某某煤礦收發(fā)文管理辦法

　　1目的和適用范圍

　　1.1目的

　　1.1.1為了適應(yīng)公司管理工作的需要和進(jìn)一步完善收發(fā)文制度，建立一套標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、銜接暢通、行之有效的管理辦法，根據(jù)國(guó)家以及上級(jí)對(duì)文件收發(fā)管理的規(guī)定，特制定本辦法。

　　1.1.2促使本公司的公文收發(fā)業(yè)務(wù)推行順暢。

　　1.2適用范圍

　　凡隸屬本公司內(nèi)各單位對(duì)內(nèi)及對(duì)外的公文收發(fā)，均依照本辦法之執(zhí)行。

　　2 引用標(biāo)準(zhǔn)和文件

　　《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》國(guó)發(fā)[2000]23號(hào)。

　　3術(shù)語(yǔ)和定義

　　3.1收文：傳送、簽收登記、擬辦、分發(fā)、批辦、承辦、催辦、歸檔、銷(xiāo)毀等程序。

　　3.2發(fā)文：擬稿、審核、會(huì)簽(需要會(huì)簽的)、簽發(fā)、打字、校對(duì)、印刷、用印、分發(fā)、保管、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等程序。

　　3.3華亭煤業(yè)發(fā)[××]××號(hào)：華亭煤業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司[××]第×文件。

　　3.4華亭煤業(yè)黨發(fā)[××]××號(hào)：中共華亭煤業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司委員會(huì)[××]第×文件。

　　3.5大柳公司發(fā)[××]××號(hào)：華亭煤業(yè)某某煤礦有限公司[××]第×文件。

　　3.6大柳總支發(fā)[××]××號(hào)：中共華亭煤業(yè)某某煤礦有限公司總支委員會(huì)[××]第×文件。

　　3.7A級(jí)：機(jī)密;B級(jí)：秘密;C級(jí)：普通。

　　4 管理內(nèi)容與要求

　　4.1基本要求

　　4.1.1公司所有收發(fā)文必須在不違犯上級(jí)和本公司工作文件規(guī)定的情況下進(jìn)行。

　　4.1.2做到收發(fā)及時(shí)、指令統(tǒng)一、傳遞快捷、環(huán)節(jié)暢通。

　　4.1.3形成一個(gè)高效率、高素質(zhì)、高節(jié)奏的收發(fā)文良性循環(huán)體系。

　　4.1.4有利于信息化交流條件的改善和組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化。

　　4.2 收文

　　4.2.1公司所有收文工作統(tǒng)一由綜合辦公室簽收，按照文件類(lèi)別進(jìn)行編號(hào)、登記，并進(jìn)行存檔整理，除個(gè)別機(jī)密性文件適合于當(dāng)事部門(mén)存留復(fù)印件外，原則上所有收文原件應(yīng)在綜合辦編號(hào)存檔。

　　4.2.2所有收文文件按辦件、閱件進(jìn)行分類(lèi)，綜合辦公室負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容、性質(zhì)和規(guī)定的傳閱范圍，提出擬辦意見(jiàn)，送公司主管領(lǐng)導(dǎo)批示后，交有關(guān)部室或人員辦理(見(jiàn)附件一)。

　　4.2.3已送公司領(lǐng)導(dǎo)審批或各有關(guān)部門(mén)辦理的文件，綜合辦公室根據(jù)文件內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)批示予以催辦，防止漏辦或延誤。

　　4.2.4公司領(lǐng)導(dǎo)直接收到上級(jí)部門(mén)下發(fā)的文件或外出開(kāi)會(huì)、學(xué)習(xí)帶回的文件及材料原件，應(yīng)將文件原文或材料轉(zhuǎn)交公司綜合辦公室登記、存檔。

　　4.2.5對(duì)急辦件，綜合辦公室應(yīng)立即將文件送交公司主管領(lǐng)導(dǎo)批閱。領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)，綜合辦公室應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容及時(shí)限要求，交相關(guān)業(yè)務(wù)部室或人員辦理。事后及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并做好督辦工作。

　　4.2.6綜合辦公室應(yīng)設(shè)立專門(mén)的文書(shū)，負(fù)責(zé)收文的登記、編號(hào)、送閱、催辦和歸檔。

　　4.3發(fā)文

　　4.3.1公司所有發(fā)文工必須送呈公司總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審閱簽發(fā)后，由綜合辦按照公司發(fā)文編號(hào)發(fā)送。除個(gè)別機(jī)密性文件適合于當(dāng)事部門(mén)存留原件外，原則上所有發(fā)文原件應(yīng)在綜合辦編號(hào)存檔。

　　4.3.2所有發(fā)文綜合辦公室須有登記記錄、發(fā)送部門(mén)、簽收部門(mén)、簽收人、日期，并按照文件類(lèi)別進(jìn)行編號(hào)歸檔。

　　4.3.3以公司名義向外、向上、向下行文(報(bào)告、請(qǐng)示、紀(jì)要、通知、函件等)，由承辦部室擬稿，經(jīng)部室負(fù)責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)核稿后，送綜合辦公室復(fù)核，再送公司總經(jīng)理或董事長(zhǎng)簽發(fā)，然后綜合辦公室按照文件簽發(fā)單(見(jiàn)附件二)內(nèi)容統(tǒng)一發(fā)送、傳真或用e—mail文件發(fā)布。聯(lián)合行文必須同時(shí)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽，方可發(fā)出。

　　4.3.4經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿交辦公室統(tǒng)一登記、分類(lèi)編號(hào)。擬稿部室負(fù)責(zé)打印、校對(duì)、裝訂，上行文由辦公室發(fā)送并催辦，平行文和下行文由擬稿部室分發(fā)。

　　4.3.5所發(fā)文件中收件方須附確認(rèn)收到函或文，發(fā)文工作才算完成。

　　4.4收發(fā)文保密事項(xiàng)

　　4.4.1嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，一切尚未公布的機(jī)密文件，經(jīng)辦人員不得隨便給無(wú)關(guān)人員閱看。

　　4.4.2文書(shū)工作人員不得在家庭或公共場(chǎng)所談?wù)摍C(jī)密文件的內(nèi)容。

　　4.4.3文件的運(yùn)轉(zhuǎn)交接嚴(yán)格登記，履行簽收手續(xù)，以明確責(zé)任，防止遺失。

　　4.4.4絕密文件應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，且不得攜帶機(jī)密文件出入公共場(chǎng)合，不得任意翻印、復(fù)印文件。

　　5 收發(fā)文工作流程(工作流程圖見(jiàn)附件三)

　　5.1收文程序：上級(jí)單位、相關(guān)聯(lián)單位或項(xiàng)目發(fā)送——綜合辦公室接收、登記——綜合辦公室簽收——公司領(lǐng)導(dǎo)審閱后做出批示——綜合辦公室存檔(原則上原件留存)

　　5.2公司發(fā)文程序：承辦人起草、校對(duì)、擬稿——部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)核稿——公司領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)(修改手稿留存)——公司綜合辦公室編號(hào)、校對(duì)、用印——按密級(jí)程度進(jìn)行分發(fā)——公司部門(mén)或項(xiàng)目接受后填寫(xiě)簽收回執(zhí)單——綜合辦存檔(原則上原件留存)。

　　6其他要求

　　6.1公司收發(fā)文統(tǒng)一由綜合辦公室管理。

　　6.2凡本公司以往的有關(guān)收發(fā)文工作流程與本辦法相抵觸的，以本辦法為準(zhǔn)。

　　6.3本辦法從下發(fā)之日起施行。

　　6.4本辦法由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。

　　附件一