榆家梁煤礦檔案管理制度

第一章  總則
第一條  按照《檔案法》的規(guī)定，為實(shí)現(xiàn)檔案的集中、統(tǒng)一、規(guī)范管理，保護(hù)檔案安全，進(jìn)行檔案的綜合利用，為礦井生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)，特制定本制度。
第二條  本制度適用于礦屬各單位及相關(guān)業(yè)務(wù)單位。
第三條  職責(zé)與權(quán)限
（一）分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)檔案的全面管理工作，定期主持召開檔案工作會(huì)議，總結(jié)部署檔案工作。
（二） 綜合辦公室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等日常管理工作。
（三） 綜合辦公室負(fù)責(zé)按照規(guī)定和審批權(quán)限，提供檔案的查閱和利用工作。
（四） 各部門兼職檔案員具體負(fù)責(zé)做好本部門檔案材料的收集、整理、移交工作，準(zhǔn)確填寫移交單。
第二章   管理制度
第四條  收集管理
（一）機(jī)關(guān)各部門辦理完畢的具有保存價(jià)值的文件、材料都必須交由本部門負(fù)責(zé)收集資料的人員（兼職檔案員）收集齊全，分類整理，半年向綜合辦檔案室移交一次。
（二）基建資料、工程勘測報(bào)告、征地、地質(zhì)等圖紙文件材料，工程竣工后全部收集整理。
第五條  整理、保管
（一） 礦井全部檔案都要進(jìn)行分門別類的整理和保管。
（二） 所有案卷應(yīng)按國有企業(yè)檔案分類規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)整理。
（三） 檔案室應(yīng)設(shè)有適宜檔案保管要求的庫房設(shè)施，檔案人員根據(jù)《檔案室管理制度》認(rèn)真保管。具有永久和長期保存價(jià)值的檔案，如有破損或字跡模糊，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制，維護(hù)檔案的完整與安全。
（四） 檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)必須在離職前將其所保管的檔案數(shù)量及狀況整理清楚，并辦理交接手續(xù)。
第六條  查閱利用管理
（一）檔案室主要為本礦井生產(chǎn)服務(wù)，一般不對(duì)外利用，外單位確因工作需要查閱，必須持單位介紹信，注明利用目的，經(jīng)綜合辦主任、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。查閱者應(yīng)負(fù)責(zé)保證檔案的完整與安全，不能轉(zhuǎn)借、私自影印、復(fù)制，不得損毀，不得遺失，歸還時(shí)檔案人員要認(rèn)真清點(diǎn)，仔細(xì)檢查文件狀況，發(fā)現(xiàn)異常，立即請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)妥善處理。
（二） 查閱檔案者不得在閱檔室吸煙、飲水，不得翻閱與自己無關(guān)的檔案。凡查閱的檔案不得帶出檔案室，確因特殊情況需要借閱者，應(yīng)辦理借閱手續(xù)并在三日內(nèi)交回，如需延長借閱時(shí)間應(yīng)辦續(xù)借手續(xù)。
（三） 劃有密級(jí)的檔案，工作人員從嚴(yán)掌握（如黨委、行政事務(wù)會(huì)議記錄），必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，僅供在檔案室查閱不準(zhǔn)帶出。
（四）要愛護(hù)檔案，不允許拆卷、抽取、涂改、圈點(diǎn)、劃線或污損檔案，如需復(fù)印摘抄，須經(jīng)檔案管理人員批準(zhǔn)。
（五）凡查閱檔案者均須填寫《檔案利用效果登記》。
（六）查閱檔案者不準(zhǔn)進(jìn)入檔案庫。
第七條  統(tǒng)計(jì)管理
(一)為了決策、規(guī)劃、指導(dǎo)工作和管理檔案的需要，檔案室必須對(duì)檔案、檔案工作的現(xiàn)狀及其變化進(jìn)行精確的統(tǒng)計(jì)。
（二） 及時(shí)提供檔案收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管和實(shí)際被利用等方面的數(shù)據(jù)。
（三） 檔案統(tǒng)計(jì)工作要求準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)。
（四） 檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)是檔案登記，檔案室應(yīng)建立下列登記：
卷內(nèi)目錄--是對(duì)卷內(nèi)單份文件的登記。
案卷目錄--是登記案卷的薄冊(cè)。
總登記--是檔案室對(duì)檔案收進(jìn)、移出和實(shí)存數(shù)量的登記。
（五） 檔案室的統(tǒng)計(jì)，按照國家檔案行政管理部門制定的報(bào)表填報(bào)。
（六） 檔案室以平時(shí)的登記為基礎(chǔ)，年終統(tǒng)一上報(bào)檔案行政管理部門和業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)。
（七） 檔案統(tǒng)計(jì)資料作為正式文件歸檔保存。
第八條  鑒定銷毀管理
（一）任何檔案未經(jīng)鑒定批準(zhǔn)不得銷毀。
（二）檔案鑒定分兩步進(jìn)行。
初步簽定：與檔案的立卷同步進(jìn)行，任務(wù)是確定文件歸檔和不歸檔的界線，制定檔案的保管期限。
期滿簽定：即按照保管期限表進(jìn)行簽定，任務(wù)是審查案卷的保存價(jià)值，確定案卷是否銷毀。
（三）檔案鑒定工作必須有組織地進(jìn)行，檔案鑒定工作必須在辦公室主任主持下，由檔案部門和有關(guān)部門組成鑒定小組共同進(jìn)行。
（四） 檔案鑒定工作必須根據(jù)檔案保管期限表進(jìn)行，不得有任何隨意性。
（五） 鑒定工作采取直接鑒定法--凡保管期滿的檔案，均須直接地、逐件逐張地審查文件，按照檔案的實(shí)際情況判定其價(jià)值，決定其銷毀或者延長保存期限。
（六）決定銷毀的檔案，要編制檔案銷毀清冊(cè)，寫出銷毀檔案內(nèi)容分析報(bào)告，經(jīng)過審查批準(zhǔn)，方可銷毀。
（七） 銷毀檔案必須指定專人監(jiān)銷，銷毀人和監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字，以示負(fù)責(zé)。
第九條  庫房管理
（一） 檔案庫房與辦公室分開，非檔案人員不得進(jìn)入庫房。
（二） 檔案室要設(shè)在安全部位，做到防火、防盜、防潮、防高溫、防有害生物、防光、防塵、防有害氣體。
（三）庫房內(nèi)不準(zhǔn)存放易燃、易爆物和糧油食品及其它雜物。
（四） 庫房內(nèi)必須配置滅火器材和溫濕度測量計(jì)。庫房溫濕度標(biāo)準(zhǔn)為：
溫度控制在14-18℃，不超過20℃；
相對(duì)濕度50-60%，不超過70%；
聲像檔案的相對(duì)濕度為30-40%。
（五） 庫內(nèi)檔案要經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)不安全因素要及時(shí)妥善處理，做好檢查記錄。
第十條 保密管理
（一） 檔案庫房要有嚴(yán)密、堅(jiān)固的防盜設(shè)施，謹(jǐn)防檔案被盜、被毀。
（二） 查閱者只能查閱他指明查閱的檔案，不得翻閱無關(guān)的內(nèi)容。
（三） 查閱檔案須經(jīng)辦公室主任或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。未經(jīng)批準(zhǔn)，檔案員不準(zhǔn)提供檔案給任何人閱讀。
（四） 檔案員不得對(duì)任何人談?wù)摍n案文件、資料的內(nèi)容。
第十一條  檔案員管理
（一） 熟悉各類檔案資料的接收、整理、登記、排架、保管等工作。
（二） 對(duì)各類檔案資料進(jìn)行定期檢查，做到家底清楚、帳物卡相符、增減有記載、查閱有登記、對(duì)已過保管期限的各類檔案，提請(qǐng)鑒定并負(fù)責(zé)銷毀處理工作。
（三） 做好檔案的日常管理工作，健全各類檢索工作，為檔案提供利用創(chuàng)造條件。
（四） 負(fù)責(zé)庫房的安全保衛(wèi)工作，做好防火、防盜、防潮、防高溫、防有害生物、防光、防塵、防有害氣體，進(jìn)行庫房溫度的測定與控制，做好記錄，及時(shí)修補(bǔ)破損檔案，最大限度延長檔案壽命。
（五） 參加設(shè)備儀器、基建項(xiàng)目驗(yàn)收等重要活動(dòng)，負(fù)責(zé)檢查文件資料的質(zhì)量，確保文件資料的完整準(zhǔn)確。
（六） 負(fù)責(zé)檔案工作的課題研究，開展檔案管理理論探索，從事檔案的著錄、標(biāo)引及編研工作。
（七） 負(fù)責(zé)分工范圍內(nèi)文件材料的收集、整理及立卷前的文件材料積累。
（八） 參加檔案鑒定、檔案管理制度、規(guī)劃、計(jì)劃的修訂工作。