司的各類合同管理工作進(jìn)行一次全面檢查，對合同簽訂、履行過程中存在問題及時(shí)提出整改意見和建議;

　　3.1.5 制定公司合同管理人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)計(jì)劃，并具體負(fù)責(zé)組織實(shí)施;

　　3.1.6 定期向公司領(lǐng)導(dǎo)和集團(tuán)公司政策法規(guī)室匯報(bào)本公司合同管理工作情況;

　　3.1.7 公司應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)量，配備專職或兼職合同管理人員，具體負(fù)責(zé)本公司合同的起草、審定、簽字、用章、登記、歸檔、糾紛調(diào)處、司法訴訟等工作。

　　3.2 合同管理人員主要職責(zé)：

　　3.2.1 參與本公司合同的談判、起草和簽訂工作;

　　3.2.2 審查合同，防止出現(xiàn)不完善或不合法的合同;

　　3.2.3 檢查合同履行情況，參與調(diào)解合同糾紛;

　　3.2.4 負(fù)責(zé)建立合同登記臺(tái)賬、整理歸檔;

　　3.2.5 向華煤集團(tuán)合同管理機(jī)構(gòu)和本公司法定代表人(委托代理人)每季度報(bào)告合同管理情況。

　　3.3 合同管理人員必須具備與合同管理相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，熟悉合同訂立、履行、變更、終止和糾紛調(diào)處等各環(huán)節(jié)具體業(yè)務(wù)，具備現(xiàn)代企業(yè)制度要求的基本知識(shí)，有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感和良好的職業(yè)道德，堅(jiān)持原則，忠于職守，廉潔自律，愛崗敬業(yè)，秉公守法，保守機(jī)密。

　　3.4 公司對華煤集團(tuán)政策法規(guī)室提出的合同管理方面的整改意見和建議，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定期限內(nèi)予以落實(shí)。

　　4 訂立和履行

　　4.1 凡對外訂立合同，必須由法定代表人或法定代表人授權(quán)的代理人負(fù)責(zé)實(shí)施。授權(quán)委托書采用書面形式，并載明授權(quán)范圍和有效期限等內(nèi)容。

　　4.2 公司訂立合同，必須采用書面形式，并按各類合同應(yīng)具備的內(nèi)容認(rèn)真填寫。合同當(dāng)事人的名稱(或者姓名)和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款(或者報(bào)酬)、履行期限、履行地點(diǎn)、履行方式、違約責(zé)任、爭議解決辦法等要素應(yīng)齊全完備，內(nèi)容要詳細(xì)周密，并做到表述準(zhǔn)確。防止訂立要素不全或者有歧義的合同出現(xiàn)，以免引發(fā)合同糾紛。

　　4.3 約定采用訴訟方式解決爭議的，應(yīng)明確規(guī)定選擇本公司住所地的人民法院管轄。合同訂立地原則上應(yīng)確定在本公司住所地。

　　4.4 約定采用仲裁方式解決爭議時(shí)，應(yīng)簽訂書面仲裁協(xié)議，協(xié)議中應(yīng)寫明雙方共同選擇的仲裁委員會(huì)的名稱和適用的仲裁規(guī)則。

　　4.5 訂立合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵循平等自愿、公平公正、誠實(shí)信用、互利互惠的原則，遵守國家法律、行政法規(guī)，尊重社會(huì)公德，明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)，對可能發(fā)生的問題或爭議應(yīng)約定具體的解決方式和原則，并保證合同條款內(nèi)容合法有效。避免訂立無效合同或存在無效條款的合同。

　　4.6 合同文本、格式及要求

　　4.6.1 訂立合同時(shí)，所采用的合同文本必須與經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的內(nèi)容、性質(zhì)相一致。有工商部門監(jiān)制示范文本的，應(yīng)優(yōu)先采用示范文本。沒有示范文本的，承辦人員可參照其他示范合同文本格式自行制定。

　　4.6.2 對示范合同文本，應(yīng)按合同文本內(nèi)容要求逐項(xiàng)認(rèn)真填寫。對文本中不適用或未約定內(nèi)容的條款及空余表格等內(nèi)容，必須加蓋專用空白章或用斜線劃去。必要時(shí)還應(yīng)簽訂補(bǔ)充協(xié)議。對過時(shí)或單方制作的格式合同文本，應(yīng)慎重使用，避免約定有利于對方的免責(zé)條款和加重我方責(zé)任的條款。

　　4.6.3 合同文本必須采用噴墨打印機(jī)或激光打印機(jī)打印，不得采用針式打印機(jī)打印;合同內(nèi)容應(yīng)用藍(lán)黑墨水鋼筆或黑色炭素筆填寫，不得用圓珠筆、鉛筆填寫或復(fù)寫紙復(fù)寫。因情況特殊，雙方以傳真方式簽訂的合同，應(yīng)在三個(gè)工作日內(nèi)完成正式合同的補(bǔ)簽工作。

　　4.6.4 合同份數(shù)不得少于十份，其中應(yīng)有五份正本、五份副本，以便合同雙方履行和歸檔。

　　4.6.5 合同的訂立，由公司專業(yè)部門的承辦人員在填制好合同文本后，經(jīng)主管副總經(jīng)理初審，公司合同管理部門(計(jì)劃經(jīng)營部)審核，再分別經(jīng)財(cái)務(wù)部、紀(jì)檢監(jiān)察審計(jì)部、主管經(jīng)營副總經(jīng)理、總會(huì)計(jì)師、總經(jīng)理審查后，最后報(bào)送法定代表人(委托代理人)審批實(shí)施。

　　4.7 合同的談判，應(yīng)有公司董事長、總經(jīng)理、項(xiàng)目主管副總經(jīng)理出席，并有總工程師、主管經(jīng)營副總經(jīng)理、總會(huì)計(jì)師、法律顧問、相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人和其他與合同關(guān)系密切的人員參加。

　　4.8 在訂立合同前，應(yīng)對合同對方當(dāng)事人的資格、權(quán)限、資質(zhì)證明、資信狀況、企業(yè)經(jīng)營狀況、市場占有率和履約能力等要件進(jìn)行嚴(yán)格審查確認(rèn)，并作必要的調(diào)研，核實(shí)無誤后方可決定是否訂立。

　　4.9 對于可能存在風(fēng)險(xiǎn)的合同，根據(jù)對方當(dāng)事人的履約能力和履約信用，應(yīng)要求其提供保證、抵押、質(zhì)押等方式的擔(dān)保。

　　4.10 合同草案，應(yīng)由公司專業(yè)部門草擬，主管副總經(jīng)理初審、公司計(jì)劃經(jīng)營部審核，分別經(jīng)財(cái)務(wù)部、紀(jì)檢監(jiān)察審計(jì)部、總工程師、主管經(jīng)營副總經(jīng)理、總會(huì)計(jì)師、總經(jīng)理審查后，提交相關(guān)會(huì)議討論決定，最后由法定代表人(委托代理人)簽訂。

　　4.11 代理簽訂合同時(shí)，代理人應(yīng)事先取得委托人的授權(quán)委托書，并在授權(quán)范圍和期限內(nèi)以委托人的名義訂立合同。

　　4.12 公司在訂立合同時(shí)，必須使用公司的名稱，按規(guī)定程序完成訂立與履行職能，并獨(dú)立承擔(dān)與合同相關(guān)的一切經(jīng)濟(jì)責(zé)任和法律責(zé)任。

　　4.13 國家法律、法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)由國家政府有關(guān)部門批準(zhǔn)、登記后生效的合同，應(yīng)當(dāng)辦理相關(guān)的批準(zhǔn)、登記手續(xù)。其變更、終止、解除須經(jīng)原批準(zhǔn)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或備案的，應(yīng)及時(shí)辦理批準(zhǔn)或備案手續(xù)。

　　4.14 確需公證的合同，應(yīng)在訂立合同前，向有關(guān)公證機(jī)關(guān)申請公證。

　　4.15 每份合同均應(yīng)有具體承辦人員，按照合同管理程序履行職責(zé)，對合同的訂立、履行和爭議解決承擔(dān)全部責(zé)任。

　　4.15.1 合同訂立后，應(yīng)當(dāng)積極組織有關(guān)部門認(rèn)真、全面、嚴(yán)格履行合同規(guī)定的內(nèi)容。在履行過程中，承辦人員應(yīng)及時(shí)掌握合同執(zhí)行情況，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)立即采取必要的防范、補(bǔ)救措施，并及時(shí)反饋相關(guān)部門，制定應(yīng)對措施，減少損失。

　　4.15.2 對于合同履行過程中有關(guān)質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等異議的提出或答復(fù)，必須以書面形式在法定或約定的時(shí)間期限內(nèi)辦理。

　　4.15.3 合同結(jié)算的原始單據(jù)必須提交財(cái)務(wù)部留存。確需向?qū)Ψ疆?dāng)事人交付的合同結(jié)算單據(jù)，應(yīng)取得財(cái)務(wù)部的審查同意。

　　4.16 對涉及合同變更、解除、終止、訴訟等重要事項(xiàng)，承辦人員應(yīng)及時(shí)以書面形式向合同管理部門詳細(xì)匯報(bào)有關(guān)具體情況，并做好相應(yīng)的記錄。

　　4.17 合同管理部門和合同管理人員應(yīng)對合同的履行進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤管理，對合同履行中發(fā)生的變化和確需行使代位權(quán)、撤銷權(quán)、抗辯權(quán)的情況，應(yīng)及時(shí)在有效期限內(nèi)向本公司主管副總經(jīng)理匯報(bào)，以便制定有效的應(yīng)對措施。

　　4.18 公司在擬對重大合同進(jìn)行變更、解除、終止前，經(jīng)公司研究決定后，必須以書面形式報(bào)送法定代表人，最后審批決定，其他任何機(jī)構(gòu)和人員均無權(quán)擅自做出決定。

　　4.19 合同變更、終止或解除必須經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成書面協(xié)議。協(xié)議未達(dá)成之前，合同當(dāng)事人不得擅自變更、終止或解除合同。發(fā)生法定原因需要變更或解除合同時(shí)，依照有關(guān)法律、法規(guī)辦理。

　　5 簽章、登記和歸檔

　　5.1 公司合同專用章由綜合辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格按用印程序使用。

　　5.2 公司應(yīng)加強(qiáng)合同專用章管理，建立健全合同專用章管理和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格執(zhí)行用章審批、登記程序。合同專用章應(yīng)當(dāng)實(shí)行專人保管，合同承辦人員不得兼管合同印章。

　　5.3 合同專用章應(yīng)妥善保管，一經(jīng)丟失或者被盜，必須立即向公司主管副總經(jīng)理、總經(jīng)理和董事長報(bào)告，及時(shí)在本單位注冊地的工商行政管理部門備案，在相關(guān)媒體上聲明作廢，并按規(guī)定程序另行刻制。

　　5.4 合同簽章時(shí)，應(yīng)有負(fù)責(zé)合同管理的分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理和法定代表人共同簽字許可后，印章管理人員方可簽章。合同專用章應(yīng)與法定代表人(委托代理人)名章(或簽字)一同使用。凡兩枚印章(或簽字)不全的，財(cái)務(wù)部應(yīng)拒絕辦理結(jié)算手續(xù)(合同正本必須有法定代表人或委托代理人的簽字)。合同文本在兩頁以上的，還應(yīng)在合同中縫加蓋專用騎縫章或合同專用章。必要時(shí)，應(yīng)由雙方的代理人在每頁上簽字。

　　5.5 合同正本應(yīng)在封面右上角加蓋“正本”印章，副本應(yīng)在封面右上角加蓋“副本”印章。沒有封面的合同文本，應(yīng)在合同第一頁右上角加蓋“正本”或“副本”印章。

　　5.6 印章管理人員應(yīng)對合同名稱、編號(hào)、份數(shù)、審批人、承辦人、用印時(shí)間等主要內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真登記，并建立臺(tái)帳。

　　5.7 合同簽章生效后，合同正本一份交檔案管理人員留存歸檔，合同正本一份交財(cái)務(wù)部辦理結(jié)算業(yè)務(wù)，合同正本一份交合同管理人員留存。

　　5.8 公司應(yīng)建立合同臺(tái)帳和統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度。合同臺(tái)帳、報(bào)表要準(zhǔn)確記錄合同名稱、標(biāo)的、數(shù)量、金額、履行期限、履行地點(diǎn)、履行方式、爭議處理等重要內(nèi)容，并妥善保管。

　　5.9 公司應(yīng)依照國家有關(guān)法律法規(guī)及公司檔案管理制度，不斷加強(qiáng)和改進(jìn)合同歸檔制度，對涉及合同談判、訂立、履行、變更、終止、解除及司法訴訟、資信證明等的所有資料均應(yīng)附隨合同一并及時(shí)整理歸檔。合同檔案保管期限與會(huì)計(jì)檔案期限相同。

　　5.10 合同管理部門及管理人員應(yīng)妥善保管與合同有關(guān)的各種資料，包含各種文書、圖表、傳真復(fù)印件等，不得隨意處置、銷毀或遺失。未經(jīng)本公司法定代表人(委托代理人)批準(zhǔn)，合同資料不得復(fù)印或出借。

　　5.11 在合同訂立與履行過程中所取得的各種傳真件資料，應(yīng)盡可能及時(shí)取得原件。確定無法獲得原件的，應(yīng)先行復(fù)印并簽明“與原件一致”后，再以復(fù)印件進(jìn)行歸檔。嚴(yán)禁以傳真件直接進(jìn)行存檔。

　　5.12 公司對合同信息的管理，在條件允許的情況下，應(yīng)采用微機(jī)化管理。

　　6 糾紛調(diào)處與訴訟

　　6.1 在合同履行中若發(fā)生爭議，應(yīng)當(dāng)在查明事實(shí)、分清是非、明確責(zé)任的基礎(chǔ)上依法先行協(xié)商解決，并達(dá)成書面調(diào)解協(xié)議。協(xié)商不能達(dá)成一致意見時(shí)，簽訂有仲裁協(xié)議的，應(yīng)向約定的仲裁委員會(huì)提請仲裁;未簽訂仲裁協(xié)議的，依照合同約定向具備管轄權(quán)的人民法院起訴。

　　6.2 因合同糾紛引發(fā)的訴訟，按照有關(guān)規(guī)定的程序辦理。

　　7 管理考核與責(zé)任追究

　　7.1 公司合同管理考核分專項(xiàng)考核和綜合考核。專項(xiàng)考核由主管副總經(jīng)理組織計(jì)劃經(jīng)營部、財(cái)務(wù)部、綜合辦公室組成專項(xiàng)考核組，每季度末對全公司合同進(jìn)行檢查考核;綜合考核按照公司年度經(jīng)濟(jì)責(zé)任考核分項(xiàng)檢查考核。上述兩項(xiàng)考核加權(quán)平均作為被考核單位合同管理實(shí)績，納入年度考評范疇。

　　7.2 合同承辦人員以及與合同業(yè)務(wù)有關(guān)的人員，必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《合同法》和其他有關(guān)法律、法規(guī)及本辦法規(guī)定，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，切實(shí)做好合同管理工作。

　　7.3 除不可抗力原因外，凡違反《合同法》及本辦法有關(guān)規(guī)定或因主觀過錯(cuò)，給企業(yè)造成重大經(jīng)濟(jì)損失，視其情節(jié)，分別給予經(jīng)濟(jì)處罰和警告、記過、記大過、降級(jí)、撤職、留用察看、解除勞動(dòng)合同等行政處分。當(dāng)事人為中共黨員的，建議黨組織給予相應(yīng)得紀(jì)律處分。

　　7.3.1 造成損失不滿10萬元的，由責(zé)任人賠償損失部分的30%;

　　7.3.2 造成損失10萬元以上、不滿20萬元的，由責(zé)任人賠償損失部分的25%;

　　7.3.3 造成損失20萬元以上、不滿30萬元的，經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會(huì)研究并提出處罰意見，報(bào)公司董事會(huì)、黨政聯(lián)席會(huì)議研究決定;

　　7.3.4 因玩忽職守、濫用職權(quán)、營私舞弊觸犯刑律的，移交國家司法機(jī)關(guān)追究其刑事責(zé)任;

　　7.3.5 經(jīng)濟(jì)賠償處罰數(shù)額不足本人月收入20%的，一次性扣罰;超過本人月收入20%的，逐月扣罰，每月的扣罰額不超過本人月收入的20%。

　　7.4 損失鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組由總經(jīng)理、主管副總經(jīng)理、總會(huì)計(jì)師和財(cái)務(wù)部、其他有關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)損失鑒定的具體工作。損失界定依據(jù)合同標(biāo)的和訴訟裁定、仲裁裁定、協(xié)議賠償?shù)扰c合同預(yù)期目標(biāo)相差(損失為直接損失)。

　　7.5 通過招標(biāo)產(chǎn)生的合同，在合同履行過程中出現(xiàn)問題，經(jīng)核查屬招投標(biāo)存在過失的，由招投標(biāo)機(jī)構(gòu)負(fù)全責(zé);屬合同履行中存在過失的，由執(zhí)行人負(fù)全責(zé)。

　　8 附則

　　8.1 公司對內(nèi)、對外訂立的各種合同，均適用本辦法規(guī)定。

　　8.2 本辦法所稱“以上”，都含本數(shù);“不滿”不含本數(shù)。

　　8.3 本辦法若與國家法律、行政法規(guī)相抵觸或其他未盡事宜，按國家法律、行政法規(guī)執(zhí)行。

　　8.4 本辦法從下發(fā)之日起施行。

　　8.5 本辦法由計(jì)劃經(jīng)營部解釋執(zhí)行

　　附件：1.合同編號(hào)規(guī)則

　　2.合同審查簽證單

　　3.合同辦理流程

　　4.合同審查一覽表