邱集煤礦物資管理暫行規(guī)定
為了滿(mǎn)足物資管理的要求，降低采購(gòu)成本，確保各項(xiàng)物資的供應(yīng)，保障生產(chǎn)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。進(jìn)一步規(guī)范物資計(jì)劃編制、采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)等各環(huán)節(jié)管理工作，特制定本規(guī)定。
(一)物資計(jì)劃的編制
1、各單位根據(jù)生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃和分解的材料費(fèi)指標(biāo)，在確保本單位材料計(jì)劃能夠滿(mǎn)足生產(chǎn)需要的前提下編制下月物資采購(gòu)計(jì)劃，并上報(bào)材料小組。
2、勞保用品的物資計(jì)劃，統(tǒng)一由勞資科根據(jù)發(fā)放計(jì)劃上報(bào)材料小組。
3、黨政辦公室、后勤科、修理用配件等各類(lèi)物資采購(gòu)計(jì)劃編制完成后，上報(bào)物管科。
4、對(duì)于生產(chǎn)急需的計(jì)劃外采購(gòu)，根據(jù)實(shí)際情況向材料小組提出計(jì)劃外采購(gòu)申請(qǐng)，然后報(bào)分管礦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后自行采購(gòu)。
5、維簡(jiǎn)、安全費(fèi)用的采購(gòu)計(jì)劃要以集團(tuán)公司批準(zhǔn)的計(jì)劃編制。
(二)、物資計(jì)劃編制要求
1、各單位物資需求要以編制的月度計(jì)劃為主，月度計(jì)劃的準(zhǔn)確率要控制在85%以上。每月的臨時(shí)計(jì)劃不得超過(guò)月度計(jì)劃的10%，否則，對(duì)材料計(jì)劃編制單位按照“全面預(yù)算考核辦法”進(jìn)行處罰。
2、對(duì)于生產(chǎn)急需的臨時(shí)物資采購(gòu)計(jì)劃，批準(zhǔn)后應(yīng)提前書(shū)面上報(bào)采購(gòu)部門(mén)。
3、各單位編制的物資采購(gòu)計(jì)劃要按照統(tǒng)一格式，物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、使用單位、到貨期限、生產(chǎn)廠家等必須填寫(xiě)清楚、準(zhǔn)確，以確保購(gòu)進(jìn)物資質(zhì)量可靠、有效使用，對(duì)于所報(bào)物資計(jì)劃不準(zhǔn)確、不規(guī)范、不可靠造成物資積壓或影響生產(chǎn)，將對(duì)有關(guān)單位人員追究處罰。
4、對(duì)于設(shè)備、配件的采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)充分考慮生產(chǎn)周期以及供貨運(yùn)輸時(shí)間，各單位編制計(jì)劃應(yīng)具超前性。
5、對(duì)外委配件的加工，使用部門(mén)所報(bào)的圖紙必須設(shè)計(jì)完整、準(zhǔn)確，報(bào)采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行審核后，根據(jù)有關(guān)文件、流程，組織外委加工。
6、各單位要明確一名負(fù)責(zé)物資計(jì)劃編制人員，并按時(shí)向采購(gòu)部門(mén)上報(bào)采購(gòu)計(jì)劃。
(三)計(jì)劃的審核與審批
1、各單位上報(bào)的月度計(jì)劃必須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審核簽字后，再上報(bào)材料小組，否則不予受理。
2、材料小組要根據(jù)物資庫(kù)存情況對(duì)上報(bào)的計(jì)劃進(jìn)行全面統(tǒng)計(jì)和審核，確保采購(gòu)計(jì)劃總成本控制在下達(dá)的指標(biāo)范圍內(nèi)。計(jì)劃要準(zhǔn)確到位，整理后的計(jì)劃不準(zhǔn)出現(xiàn)丟失、多填、混淆工區(qū)的情況。
3、每月22日召開(kāi)物資平衡會(huì)，由分管礦領(lǐng)導(dǎo)對(duì)月度物資采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審批，物資采購(gòu)以審批后計(jì)劃為準(zhǔn)。
4、生產(chǎn)急需的臨時(shí)物資需求計(jì)劃，由分管礦領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后再報(bào)采購(gòu)部門(mén)，否則不予受理。
(四)、計(jì)劃的受理時(shí)間
1、各單位次月物資采購(gòu)計(jì)劃必須在當(dāng)月的22日前報(bào)材料小組。
2、經(jīng)礦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后的全礦物資采購(gòu)計(jì)劃，材料小組必須在每月24日前報(bào)億金公司供應(yīng)站。
3、對(duì)于生產(chǎn)急需的臨時(shí)物資采購(gòu)計(jì)劃，批準(zhǔn)后應(yīng)及時(shí)上報(bào)采購(gòu)部門(mén)。
二、物資采購(gòu)的管理
(一)經(jīng)礦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的次月物資采購(gòu)計(jì)劃，上報(bào)億金公司供應(yīng)站，由億金公司統(tǒng)一進(jìn)行采購(gòu)。
(二)對(duì)于全礦自行采購(gòu)的物資、加工制作等業(yè)務(wù)由物管科歸口管理，統(tǒng)一組織，陽(yáng)光操作。物管科、審計(jì)科、監(jiān)察科、紀(jì)委負(fù)及業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)物資采購(gòu)的詢(xún)價(jià)、議價(jià)、比質(zhì)、比價(jià)等工作
(三)物資采購(gòu)要遵循的原則
1、未經(jīng)審批的物資一律不得自行采購(gòu);
2、倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的庫(kù)存物資應(yīng)優(yōu)先使用;
3、在比價(jià)過(guò)程中，嚴(yán)格執(zhí)行同類(lèi)產(chǎn)品比質(zhì)量，同樣質(zhì)量比價(jià)格，同樣價(jià)格比服務(wù)的原則，擇優(yōu)確定供應(yīng)單位;
(四)、比質(zhì)比價(jià)管理
1、物管科要根據(jù)礦物資需求情況建立比質(zhì)比價(jià)臺(tái)帳以及其他有關(guān)的物資采購(gòu)資料。
2、物管科在采購(gòu)物資時(shí)除招標(biāo)和特殊的臨時(shí)采購(gòu)?fù)?，其余各?lèi)物資采購(gòu)均要實(shí)行比質(zhì)比價(jià)管理。
3、物管科接到批準(zhǔn)后的物資采購(gòu)計(jì)劃后，先核對(duì)采購(gòu)內(nèi)容，確定采購(gòu)方式，參考建立的比質(zhì)比價(jià)臺(tái)帳及過(guò)去采購(gòu)記錄或廠商提供的資料，精選三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行詢(xún)價(jià)、比價(jià)。
4、物管科在詢(xún)價(jià)、比價(jià)過(guò)程中要對(duì)物資供應(yīng)商、產(chǎn)品質(zhì)量和市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行深入的比較分析，對(duì)于各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)資料進(jìn)行整理后填制《物資采購(gòu)詢(xún)價(jià)比價(jià)表》，然后將比質(zhì)比價(jià)情況向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
5、如所采購(gòu)的物資只有一家供應(yīng)商，物管科首先要對(duì)市場(chǎng)認(rèn)真調(diào)研，然后根據(jù)市場(chǎng)調(diào)查情況組織審計(jì)、監(jiān)察、紀(jì)委、財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行議價(jià)。
6、與我礦簽訂長(zhǎng)期購(gòu)銷(xiāo)協(xié)議的供應(yīng)商，物管科要定期進(jìn)行與市場(chǎng)比質(zhì)比價(jià)管理，在同質(zhì)同價(jià)的情況下優(yōu)先采購(gòu)。
(五)、物資采購(gòu)的合同和協(xié)議管理
1、對(duì)進(jìn)行比質(zhì)比價(jià)后的批量物資采購(gòu)超過(guò)5萬(wàn)元的，必須同供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，并嚴(yán)格執(zhí)行合同法和我礦的合同管理制度。
2、在同供應(yīng)商所簽訂的采購(gòu)合同中，要明確數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、價(jià)格等合同要素及其它需要明確的事項(xiàng)。一般情況下，按照標(biāo)準(zhǔn)合同文本簽訂合同。在物資采購(gòu)中，必須先同供應(yīng)商簽訂合同后，再進(jìn)行供貨。對(duì)于不按規(guī)定先進(jìn)貨，再補(bǔ)簽合同的情況財(cái)務(wù)科將不予辦理結(jié)算并給相關(guān)責(zé)任人員進(jìn)行處罰。
3、物管科要對(duì)簽訂采購(gòu)合同的供應(yīng)商的產(chǎn)品，實(shí)行批量簽訂物資購(gòu)銷(xiāo)合同的方式進(jìn)行采購(gòu)與管理。
4、物管科要對(duì)外出修理的物資同樣做好比質(zhì)比價(jià)管理，并簽訂物資修理修配合同。
5、物管科要做好各項(xiàng)檔案的管理工作，如詢(xún)價(jià)比價(jià)表、采購(gòu)合同、修理修配合同、各種物資采購(gòu)的審批及下發(fā)的各種文件。
(六)物資采購(gòu)的其他規(guī)定
1、物管科在采購(gòu)物資時(shí)必須嚴(yán)格按照采購(gòu)原則、采購(gòu)計(jì)劃、比質(zhì)比價(jià)的原則進(jìn)行采購(gòu)。做到不錯(cuò)訂、不漏訂，及時(shí)準(zhǔn)確的做好物資保障工作。對(duì)于超計(jì)劃采購(gòu)的物資由采購(gòu)人員承擔(dān)。
2、在物資采購(gòu)時(shí)，如所采購(gòu)的物資與使用單位所申報(bào)的采購(gòu)規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不一致時(shí)，物管科應(yīng)先征求使用單位意見(jiàn)，在使用單位同意，并簽字確認(rèn)后方可采購(gòu)使用單位同意的代用品，否則出現(xiàn)的后果由物管科直接負(fù)責(zé)。
3、物管科在規(guī)定的時(shí)間未能完成采購(gòu)任務(wù)的，應(yīng)及時(shí)匯報(bào)礦領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明原因，擬定補(bǔ)救措施。
三、物資的倉(cāng)庫(kù)管理
(一)物資的驗(yàn)收
1、對(duì)于億金公司采購(gòu)的物資，億金物資供應(yīng)站應(yīng)根據(jù)各生產(chǎn)單位物資需求情況及時(shí)安排發(fā)貨，并按規(guī)定辦理“假”入庫(kù)手續(xù)。
2、對(duì)于從億金公司和物管科購(gòu)入的周轉(zhuǎn)材料，到貨后必須及時(shí)通知材料小組相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，以便材料小組對(duì)全礦周轉(zhuǎn)物資的調(diào)撥管理。
3、對(duì)于自行采購(gòu)的物資，物管科應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同的相關(guān)規(guī)定，要求供應(yīng)商按時(shí)發(fā)貨。
4、物管科驗(yàn)收人員要依據(jù)合同、訂貨單與供應(yīng)商的送貨單進(jìn)行核對(duì)，并驗(yàn)收入庫(kù)。
5、在物資驗(yàn)收環(huán)節(jié)，要有申請(qǐng)部門(mén)或使用部門(mén)及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)共同進(jìn)行驗(yàn)收，看是否符合合同要求及工藝技術(shù)要求等。
6、在驗(yàn)收過(guò)程中如果發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問(wèn)題，則由物管科根據(jù)合同規(guī)定提出具體解決辦法，聯(lián)系供應(yīng)商，進(jìn)行退換貨處理。
7、經(jīng)驗(yàn)收合格后，則由物管科驗(yàn)收人員負(fù)責(zé)入庫(kù)，填寫(xiě)入庫(kù)單，并與簽字審批后的發(fā)票一起交由財(cái)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理。
8、對(duì)于外出維修的物資，物管科要與使用部門(mén)進(jìn)行共同驗(yàn)收，對(duì)于維修不合格的物資物管科要及時(shí)聯(lián)系維修廠家，按照合同規(guī)定進(jìn)行解決。
9、固定資產(chǎn)驗(yàn)收制度：
(1)固定資產(chǎn)購(gòu)入后要及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收。固定資產(chǎn)的驗(yàn)收由機(jī)電科設(shè)備管理人員、財(cái)務(wù)科固定資產(chǎn)管理人員、固定資產(chǎn)使用單位、設(shè)備采購(gòu)部門(mén)共同驗(yàn)收。
(2)固定資產(chǎn)運(yùn)到后，由采購(gòu)人員召集設(shè)備驗(yàn)收人員到現(xiàn)場(chǎng)對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行驗(yàn)收。
(3)驗(yàn)收人員要對(duì)購(gòu)入固定資產(chǎn)的名稱(chēng)、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、出廠日期、制造單位，包括附屬設(shè)備和技術(shù)文件等資料進(jìn)行一一核對(duì)驗(yàn)收。
(4)驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)一式三聯(lián)的機(jī)電設(shè)備驗(yàn)收單(機(jī)電科、財(cái)務(wù)科、采購(gòu)人員各一聯(lián))，由驗(yàn)收人員共同簽字確認(rèn)。然后將驗(yàn)收合格后固定資產(chǎn)按物資領(lǐng)用程序交給使用部門(mén)。
(5)對(duì)購(gòu)入的固定資產(chǎn)辦理完相關(guān)驗(yàn)收手續(xù)后，機(jī)電科設(shè)備管理員要及時(shí)對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行編號(hào)，固定資產(chǎn)一經(jīng)編號(hào)，不得改變，也不能重復(fù)編號(hào)。
(6)財(cái)務(wù)科固定資產(chǎn)管理人員，在固定資產(chǎn)驗(yàn)收合格后，要及時(shí)進(jìn)行帳務(wù)處理，并錄入固定資產(chǎn)管理軟件，按規(guī)定計(jì)提折舊進(jìn)行管理。
(二)物資的領(lǐng)用
1、各單位領(lǐng)用物資以月度計(jì)劃和臨時(shí)計(jì)劃為依據(jù)。如遇特殊情況，需要超計(jì)劃領(lǐng)料的，領(lǐng)料單位須由分管領(lǐng)導(dǎo)的簽字，否則不予發(fā)料。
2、各單位領(lǐng)用物資必須由單位負(fù)責(zé)人簽字同意，開(kāi)具領(lǐng)料單后到材料小組進(jìn)行審核登記，再到億金公司供應(yīng)站或物管科領(lǐng)用物資。
3、各單位填制的領(lǐng)料單中品名、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、金額、審批、領(lǐng)料人、制單等必須用黑色中性筆填寫(xiě)清楚，不得用藍(lán)色圓珠筆進(jìn)行填寫(xiě)。
4、對(duì)于各單位領(lǐng)料時(shí)發(fā)現(xiàn)型號(hào)規(guī)格等與采購(gòu)計(jì)劃不符時(shí)，領(lǐng)料人員應(yīng)及時(shí)向單位負(fù)責(zé)人匯報(bào)，各單位有權(quán)拒絕領(lǐng)用。同時(shí)嚴(yán)禁各單位對(duì)領(lǐng)用物資進(jìn)行私自調(diào)換，否則將嚴(yán)格追究相關(guān)人員的責(zé)任。
5、各單位在領(lǐng)用億金公司材料后，在使用過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，要及時(shí)同物管科，物管科要積極同億金公司進(jìn)行協(xié)商進(jìn)行退貨或索賠。
6、各單位在億金公司供應(yīng)站和物管科領(lǐng)用的材料要分別單獨(dú)進(jìn)行登記，并按每旬領(lǐng)用材料情況進(jìn)行分別匯總登記。每月的2號(hào)、12號(hào)、22號(hào)各單位材料員要將每旬材料匯總登記情況報(bào)到財(cái)務(wù)科。每旬各單位不按規(guī)定上報(bào)財(cái)務(wù)科的每次罰款50元。
7、每月22號(hào)財(cái)務(wù)科將各單位每旬上報(bào)材料領(lǐng)用情況進(jìn)行匯總，匯總后與億金公司發(fā)貨情況進(jìn)行核對(duì)，對(duì)于核對(duì)不一致的財(cái)務(wù)科要及時(shí)通知材料員，材料員要及時(shí)查找原因。核對(duì)一致后各單位材料員要在核對(duì)表上簽字認(rèn)可。
8、億金公司每月要根據(jù)財(cái)務(wù)科核對(duì)一致后材料領(lǐng)用情況要及時(shí)開(kāi)具發(fā)票，發(fā)票開(kāi)具后要及時(shí)送財(cái)務(wù)科進(jìn)行審核。
(四)、物資的發(fā)放
1、億金公司供應(yīng)站、物管科發(fā)料人員首先要審核領(lǐng)料單：(1)領(lǐng)料單中品名、規(guī)格、單位、數(shù)量、審批、材料小組是否按規(guī)定進(jìn)行填寫(xiě)等。(2)所領(lǐng)物資是否在計(jì)劃內(nèi)。(3)核對(duì)庫(kù)存是否有貨。審核無(wú)誤后方可對(duì)領(lǐng)料單上的金額進(jìn)行劃價(jià)登記。
2、發(fā)料人員要細(xì)心審核領(lǐng)料單，對(duì)所發(fā)物資的品名、規(guī)格(型號(hào))、單位、數(shù)量等雙方確認(rèn)無(wú)誤后方可發(fā)放。
3、材料發(fā)放人員要對(duì)發(fā)放的材料按照“日清日結(jié)”的原則及時(shí)登記帳務(wù)，并將每天材料發(fā)放情況及時(shí)發(fā)布到辦公系統(tǒng)上。
4、材料發(fā)放人員嚴(yán)禁白條和無(wú)任何手續(xù)發(fā)料，特殊情況經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可先發(fā)料，但次日必須補(bǔ)辦正規(guī)手續(xù)。
