天聚富源煤業(yè)檔案管理制度
一、總則
2、歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機構在工作中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。
3、公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)，結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
二、文件材料的收集管理
4、堅持部門收集、管理文件材料制度，礦屬檔案室集中管理的原則。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定(人員變動應及時通知檔案室)，年度終了時(或季度終了時)將所屬部門的文件系統(tǒng)整理后，封存礦屬檔案室，以備查詢。
5、各部門專(兼)職文書的職責
(1)、了解本部門的工作業(yè)務，掌握本部門承辦文件資料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。
(2)、認真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門文件材料及時收集歸卷，每年3月份前應將歸檔文件歸檔完畢，并向礦屬檔案室內(nèi)辦好交接簽收手續(xù)。
(3)、承辦人員借用文件材料時，應積極提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借閱文件材料登記手續(xù)。
三、歸檔范圍
6、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄、會議紀要等。
7、上級機關發(fā)來的與本單位有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。
8、本單位對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。
9、本單位的請示與上級機關的批復。
10、本單位反映主要職能活動的報告、總結。
11、公司所屬各單位各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
12、本公司與業(yè)務單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
13、本單位干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。
14、本單位職工勞動、工資、福利人事方面的文件材料。
15、本單位的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
16、歸檔的文件材料，應按照自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進行歸檔。
17、在一個卷內(nèi)要按問題或文件形成的時間系統(tǒng)地排列。
18、案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長期(十五年以上)、短期(十五年以下)三種。
19、按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄備考表。全部案卷組成后，要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。
五、檔案借閱
20、借閱檔案要履行借閱手續(xù)。調閱檔案，應填寫“調卷單”，經(jīng)礦長批準或辦公室主任批準后，可在檔案室查閱，但不能帶出;若必須帶出檔案室查閱的，要經(jīng)礦長批準或辦公室主任批準后，方可帶出。
21、借閱時間，一般檔案最長不超過一周，密級檔案最長不超過三天。如有特殊情形應延長調閱期限時，應按借閱程序，重新辦理。
22、借閱人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批準不得復印檔案。如有其它人員調(借)閱同一檔案時，應變更調閱登記，不得私自接受。
23、調閱檔案，應經(jīng)辦公室主任同意。
24、借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需經(jīng)辦公室主任批準。
