辦公用品管理辦法

為了規(guī)范項目部辦公用品的管理工作，合理控制費用支出，厲行節(jié)約，避免浪費，特制定本辦法。

第一條 適用范圍

本辦法適用于項目部及各架子隊、預(yù)制廠。

第二條 職責(zé)

1、項目經(jīng)理部綜合管理部是辦公用品的歸口管理部門，負(fù)責(zé)辦公用品的采購計劃報批、采購、驗收、發(fā)放以及實物臺帳登記等日常管理工作。

2、項目經(jīng)理部(架子隊、預(yù)制廠)財務(wù)部門負(fù)責(zé)辦公用品的費用預(yù)算報批、審核報銷、組資及提取折舊等工作。

3、項目經(jīng)理部(架子隊、預(yù)制廠)具體使用部門和個人負(fù)責(zé)辦公用品的日常使用、保養(yǎng)、維護(hù)及保管工作。

第三條 本辦法所指辦公用品

1、耐用品

第一類：辦公家具類，如各類辦公桌、辦公椅、會議椅、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、電腦臺、保險箱及室內(nèi)非電器類較大開型的辦公陳設(shè)等。

第二類：辦公設(shè)備類，如電腦、打印機、掃描儀、傳真(電話)機、復(fù)印機、投影儀、保險柜、電視機、攝像機、照相機、空調(diào)、電風(fēng)扇、飲水機、路由器、交換機、視頻會議設(shè)備、音響器材等。

第三類：廚具餐具類，如電冰柜、消毒柜、炊事器具等。

2、代值易耗品

第四類：辦公文具類，復(fù)印紙、耗材、鉛筆、膠水、單(雙)面膠、圖釘、圓形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、螢光筆、涂改液、剪刀、釘書機、復(fù)寫紙、大頭針、紙類印刷品等。

第五類：生活用品類，如面巾紙、紙簍、拖把、茶具等。

第四條 辦公機具配置標(biāo)準(zhǔn)

1、項目經(jīng)理部

序號 費用名稱 單價 費用標(biāo)準(zhǔn) 備注

1 項目經(jīng)理、書記、總工 元/人 2000 配備：辦公桌椅、沙發(fā)各一套

2 項目副職 元/定編人數(shù) 1500 配備：辦公桌椅、沙發(fā)各一套

3 項目業(yè)務(wù)部室 元/人套 400 配備：辦公桌椅

4 文件資料柜 元/套 400

5 臺式電腦 元/臺 4000 計劃部、財務(wù)部、試驗室、物資設(shè)備部、安質(zhì)部、綜合部、調(diào)度室、工程部、征拆辦各1臺

6 筆記本電腦 元/臺 5000 按照實際需要確定

7 打印機 元/臺 1400 財務(wù)部、物資設(shè)備部(打票)、計劃部、綜合部(共用)

可利用網(wǎng)絡(luò)復(fù)印機打印

8 復(fù)印機 元/臺 20000內(nèi) 配備1臺

9 攝像機 元/臺 5000 配備1臺

10 投影儀 元/臺 6000內(nèi) 配備1臺

11 照相機 元/臺 2000 綜合部、調(diào)度室、安質(zhì)部、工程部

12 掃描儀 元/臺 400 配備1臺

13 傳真機 元/臺 1000 配備1臺

14 飲水機 元/臺 150 項目領(lǐng)導(dǎo)各辦公室各1臺

15 空調(diào)機 元/臺 2000 按照實際需要確定

…

食堂廚餐具補助費 在福利費用總額內(nèi)控制列銷

1 電冰柜 2000 配備1臺

2 消毒柜 1400 配備1臺

3 餐具柜 180 配備1臺

4 餐桌凳子 按照實際需要配置

注:表中未列辦公用品按實際情況配置,需履行報批手續(xù)的按程序辦理。

2、各架子隊、預(yù)制廠

序號 費用名稱 單價 費用標(biāo)準(zhǔn) 備注

1 隊長、書記、總工 元/人 1500 配備：辦公桌椅、沙發(fā)各一套

2 隊副職 元/定編人數(shù) 1000 配備：辦公桌椅、沙發(fā)各一套

3 項目業(yè)務(wù)部室 元/人套 350 配備：辦公桌椅

4 文件資料柜 元/套 400

5 臺式電腦 元/臺 4000 計劃部、財務(wù)部、試驗室、物資設(shè)備部、安質(zhì)部、綜合部、調(diào)度室、工程部各1臺

6 筆記本電腦 元/臺 5000 按照實際需要確定

7 打印機 元/臺 1400 財務(wù)部、計劃部、綜合部(共用)可利用網(wǎng)絡(luò)復(fù)印機打印

8 復(fù)印機 元/臺 20000內(nèi) 配備1臺

9 照相機 元/臺 2000 配備2臺

10 掃描儀 元/臺 400 配備1臺

11 傳真機 元/臺 1000 配備1臺

12 飲水機 元/臺 150 配備5臺

13 空調(diào)機 元/臺 2000 按照實際需要確定

…

食堂廚餐具補助費 在福利費用總額內(nèi)控制列銷

1 電冰柜 2000 配備1臺

2 消毒柜 1400 配備1臺

3 餐具柜 180 配備1臺

4 餐桌凳子 按照實際需要配置

注:表中未列辦公用品按實際情況配置,需履行報批手續(xù)的按程序辦理。

第五條 辦公用品的預(yù)算、采購、發(fā)放領(lǐng)用、使用保管、移交、處置、報廢。

1、預(yù)算。項目經(jīng)理部財務(wù)部門根據(jù)項目需要，編制項目辦公用品總預(yù)算、年度預(yù)算(分部門)，并報公司審批。

2、采購。項目經(jīng)理部(架子隊、預(yù)制廠)各部門(人)填寫《辦公用品采購計劃表》(附件1，一式二份，一份自存，一份提交綜合管理部)，提出辦公機具具體采購計劃，再由綜合管理部進(jìn)行匯總，經(jīng)項目經(jīng)理辦公會議審議通過后進(jìn)行集中采購。其中耐用品的采購至少提供3家以上數(shù)量的供貸商以供選擇。

3、發(fā)放領(lǐng)用。辦公用品采購到位后，項目經(jīng)理部(架子隊、預(yù)制廠)領(lǐng)用部門(人)填寫《辦公用品領(lǐng)用(登記)表》(附件2，一式三份)，到綜合管理部完善領(lǐng)用手續(xù)(筆記本電腦等耐用品必須登記在具體使用人名下)后，領(lǐng)取本部門(人)的所有辦公用品?！掇k公用品領(lǐng)用(登記)表》分別存領(lǐng)用部門(人)、綜合管理部、財務(wù)部門備查。

4、使用保管。領(lǐng)用部門(人)應(yīng)節(jié)約使用辦公用品。屬于耐用品的辦公用品，必須正確和安全使用，并注意保養(yǎng)和維修，如人為故障、損壞或遺失的，由領(lǐng)用部門承擔(dān)責(zé)任，領(lǐng)用人負(fù)責(zé)賠償。

5、移交。因工作調(diào)動離開項目經(jīng)理部(架子隊、預(yù)制廠)的人員，必須填寫《辦公用品移交清單》(附件3，一式三份)，綜合管理部負(fù)責(zé)接交，財務(wù)部門負(fù)責(zé)監(jiān)交，及時完善相關(guān)移交手續(xù)。如人為故障或損壞，由領(lǐng)用人折價賠償。對未辦完辦公用品移交手續(xù)的調(diào)出人員，項目經(jīng)理部(架子隊、預(yù)制廠)不辦理其工資關(guān)系等轉(zhuǎn)出手續(xù)?！掇k公用品移交清單》分別存移交人、綜合管理部、財務(wù)部門備查。

6、處置。工程項目結(jié)束后，綜合管理部要對辦公用品進(jìn)行回收、盤點、統(tǒng)計。屆時，項目經(jīng)理部成立處置辦公用品工作小組，會同綜合管理部、財務(wù)部門對辦公用品進(jìn)行分析評估，區(qū)別不同情況，提出轉(zhuǎn)場、作價處理、報廢等處置意見，形成《辦公用品處置意見表》(附件4，一式三份)和《轉(zhuǎn)場辦公用品清單》(附件5，一式三份)。對能夠轉(zhuǎn)場使用的辦公用品，必須轉(zhuǎn)入下一項目繼續(xù)使用，項目經(jīng)理部必須確保轉(zhuǎn)場辦公用品處于正常狀態(tài)?！掇k公用品處置意見表》和《轉(zhuǎn)場辦公用品清單》分別存綜合部、財務(wù)部門備查。

7、報廢。辦公用品因使用年限過長或破損等原因確實無法使用或影響辦公的，領(lǐng)用部門(人)須填寫《辦公用品報廢申請表》(附件6，一式四份)，經(jīng)項目經(jīng)理審簽，并報經(jīng)公司(僅指固定資產(chǎn)的報廢審批)批準(zhǔn)后，按照固定資產(chǎn)報廢管理規(guī)定和財務(wù)管理制度，綜合部負(fù)責(zé)回收處理，財務(wù)部門負(fù)責(zé)帳務(wù)處理?！掇k公用品報廢申請表》分別存申請部門(人)、綜合管理部、財務(wù)部門。

第六條 管理要求

1、使用辦公用品應(yīng)牢固樹立節(jié)約光榮、浪費可恥的思想，在日常工作中要精打細(xì)算，努力降低辦公成本。

2、精心使用辦公用品，認(rèn)真遵守操作規(guī)程，及時關(guān)閉電源，定期維護(hù)保養(yǎng)，最大限度的延長辦公設(shè)備、用品的使用壽命。

3、加強防范意識，做好辦公用品的防火、防盜、防爆、防潮、防霉等工作。

4、辦公用品應(yīng)為辦公所用，不得據(jù)為已有，挪作私用;不得用辦公設(shè)備干私活、謀私利。

5、嚴(yán)禁將辦公用品借給外單位(個人)使用。

6、對于高檔耐用辦公用品，各部門之間應(yīng)盡量協(xié)調(diào)相互借用，一般不得重復(fù)購置。使用中辦公用品出現(xiàn)故障，由原采購人員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和聯(lián)系退換、保養(yǎng)、維修、配件事宜。因使用不當(dāng)，人為造成辦公用品損壞的，直接責(zé)任人應(yīng)負(fù)賠償責(zé)任。

7、對第一類辦公用品，可根據(jù)現(xiàn)場實際情況，盡量采取租賃方式。

8、從其他單位或項目無償或有償調(diào)入的辦公用品，也須辦理驗收、分配使用、登記、記帳等手續(xù)。

9、屬于固定資產(chǎn)的辦公用品，按照集團公司有關(guān)財務(wù)規(guī)定管理，并按時計提固定資產(chǎn)折舊。

10、綜合管理部應(yīng)分部門整理、核對發(fā)放清單，及時與財務(wù)部門溝通，核對辦公用品的分布與使用情況。對于耐用品，綜合管理部建立實物臺帳，財務(wù)部門建立資產(chǎn)臺帳，每年進(jìn)行一次資產(chǎn)清查，確保帳物相符。

第七條 獎懲

項目經(jīng)理部根據(jù)各部門(人)的辦公用品年度預(yù)算，在年終對各部門(人)辦公費用的節(jié)超情況進(jìn)行考核，對節(jié)約的部門(人)進(jìn)行獎勵，對超支的部門(人)進(jìn)行處罰。獎罰標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行集團公司完全責(zé)任成本管理的相關(guān)規(guī)定，即按預(yù)算節(jié)超額的50%兌現(xiàn)獎罰。