XXX煤礦檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 根據(jù)國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求，為進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，更好地為公司改革發(fā)展和項(xiàng)目建設(shè)保存優(yōu)質(zhì)、完備的原始檔案資料，特制定本辦法。
第二條 公司檔案是公司在各項(xiàng)生產(chǎn)活動中形成的全部檔案的總和。其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體，包括計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營管理、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、勞動工資、人事、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團(tuán)工作等方面檔案。
第三條 公司檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。
第四條 公司檔案工作要堅(jiān)持集中統(tǒng)一的管理原則。
第二章 文件材料的形成與歸檔
第五條 公司根據(jù)國家法規(guī)和有關(guān)部門的規(guī)定，制定文件材料形成、積累、整理和歸檔的制度。
文件材料的運(yùn)轉(zhuǎn)要遵循計(jì)劃、生產(chǎn)(施工)、技術(shù)、經(jīng)營等項(xiàng)工作(以下簡稱生產(chǎn)活動)和文書處理的程序。
第六條 公司生產(chǎn)(施工)經(jīng)營活動中形成的科技文件材料(含照片，錄音、錄像和光盤、軟盤、磁帶等，以下同)，由技術(shù)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔。
各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業(yè)務(wù)范圍，指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔。
第七條 文件材料歸檔的基本要求。
1、歸檔的文件材料必須完整。
2、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、基建和經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。
3、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。
第八條 公司文件材料的歸檔范圍。
公司文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個方面：
1、基本建設(shè)方面。有工程設(shè)計(jì)、施工工藝、安裝圖樣和技術(shù)文件，工程項(xiàng)目驗(yàn)收和生產(chǎn)調(diào)度工作中形成的各種文件材料等。
2、經(jīng)營管理方面。有企業(yè)經(jīng)營決策管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料。
3、設(shè)備儀器方面。有設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件，設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗(yàn)收過程中的技術(shù)性、憑證性文件材料，設(shè)備儀器的運(yùn)行、維修記錄，設(shè)備改進(jìn)、改裝和報廢的文件材料等。
4、技術(shù)管理方面。有質(zhì)量管理、科技創(chuàng)新、技術(shù)改造和標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量、能源、環(huán)保、科技情報、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。
5、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)方面。有各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報表和計(jì)劃管理、統(tǒng)計(jì)分析活動中形成的各種文件材料。
6、物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。
7、勞動工資方面。有定額、定員和勞動調(diào)配以及勞動工資、勞動保護(hù)等工作中形成的各種文件材料。
8、財(cái)務(wù)管理方面。有財(cái)務(wù)管理中的各種賬冊、報表、憑證和文件等。
9、教育培訓(xùn)方面。有干部、職工教育和技術(shù)培訓(xùn)的文件、教材等。
10、黨、政、工、團(tuán)工作方面。有企業(yè)黨務(wù)工作以及組織、宣傳、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料，企業(yè)行政工作、共青團(tuán)工作和工會工作中的各種文件材料等。
11、科學(xué)技術(shù)研究方面和工程建設(shè)方面，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
12、其他具有利用和保存價值的文件資料。
第九條 歸檔時間
1、基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目，在任務(wù)完成后或告一段落時，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，移交檔案管理部門歸檔。
2、各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年內(nèi)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后，移交檔案管理部門歸檔。
第十條 公司各類文件材料一般歸檔一式一份，比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。
第十一條 公司各種文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營等各項(xiàng)管理程序;列入生產(chǎn)、科技創(chuàng)新、基建和經(jīng)營等各項(xiàng)活動的工作計(jì)劃;列入有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。
第十二條 公司基建工程竣工驗(yàn)收，必須有檔案管理人員參加。文件材料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)，不能進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收。
第十三條 公司項(xiàng)目工程創(chuàng)優(yōu)、科技創(chuàng)新成果評獎，歸檔的文件材料是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)要作為一項(xiàng)考核內(nèi)容，檔案管理部門不簽署意見不得申報成果。
第十四條 公司新購重要設(shè)備儀器和引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料到貨時，有關(guān)專業(yè)部門應(yīng)會同檔案管理部門檢查驗(yàn)收文件材料，并及時歸檔。
第十五條 公司工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議，收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定，及時移交檔案管理部門歸檔。
第十六條 公司檔案管理部門定期對公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。
第三章 檔案管理
第十七條 公司檔案管理列入企業(yè)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制體系。
第十八條 檔案分類
1、根據(jù)國家和有關(guān)部門檔案分類編號的規(guī)定，編制檔案分類編號方法。
2、分類編號要遵循文件材料的形成規(guī)律，并且要便于保管和提供利用。
3、企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)等管理性文件要按其文件內(nèi)容分別歸入生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備等類中統(tǒng)一編號。
4、常用的分類方法有：
(1)按產(chǎn)品型號分類;(2)按設(shè)備型號分類; (3)按科研課題分類;(4)按工程項(xiàng)目分類;(5)按專業(yè)性質(zhì)分類;(6)按組織機(jī)構(gòu)分類; (7)按時間分類。
第十九條 檔案編目與編制檢索工具
1、編制檔案總目錄、檔案分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄。
2、根據(jù)需要編制檔案檢索工具，并且進(jìn)行檔案著錄工作，著錄方法按照國家標(biāo)準(zhǔn)GB3792.5一85《檔案著錄規(guī)則》執(zhí)行。
第二十條 檔案保管
1、接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理接交手續(xù)。
2、存放檔案必須有專用柜、架，排架方法要科學(xué)和便于查找。
3、底圖除修改，送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫，認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充等情況。底圖存放以平放為宜。
4、縮微膠片、照片、磁帶等的保管：
(1)存放膠片、照片、磁帶、光盤要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)?？s微母片和拷貝片應(yīng)分別存放;
(2)膠片庫房應(yīng)設(shè)置在沒有臭氧、氧化氮、硫化氫，二氧化硫等有害氣體和物理性污染地段，庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)有防火和空氣調(diào)節(jié)設(shè)施，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定的要求。
5、要定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對工作，做到賬、物相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，庫藏檔案因移交，作廢、遺失等注銷帳卡時，要查明原因，保存依據(jù)。
6、檔案庫房的一般要求：
(1)保存檔案必須有專門的庫房，并且具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施;
(2)檔案庫房建設(shè)要列入企業(yè)基本建設(shè)計(jì)劃，庫房建筑設(shè)計(jì)按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》執(zhí)行。
第二十一條 圖紙的修改、補(bǔ)充
1、修改已歸檔的圖紙要有經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的圖紙修改、補(bǔ)充通知單。
2、修改內(nèi)容較小時，可直接在圖畫“杠改”、“刮改”或者發(fā)送“變更通知單”，采用“杠改”、“刮改”時應(yīng)在修改處 標(biāo)注“修改標(biāo)記”。
3、修改內(nèi)容較多時，應(yīng)另出新圖代替，原來圖紙作廢。新圖列入原圖紙目錄，并且注明所代替的原圖圖號。作廢的圖紙應(yīng)注明新圖的編號，根據(jù)需要另行保管。
4、整個保管單位內(nèi)圖紙作廢，由新圖代替時，應(yīng)重新編制保管單位，并且注明原保管單位編號。原保管單位標(biāo)注新保管單位的編號后，根據(jù)需要另行保管。
第二十二條 檔案鑒定
1 、公司要根據(jù)國家或上級有關(guān)部門的規(guī)定，編制檔案保管期限表，檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限的基本原則是：
(1)對企業(yè)有長遠(yuǎn)利用價值的檔案應(yīng)永久保存：
(2)對企業(yè)在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;
(3)凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。
2、鑒定工作要組織由公司領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員參加的鑒定小組，直接對檔案進(jìn)行鑒定。每次鑒定要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由小組負(fù)責(zé)人簽名，并且注明鑒定日期。
3、鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行，具體由公司根據(jù)實(shí)際需要確定。
4、檔案通過鑒定，要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，公司應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。
5、銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事，銷毀前要造具清冊，提出銷毀報告，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，并報送有關(guān)檔案管理機(jī)關(guān)備案。銷毀檔案時要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。
第二十三條 檔案統(tǒng)計(jì)
1、公司檔案管理統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確、可靠。
2、檔案統(tǒng)計(jì)主要有檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)，檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，檔案提供利用及其效果的統(tǒng)計(jì)等。
第二十四條 檔案管理現(xiàn)代化是公司現(xiàn)代化管理的組成部分，要列入公司現(xiàn)代化管理的整體計(jì)劃中統(tǒng)籌考慮，逐步應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)為主，包括縮微技術(shù)和先進(jìn)的監(jiān)控裝置、通訊設(shè)施和辦公自動化等現(xiàn)代管理手段。
第二十五條 檔案管理經(jīng)費(fèi)按照財(cái)政部、國家檔案局(1980)財(cái)企字第629號文《關(guān)于企業(yè)檔案庫房建設(shè)和購置設(shè)備所需費(fèi)用如何列支的規(guī)定》執(zhí)行。
第二十六條 公司要按照國家有關(guān)規(guī)定向有關(guān)檔案館移交有關(guān)檔案或復(fù)制件。
第四章 檔案管理體制
第二十七條 公司檔案管理涉及生產(chǎn)活動和黨、政、群等各個部門，應(yīng)由一位公司副總經(jīng)理分工領(lǐng)導(dǎo)，并且列入公司領(lǐng)導(dǎo)議事日常，作為考核干部業(yè)績的一部分。
第二十八條 要加強(qiáng)和充實(shí)企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理公司檔案工作。
第二十九條 公司檔案部門是公司檔案、資料的貯存基地和利用中心，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理公司的檔案、資料工作。
第三十條 檔案管理人員
1、公司要配備適應(yīng)檔案、資料工作需要的專職檔案人員，并且應(yīng)有一定數(shù)量的專業(yè)技術(shù)人員。
2、企業(yè)檔案管理人員享受專業(yè)技術(shù)管理人員待遇，按工程技術(shù)專業(yè)或檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任。
第五章 附則
第三十一條 公司黨、政、工、團(tuán)檔案管理按照中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第三十二條 公司會計(jì)檔案管理按照財(cái)政部和國家檔案局制發(fā)的《會計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第三十三條 企業(yè)人事檔案管理按照中共中央組織部的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第三十四條 本辦法由公司綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋執(zhí)行。
第四十五條 本辦法從下發(fā)之日起施行。
