榆家梁煤礦文件管理制度
第一章 總則
第一條  為規(guī)范文件運行程序, 嚴格控制文件信息的有效傳遞,使文件的收發(fā)、傳閱、銷毀有所遵循。
第二條   本制度適用于與本礦有關(guān)的所有受控文件。
第三條   職責與權(quán)限
（一） 礦長（書記、主席）負責本礦（黨委、工會）行文的簽發(fā)、來文的簽批。
（二） 副礦長、副書記負責本礦（黨委）行文的審簽（簽發(fā)）、來文相關(guān)事項的組織落實工作。
（三）綜合辦負責黨、政、工會文件的收發(fā)、起草、審核、打印、傳閱、立卷、存檔、銷毀等日常管理工作。
（四） 其他部門負責本職業(yè)務(wù)范圍內(nèi)行文的草擬、來文承辦事項的落實工作。
第二章  管理制度
第四條 基本要求
（一）黨、政、工文件實行統(tǒng)一管理，按類登記、編號，存檔。
（二） 材料要責成專人保管，不許把文件材料分放在科（隊）、班組或領(lǐng)導(dǎo)個人手中長期積壓。
第五條  收文管理
（一） 凡礦公啟的文件（除礦領(lǐng)導(dǎo)親啟的外）均由辦公室收發(fā)員登記簽收后，交辦公室秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕壞的拒絕簽收。
（二） 對上級部門發(fā)來的文件要進行信封、文件、文號、機要編號“四對口”核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。
（三）秘書對上級來文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理閱辦單”，并在收文本上登記編號。須由礦領(lǐng)導(dǎo)親啟的文件，礦領(lǐng)導(dǎo)親啟后，也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。
（四）外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送辦公室進行登記編號保管，不得個人保存。
第六條  文件的傳閱
（一）凡辦公室收文均需辦公室主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，秘書分送處領(lǐng)導(dǎo)及承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
（二）傳閱必須有專人負責，統(tǒng)一登記掌握，有秩序地逐文、逐人進行傳閱，隨時掛號和銷號，防止出現(xiàn)漏傳和文件丟失現(xiàn)象。      
（三）為加速文件運轉(zhuǎn)，秘書應(yīng)在當天或第二天將文件送到處領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)和部門較多，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過一周（特殊情況例外）。
（四）閱批文件應(yīng)抓緊時間，一般不得超過兩天，閱完后應(yīng)簽名以示負責，如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，辦公室應(yīng)責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
（五）文件按規(guī)定的范圍組織人員到閱覽室閱讀文件，如有特殊情況，不能到閱覽室閱讀的，只準在辦公室閱讀，傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借他人閱看，自行擴大閱讀范圍，不得自行翻印、復(fù)印和轉(zhuǎn)載，向規(guī)定的范圍以外人員泄漏，對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
（六）閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件。如確因工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防丟失泄密。
（七）文件閱完后，應(yīng)及時送交辦公室秘書，切忌橫傳。
（八）辦公室秘書對文件負有催辦、檢查、督促的責任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理，不得將文件壓放分散。如需備查應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。
第七條  發(fā)文管理
（一）凡以礦上報、下發(fā)的正式文件，統(tǒng)一由辦公室管理，其他部門不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
（二）部門確需向上反映匯報重要情況和向下安排布置重要工作要求發(fā)文時，應(yīng)向辦公室提出申請并將底稿交辦公室審核，由辦公室統(tǒng)一編號發(fā)文。
（三）凡以礦上報、下發(fā)的文件，應(yīng)將填寫的發(fā)文稿紙，經(jīng)辦公室主任核稿后，由礦長或分管礦領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
（四）對全礦影響較大，涉及經(jīng)費、統(tǒng)一管理、規(guī)章制度等的重要文件，均由礦長批準簽發(fā)。
（五）草擬文稿必須從全處角度出發(fā)，做到情況屬實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。
（六）辦公室根據(jù)要求和上級有關(guān)指示精神、有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改，對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿。
（七）對審核時修改較多、有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬稿部門重新簽寫清楚。
（八）需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽。
（九）文稿審核會簽后，按批準權(quán)限的規(guī)定，分別呈送分管領(lǐng)導(dǎo)，由礦長審定批準簽發(fā)。
（十）經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)的文稿，由辦公室秘書統(tǒng)一編號后，送打印室打印。
（十一）文件打印前應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿紙上簽名。
（十二）辦公室秘書對打印質(zhì)量較差的文件，應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。
（十三）給下屬科（隊）的文件、簡報報表材料要履行收發(fā)登記手續(xù)，防止丟失或出現(xiàn)任何差錯，防止失密、泄密。
第八條 文件簽發(fā)程序
（一）各業(yè)務(wù)科室以管理處名義下發(fā)文件時，必須由分管的業(yè)務(wù)礦長簽署發(fā)文卡，經(jīng)辦公室審閱和修改，并符合文件規(guī)范要求。填寫《榆家梁煤礦發(fā)文稿紙》，主任簽批下發(fā)或上報份數(shù)、分發(fā)時間后，方準打印發(fā)放。
（二）不論文件、材料、經(jīng)驗介紹及其它文字材料，辦公室留存三份：主任一份，存檔一份，文書平時工作中翻閱查用一份。
（三）礦長辦公會議、礦務(wù)會議決定的有關(guān)事項，需要用書面通知有關(guān)單位限期執(zhí)行辦理，主任要簽發(fā)“礦長辦公會議決定事項通知單”。
（四）對重要材料，必須經(jīng)會議研究決定或經(jīng)礦長審閱批準后，主任方可簽發(fā)；一般材料由分管業(yè)務(wù)礦長簽批。
第九條 文件的借閱和清退
（一）各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫便條；對有密級的文件須經(jīng)辦公室主任（或副主任）同意后方可借閱。
（二）借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
（三）辦公室秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，定期對文件進行收繳清退工作（一般為月底一小清，季末一中清，年終一大清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。
（四）部門應(yīng)指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦、督查工作。
（五）除機密文件（中共中央、國務(wù)院、中央軍委文件）以外，需用文件的可以復(fù)印或進行摘錄，原件必須交回，防止丟失、泄露；
（六）文件不準長期積壓在個人手中，每年要定期對文件材料進行清理上交歸檔。
第十條  文件的銷毀制度
（一）對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，辦公室要定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
（二）經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車由辦公室秘書和正副主任護送到上級機關(guān)指定的地點監(jiān)視銷毀。
（三）單位要嚴肅認真地使用、保管好各類文件材料，不準自行銷毀。嚴禁把文件、材料、報表以廢紙?zhí)幚碣u給廢品收購站。所有文件、材料、報表到年底一律清理，登記上交檔案室，檔案室要清理、核實、造冊，到期按規(guī)定集中銷毀。