檔案資料管理辦法

第一章

總 則

第一條 為規(guī)范項(xiàng)目檔案管理工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)公司、局項(xiàng)目部、集團(tuán)公司、業(yè)主有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本項(xiàng)目實(shí)際，制定本辦法。

第二條 檔案分類：文書檔案、科技檔案、設(shè)計(jì)資料檔案、竣工資料檔案、會(huì)議檔案、設(shè)備儀器檔案、人勞檔案、招投標(biāo)及合同檔案、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案等。

本項(xiàng)目在工程施工管理過程中形成的對(duì)項(xiàng)目工作、工程施工具有保存和利用價(jià)值的各種門類和載體的文件材料均屬國(guó)家和項(xiàng)目所有，應(yīng)按檔案工作的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和管理。

第三條 檔案工作應(yīng)納入項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化管理工作流程，納入各部門和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。

項(xiàng)目成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由項(xiàng)目副書記任組長(zhǎng)，總工程師、財(cái)務(wù)總監(jiān)、成本副經(jīng)理任副組長(zhǎng)，各部室負(fù)責(zé)人為組員。

第二章 檔案工作機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

第四條 項(xiàng)目綜合管理部負(fù)責(zé)文書檔案、會(huì)議檔案、人勞檔案等管理工作，負(fù)責(zé)制定項(xiàng)目檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作計(jì)劃并組織實(shí)施。

項(xiàng)目工程部負(fù)責(zé)科技檔案、設(shè)計(jì)資料檔案、竣工資料檔案等管理工作。

項(xiàng)目計(jì)財(cái)部負(fù)責(zé)招投標(biāo)及合同檔案、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案等管理工作。

其他業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門專業(yè)檔案管理工作。

項(xiàng)目所屬單位設(shè)檔案機(jī)構(gòu)和專(兼)職檔案人員，負(fù)責(zé)本單位文件材料的歸檔和竣工檔案的編制工作，并負(fù)責(zé)將竣工檔案移交給項(xiàng)目經(jīng)理部或所在公司。

第五條 各檔案部門應(yīng)借助先進(jìn)的信息技術(shù)手段為檔案的保管、利用提供便捷的服務(wù)，采用新技術(shù)、新設(shè)備來改善保管形式和檢索條件，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

第三章 文件材料收集、歸檔

第六條 檔案收集內(nèi)容為：

(一)項(xiàng)目各種重要會(huì)議和重大活動(dòng)及事件形成的文件資料。包括通知、報(bào)告、講話、簡(jiǎn)報(bào)、紀(jì)要、總結(jié)和典型經(jīng)驗(yàn)材料等。

(二)項(xiàng)目各項(xiàng)工作中形成的重要文件材料。包括命令、指示、重要通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)定、章程、重要調(diào)查材料、計(jì)劃文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。

(三)項(xiàng)目所收與業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料。

(四)參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的重要會(huì)議帶回的各種文件、資料。

(五)因機(jī)構(gòu)變動(dòng)或采購(gòu)重要設(shè)備接收的各種文件、資料。

(六)各種招投標(biāo)資料、合同。

(七)設(shè)計(jì)單位交付的設(shè)計(jì)文件。

(八)所屬各單位、設(shè)備安裝單位編制的竣工文件。

(九)所屬各單位報(bào)送的各類文件、資料。

(十)其他應(yīng)該收集歸檔的文件、資料。

第七條 項(xiàng)目各部門及所屬單位應(yīng)按規(guī)定對(duì)需歸檔文件材料進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)地分類、組合、排列和編目，依專業(yè)分部門管理。

文書檔案類歸檔文件材料由項(xiàng)目各業(yè)務(wù)部門整理、編目;基本建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備儀器檔案、人事檔案、社保檔案、會(huì)計(jì)檔案、招投標(biāo)檔案等由相關(guān)業(yè)務(wù)部門設(shè)專人負(fù)責(zé)整理、編目、歸檔。

個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔的公文或者拒絕移交文件歸檔。工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)應(yīng)及時(shí)向檔案人員辦理歸檔文件材料的交接。

第八條 項(xiàng)目各部門主要?dú)w檔內(nèi)容

綜合管理部：文書檔案、會(huì)議檔案、人事檔案、勞資檔案等文件材料;

計(jì)劃財(cái)務(wù)部：會(huì)計(jì)檔案、社保檔案及驗(yàn)工計(jì)價(jià)、各種合同及招標(biāo)投標(biāo)方面的文件材料;

工程管理部：預(yù)可行性研究、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、施工圖、科研報(bào)告、建設(shè)用地、征地拆遷、竣工文件、環(huán)境評(píng)價(jià)、環(huán)境保護(hù)、三電遷改、地下管線、文物遷改、通航論證、防洪評(píng)估、交叉跨越、林地手續(xù)等文件材料;

安全質(zhì)量部：試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、咨詢監(jiān)理、質(zhì)量安全、工作總結(jié)報(bào)告等文件材料;

物資設(shè)備部：物資設(shè)備招標(biāo)等相關(guān)文件材料;

中心試驗(yàn)室：試驗(yàn)檢測(cè)等相關(guān)資料。

所屬單位文件材料的歸檔可參考以上歸檔內(nèi)容。

第九條 項(xiàng)目各部門辦理完畢的、具有保存價(jià)值的各種載體(照片、實(shí)物、聲像材料等)的文件材料由專人負(fù)責(zé)收集齊全，分類整理，組成管理單位、編目(含電子版)、歸檔。

所屬單位形成的文件材料由檔案人員進(jìn)行歸檔，機(jī)構(gòu)撤銷后向項(xiàng)目或公司移交。

第十條 各類檔案文件材料的歸檔范圍、分類、保管期限的劃分、整理與編目，應(yīng)符合鐵道部、客專公司和集團(tuán)公司相關(guān)規(guī)定的要求。

歸檔文件的書寫及書寫材料和載體材料應(yīng)規(guī)范，法律手續(xù)完備。歸檔的文件材料應(yīng)為原件，并齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。電子文件應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文材料應(yīng)與中譯文一并歸檔。

第十一條 歸檔文件材料的整理應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求。

文書檔案按《鐵路歸檔文件整理規(guī)則》(辦檔〔2003〕14號(hào))、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894—2002)執(zhí)行;

基本建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備儀器檔案、招投標(biāo)檔案按《鐵路科學(xué)技術(shù)檔案分類與代碼》(TB/T1588-2005)、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》(GB/T17678.1-1999)執(zhí)行;

會(huì)計(jì)檔案按《鐵路系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則》(辦檔〔1998〕22號(hào))及《鐵路系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則補(bǔ)充規(guī)定》(辦檔〔1999〕22號(hào))和集團(tuán)公司及業(yè)主有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十二條 歸檔時(shí)間

文書檔案：當(dāng)年形成的文件材料應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

基本建設(shè)檔案：項(xiàng)目及各單位形成的在其工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)交后三個(gè)月內(nèi)歸檔或分階段、單項(xiàng)歸檔。

會(huì)計(jì)檔案：在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔。

招投標(biāo)檔案：應(yīng)在每個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目結(jié)束后歸檔。

科學(xué)研究檔案：應(yīng)在每項(xiàng)科研課題完成或停止后歸檔。

設(shè)備儀器檔案：應(yīng)在每個(gè)設(shè)備儀器安裝調(diào)試或使用后歸檔。

電子文件、照片及底片、聲像材料、實(shí)物等載體的文件材料可及時(shí)歸檔或與紙質(zhì)文件的歸檔時(shí)間一致。

第四章 檔案管理

第十三條 歸檔后的紙質(zhì)檔案和電子檔案按不同類別、年度、保管期限等進(jìn)行系統(tǒng)的排列。文書檔案按年度—保管期限排列;基本建設(shè)檔案按線路名稱—階段—專業(yè)—里程排列;會(huì)計(jì)檔案按類別—年度—保管期限排列;招投標(biāo)檔案按類別—項(xiàng)目排列;設(shè)備儀器檔案按類別—設(shè)備順序號(hào)排列;科學(xué)研究檔案按項(xiàng)目—專業(yè)排列。

第十四條 對(duì)有破損或字跡模糊的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制，以延長(zhǎng)檔案的壽命。

第十五條 檔案庫(kù)房要安全堅(jiān)固，保持適當(dāng)?shù)臏囟群拖鄬?duì)的濕度，按照“六防”(防火、防盜、防潮、防蛀、防塵、防光)要求，配備和添置必要的設(shè)備設(shè)施，設(shè)專人負(fù)責(zé)管理，建立定期檢查和清點(diǎn)制度，確保檔案的安全和長(zhǎng)期保存。

第十六條 建立檔案登記和統(tǒng)計(jì)制度。對(duì)檔案的入庫(kù)、移出、保管、利用等情況及時(shí)進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。

第五章 檔案利用

第十七條 編制多種檢索工具采用不同的查詢方式滿足利用者需要，建立科學(xué)、快捷的計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)。

第十八條 制定檔案借閱、摘抄、復(fù)制制度，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。嚴(yán)格遵守保密制度，查閱密級(jí)檔案或外借工程建設(shè)檔案資料須經(jīng)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第十九條 黨務(wù)類檔案和會(huì)計(jì)檔案、人事檔案只限于檔案形成部門的人員查閱。

第二十條 攜帶檔案外出應(yīng)派專人專車，不得將檔案帶至公共場(chǎng)所。

第六章 檔案移交與銷毀

第二十一條 工程結(jié)束后各類檔案應(yīng)按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行移交。

文書檔案、會(huì)計(jì)檔案待機(jī)構(gòu)撤銷或合并后向接管單位移交;設(shè)計(jì)施工圖及招投標(biāo)檔案待工程驗(yàn)交后向接管單位移交;竣工文件的編制移交按《鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制移交辦法》(辦檔〔2002〕8號(hào))和《鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收交接辦法》(鐵建設(shè)〔2008〕23號(hào))執(zhí)行。

第二十二條 沒有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)項(xiàng)目有關(guān)部門鑒定和分管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，在立卷歸檔工作結(jié)束后銷毀。在收發(fā)文簿上加蓋“銷毀”戳，編制銷毀清單，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽字，并有兩人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。

對(duì)已過保管期限確無保存價(jià)值的檔案適時(shí)提出銷毀建議，經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人審核同意，報(bào)項(xiàng)目分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后按銷毀辦法實(shí)施。

第七章 考核、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰

第二十三條 項(xiàng)目將定期、不定期組織檔案管理檢查、考核、評(píng)比工作。

第二十四條 項(xiàng)目對(duì)有下列行為之一的部門和檔案工作人員予以獎(jiǎng)勵(lì)：

(一)在檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用等方面成績(jī)突出的;

(二)舉報(bào)、制止檔案違法行為，查處檔案違法案件表現(xiàn)突出的。

第二十五條 有下列行為之一的，由檔案部門提出建議，有關(guān)主管部門對(duì)直接責(zé)任人員依法給予行政處分：

(一)損毀、丟失屬于項(xiàng)目所有檔案的;

(二)擅自提供、抄錄、公布屬于項(xiàng)目所有檔案的;

(三)涂改、偽造檔案的;

(四)擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓項(xiàng)目所有檔案的;

(五)不按規(guī)定歸檔或移交檔案的;

(六)明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的。

第八章 附 則

第二十六條 本辦法未盡事項(xiàng)由項(xiàng)目綜合管理部負(fù)責(zé)提出處置方案，并負(fù)責(zé)跟蹤落實(shí)。

第二十七條 本辦法自發(fā)布之日起實(shí)行。

附件1：文件材料歸檔范圍和保管期限表(文書、基建、招投標(biāo)、科研、設(shè)備儀器檔案)

附件2：文件和檔案保密制度

附件3：檔案借閱制度

附件4：檔案庫(kù)房管理制度

附件1：

文件材料歸檔范圍和保管期限表

(文書、基建、招投標(biāo)、科研、設(shè)備儀器檔案)

一、文件材料不歸檔范圍

(一)上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)的不需本項(xiàng)目辦理的;任免、獎(jiǎng)懲非本項(xiàng)目人員的;供工作參考的文件材料。

(二)本項(xiàng)目的重份文件;無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、校對(duì)稿;項(xiàng)目?jī)?nèi)部互相抄送的非公式文件。

(三)本項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)兼任外單位職務(wù)形成的與本項(xiàng)目工作無關(guān)的文件材料。

(四)同級(jí)機(jī)關(guān)的不需貫徹執(zhí)行和辦理的文件材料。

(五)下屬單位的供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。

二、文件材料保管期限年限

(一)文件材料保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種

1.永久：30年以上;

2.長(zhǎng)期：10以上至30年以下(含30年);

3.短期：10年(含10年)以下。

(二)文書檔案保管期限

序號(hào) 歸 檔 范 圍 保管

期限

1 黨務(wù)類

1.1

黨委

工作 工作總結(jié)、大事記、決定、決議、重要通知、調(diào)研報(bào)告及專題總結(jié) 永久

年度工作計(jì)劃、一般性的通知和報(bào)告、工作制度和辦法等 長(zhǎng)期

黨務(wù)工作的簡(jiǎn)報(bào)、通報(bào) 短期

上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)項(xiàng)目重大問題的指示、批示文件 永久

上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)項(xiàng)目一般性、普發(fā)性的文件材料 短期

對(duì)下屬單位黨務(wù)工作的批復(fù) 長(zhǎng)期

1.2

組織

工作 對(duì)黨員、黨員干部考察、考核、任免、政審決議、決定等 永久

黨員入黨、轉(zhuǎn)正、延期、退黨、取消預(yù)備期資格的決議、決定及黨員名冊(cè);黨組織、黨員的統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久

項(xiàng)目黨群機(jī)構(gòu)設(shè)置、調(diào)整、人員編制等方面決議、決定及通知;組織工作的規(guī)章制度;黨費(fèi)收支與黨組織關(guān)系介紹信及存根 長(zhǎng)期

1.3

宣傳 反映項(xiàng)目重要活動(dòng)的簡(jiǎn)報(bào)、編輯出版物的樣本與定稿 永久

項(xiàng)目宣傳工作的報(bào)告、會(huì)議記錄、調(diào)研材料等 長(zhǎng)期

1.4

紀(jì)檢監(jiān)察 紀(jì)檢監(jiān)察工作的決定、通知、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、會(huì)議記錄與紀(jì)要、請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)批復(fù) 永久

重大案件的立案報(bào)告、調(diào)查依據(jù)、審查結(jié)論、處理意見等材料 永久

一般案件的調(diào)查處理材料;紀(jì)檢與監(jiān)察工作的規(guī)定、通報(bào) 長(zhǎng)期

2 工會(huì)類

工會(huì)工作計(jì)劃、總結(jié)、決定、通知、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表;項(xiàng)目民主管理、勞動(dòng)競(jìng)賽、表彰先進(jìn)、勞保福利方面的文件材料;工會(huì)會(huì)費(fèi)與財(cái)務(wù)管理材料 長(zhǎng)期

工會(huì)制發(fā)的規(guī)章制度;文體活動(dòng)等方面的文件材料 短期

3 行政管理類

3.1

行政

事務(wù) 項(xiàng)目經(jīng)理辦公會(huì)、聯(lián)席會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要、決定等;上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)視察的題詞、指示、講話材料;項(xiàng)目工作總結(jié)、重要的報(bào)告 永久

上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的本項(xiàng)目應(yīng)執(zhí)行的有關(guān)文件 長(zhǎng)期

機(jī)構(gòu)設(shè)立、變更、更名;啟用與廢止印模等文件材料 永久

機(jī)構(gòu)設(shè)立、變更、更名;啟用與廢止印模等文件材料 長(zhǎng)期

工商行政管理方面的材料 重要的 永久

工商行政管理方面的材料 一般的 長(zhǎng)期

文秘、機(jī)要、保密、信訪等方面的文件材料 長(zhǎng)期

其他行政事務(wù)方面形成的材料 重要的 長(zhǎng)期

其他行政事務(wù)方面形成的材料 一般的 短期

3.2

安全

保衛(wèi) 法律及公證事務(wù)中形成的文件材料 重要的 永久

法律及公證事務(wù)中形成的文件材料 一般的 長(zhǎng)期

安全保衛(wèi)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示與批復(fù)、決定、辦法、通知、報(bào)表等重要文件材料 長(zhǎng)期

上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的本項(xiàng)目應(yīng)執(zhí)行的安全保衛(wèi)方面的文件 長(zhǎng)期

安全保衛(wèi)工作的一般文件材料 短期

3.3

審計(jì)

工作 審計(jì)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的審計(jì)任務(wù)書;專項(xiàng)審計(jì)的重要通知、報(bào)告、決定、評(píng)價(jià)書(結(jié)論)、調(diào)查與證明等材料 永久

審計(jì)工作會(huì)議記錄與紀(jì)要、計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、決定、辦法、請(qǐng)示與批復(fù)等 長(zhǎng)期

上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的本項(xiàng)目應(yīng)貫徹執(zhí)行的有關(guān)審計(jì)工作文件 長(zhǎng)期

下屬單位報(bào)送的審計(jì)工作文件 短期

3.4

勞動(dòng)

人事 項(xiàng)目?jī)?nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制方面的有關(guān)文件材料; 永久

干部職工的任免與招聘、獎(jiǎng)懲、考察、職稱評(píng)聘等方面的文件材料 永久

項(xiàng)目職工名冊(cè)、勞動(dòng)人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久

項(xiàng)目干部、人事、工資、勞動(dòng)保護(hù)、保險(xiǎn)政策性文件;工作總結(jié) 長(zhǎng)期

項(xiàng)目干部職工調(diào)動(dòng)介紹信及存根、工資轉(zhuǎn)移證等 長(zhǎng)期

上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的本企業(yè)應(yīng)貫徹執(zhí)行的有關(guān)文件 長(zhǎng)期

干部職工進(jìn)修培訓(xùn)的文件材料 憑證性的 長(zhǎng)期

干部職工進(jìn)修培訓(xùn)的文件材料 一般的 短期

3.5

外事 外事工作請(qǐng)示與批復(fù)、通知;談判記錄、會(huì)談紀(jì)要、出國(guó)考察報(bào)告等 永久

外事接待文件材料、來往函電、出國(guó)組團(tuán)文件、出國(guó)考察參考性資料 短期

4 計(jì)劃統(tǒng)計(jì)類

建設(shè)投資、進(jìn)度、物資、工程量的建議計(jì)劃、實(shí)施計(jì)劃和調(diào)整計(jì)劃 長(zhǎng)期

項(xiàng)目工程建設(shè)、施工及管理方面的統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久

5 財(cái)務(wù)資產(chǎn)類

5.1

財(cái)務(wù)

管理 項(xiàng)目財(cái)務(wù)核算、決算 永久

項(xiàng)目有關(guān)稅務(wù)、資金管理、會(huì)計(jì)管理的文件材料 重要的 長(zhǎng)期

項(xiàng)目有關(guān)稅務(wù)、資金管理、會(huì)計(jì)管理的文件材料 一般的; 短期

財(cái)務(wù)管理制度、規(guī)定、辦法、通知;上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的需執(zhí)行的政策性文件 長(zhǎng)期

固定資產(chǎn)新增、調(diào)撥、報(bào)廢的文件材料 重要的 長(zhǎng)期

固定資產(chǎn)新增、調(diào)撥、報(bào)廢的文件材料 一般的 短期

5.2

資產(chǎn)

管理 房地產(chǎn)的權(quán)屬證明; 永久

房地產(chǎn)的租賃、使用方面材料 長(zhǎng)期

產(chǎn)權(quán)變動(dòng)的請(qǐng)示及批復(fù)、協(xié)議、合同等;清產(chǎn)核資、資產(chǎn)評(píng)估;資產(chǎn)處置方案及歸屬;因產(chǎn)權(quán)變動(dòng)所致職工身份變化的材料 永久

股權(quán)及股權(quán)管理方面的文件材料 永久

6 工程管理類

概算、預(yù)算管理、差價(jià)管理文件 長(zhǎng)期

工程索賠等涉及法律事務(wù)的文件 長(zhǎng)期

工程建設(shè)與管理方面的規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)劃、規(guī)定等文件 長(zhǎng)期

招標(biāo)文件審查、技術(shù)設(shè)計(jì)審查、技術(shù)協(xié)議 長(zhǎng)期

工程投資、進(jìn)度、質(zhì)量、安全文件 長(zhǎng)期

7 物資設(shè)備類

重要物資采購(gòu)與保管合同、協(xié)議 永久

物資采購(gòu)計(jì)劃、記錄 長(zhǎng)期

(三)基建檔案保管期限

說明：施工單位基建檔案的歸檔范圍及對(duì)竣工文件的編制要求詳見鐵道部辦檔〔2002〕8號(hào)和鐵建設(shè)〔2008〕23號(hào)文件

序號(hào) 歸 檔 范 圍 保管

期限

1 綜合

1.1 項(xiàng)目施工計(jì)劃、報(bào)告、會(huì)議記錄、紀(jì)要 永久

1.2 工程建設(shè)管理制度、辦法、規(guī)定等 長(zhǎng)期

2 工程立項(xiàng)與設(shè)計(jì)

2.1

工程

立項(xiàng) 工程項(xiàng)目建議書及報(bào)批文件;項(xiàng)目選址意見書及其報(bào)批文件;可行性研究報(bào)告及其評(píng)估、報(bào)批文件;有關(guān)工程立項(xiàng)的會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話與視察文件;專家建議文件 永久

項(xiàng)目評(píng)估(包括借貸承諾評(píng)估)、論證文件 永久

設(shè)計(jì)任務(wù)書、計(jì)劃任務(wù)書及其報(bào)批文件 永久

環(huán)境影響報(bào)告書和批復(fù) 永久

調(diào)研及考察資料 長(zhǎng)期

2.2

建設(shè)用地 征用土地申請(qǐng)報(bào)告、批準(zhǔn)文件;紅線圖、坐標(biāo)圖、行政區(qū)域圖 永久

征地移民拆遷、安置、補(bǔ)償批準(zhǔn)文件、協(xié)議書 永久

建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件、劃撥建設(shè)用地文件、國(guó)有土地使用證 永久

2.3

施工準(zhǔn)備 環(huán)境保護(hù)、勞動(dòng)安全、衛(wèi)生、消防、人防的規(guī)劃、批復(fù)等文件 永久

水、暖、電、煤氣、通信、排水等配套協(xié)議文件 長(zhǎng)期

原材料、燃料供應(yīng)等來源協(xié)議文件 長(zhǎng)期

2.4

工程

設(shè)計(jì) 總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)及報(bào)批文件、技術(shù)設(shè)計(jì)文件 永久

初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)圖紙和說明、施工圖及其說明 長(zhǎng)期

對(duì)工程設(shè)計(jì)的評(píng)價(jià)、鑒定及審批文件 永久

關(guān)鍵技術(shù)、技術(shù)專利的有關(guān)文件; 永久

3 施工管理

開工申報(bào)、批復(fù)文件及圖紙、許可證、審查表;施工執(zhí)照、許可證 永久

有關(guān)開工方面的其它文件、工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù) 長(zhǎng)期

施工組織設(shè)計(jì)、方案及報(bào)批文件，施工計(jì)劃、施工技術(shù)及安全措施，施工工藝文件 長(zhǎng)期

4 竣工驗(yàn)收文件

工程竣工總結(jié)、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及工程設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理總結(jié)、質(zhì)量評(píng)審文件、會(huì)議文件、驗(yàn)收證書及驗(yàn)收委員會(huì)名冊(cè)、簽字、驗(yàn)收備案等文件材料 永久

工程審計(jì)、決算報(bào)告等文件材料

環(huán)境保護(hù)、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、消防、檔案等驗(yàn)收審批文件 永久

有關(guān)工程建設(shè)的照片和底片、錄音、錄像、電子檔案 永久

5 監(jiān)理文件

5.1 施工監(jiān)理、物資設(shè)備采購(gòu)監(jiān)理協(xié)議、大綱、規(guī)劃、細(xì)則、專題總結(jié)、批復(fù);監(jiān)理通知;有關(guān)質(zhì)量控制的文件材料 長(zhǎng)期

5.2 合同談判紀(jì)要、審查文件;合同書、合同變更文件;合同爭(zhēng)議及處理文件 永久

6 涉外文件

談判協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、議定書、 永久

談判記錄、談判過程中外商提交的材料 長(zhǎng)期

出國(guó)考察及收集來的有關(guān)材料;詢價(jià)、報(bào)價(jià)、投標(biāo)文件 短期

(四)科研檔案保管期限

序號(hào) 歸 檔 范 圍 保管

期限

1 開題報(bào)告、任務(wù)書、批準(zhǔn)書、會(huì)議記錄、重要的來往文函;考察報(bào)告、重要課題研究報(bào)告 永久

2 協(xié)議書、委托書、合同 永久

3 研究、試驗(yàn)方案、技術(shù)規(guī)程、調(diào)查研究報(bào)告 永久

4 階段報(bào)告、科研報(bào)告、技術(shù)鑒定 永久

5 成果申報(bào)、鑒定、審批及成果推廣應(yīng)用材料 永久

(五)設(shè)備儀器檔案保管期限

序號(hào) 歸 檔 范 圍 保管

期限

1 設(shè)備儀器購(gòu)置、管理辦法、規(guī)定等 長(zhǎng)期

2 設(shè)備儀器購(gòu)置調(diào)研、考察材料及合同、協(xié)議、問題處理文件材料 重要的 長(zhǎng)期

設(shè)備儀器購(gòu)置調(diào)研、考察材料及合同、協(xié)議、問題處理文件材料 一般的 短期

3 項(xiàng)目設(shè)備儀器隨機(jī)文件及安裝、調(diào)試文件材料 重要的 長(zhǎng)期

項(xiàng)目設(shè)備儀器隨機(jī)文件及安裝、調(diào)試文件材料 一般的 短期

4 項(xiàng)目設(shè)備儀器質(zhì)量問題處理、報(bào)廢鑒定及處理材料 重要的 長(zhǎng)期

項(xiàng)目設(shè)備儀器質(zhì)量問題處理、報(bào)廢鑒定及處理材料 一般的 短期