檔案借閱制度

一、借閱檔案須按檔案使用的權(quán)限借閱，并嚴(yán)格遵守保密制度。

二、借閱檔案時(shí)必須遵守檔案借閱制度，嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，由借閱者和檔案人員認(rèn)真填寫借閱單。

三、檔案人員應(yīng)盡量提高檢索檔案的查全率、查準(zhǔn)率及檢索、調(diào)閱檔案的工作效率。

四、檔案人員應(yīng)主動熱情接待借閱者，認(rèn)真檢索檔案信息或?yàn)榻栝喺咛峁┎檎覚n案的線索，對每一位借閱者和每一卷調(diào)閱的檔案負(fù)責(zé)。查閱檔案過程中不得擅自離開，并為借閱者提供電話查詢和復(fù)印服務(wù)。

五、對借閱出庫的檔案，檔案人員應(yīng)嚴(yán)格履行交接和簽字手續(xù)，借閱者和經(jīng)辦者當(dāng)面仔細(xì)核對檔案的卷號、數(shù)量和卷內(nèi)文件，如有問題應(yīng)在借閱單上注明。

六、借出檔案的期限一般不超過七天，如不能按期歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，檔案人員應(yīng)及時(shí)催還過期檔案。

七、檔案歸還時(shí)檔案人員應(yīng)與借閱者當(dāng)面認(rèn)真核對所還檔案的卷號、數(shù)量和卷內(nèi)文件，查看文件中有無破損、丟頁等情況，并注意收集、積累利用效果實(shí)例。

八、借閱者在調(diào)離工作崗位時(shí)，須將所借檔案、資料全部歸還，由檔案部門確認(rèn)無誤后，在人事調(diào)出會簽單上簽字或簽章。

九、外單位利用項(xiàng)目的檔案資料時(shí)，只能在檔案保管室內(nèi)查閱，不得外借。如必須借出，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)方可外借。

十、檔案管理人員借閱檔案，也必須嚴(yán)格履行檔案借閱制度，認(rèn)真辦理有關(guān)手續(xù)。

十一、檔案人員應(yīng)忠于職守，加強(qiáng)保護(hù)檔案的防范意識，防止人為丟失、破壞檔案的情況發(fā)生。

十二、未能及時(shí)查閱的檔案、當(dāng)天未閱完的檔案必須入柜、入庫保管。

十三、借閱的檔案必須保持案卷的完整與安全，不得損毀、丟失、拆卷、抽換及任意涂改、批注、勾劃及轉(zhuǎn)借、攜帶至公共場所。

附：

(一)文書檔案的借閱

1.文書檔案借閱應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，借閱本部門形成的檔案無須批準(zhǔn);

2.借閱其他部門形成的檔案須經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);

3.外單位借閱本單位的檔案須按審批權(quán)限向本單位分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)批;

4.黨委會以及項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)層的會議記錄只限形成部門借閱;

5.無特殊需要文書檔案不借出原件。

(二)科技檔案(基本建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備儀器檔案、招投標(biāo)檔案等)的借閱

1.借閱科技檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行科技檔案借閱制度。各部門原則上只能借閱本部門形成的科技檔案，借閱其他部門形成的科技檔案，須經(jīng)該部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);

2.外單位借閱本單位科技檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信和個(gè)人證件，經(jīng)綜合管理部部長和單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱;

3.借閱具有知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密的科技檔案，須經(jīng)獲得專利單位和專利權(quán)人批準(zhǔn);

4.借閱房地產(chǎn)檔案的原始房產(chǎn)證時(shí)，須經(jīng)房產(chǎn)部門同意和單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);

5.歸檔的圖紙，不準(zhǔn)借出檔案室。

(三)會計(jì)檔案的借閱

1.建立健全會計(jì)檔案借閱、復(fù)制登記制度。會計(jì)檔案除項(xiàng)目財(cái)務(wù)部門有權(quán)查閱外，其他部門查閱須經(jīng)財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)同意;

2.外單位查閱須持介紹信，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或財(cái)務(wù)工作主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可在財(cái)務(wù)人員的帶領(lǐng)下查閱;

3.會計(jì)檔案原則上不得借出，如有特殊需要借出，須經(jīng)財(cái)務(wù)工作主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并限期歸還;

4.查閱或復(fù)制會計(jì)檔案的人員，不得在會計(jì)檔案上做任何記錄、符號和標(biāo)記，更不準(zhǔn)涂畫、拆封、抽換或涂改。

(四)聲像檔案(照片、錄音帶、錄像帶、縮微膠片、電影膠片、微機(jī)軟盤、航測底片、唱片、幻燈片、光盤等)的借閱

應(yīng)嚴(yán)格履行聲像檔案的借閱制度，重要的聲像檔案，特別是原版、原件一般不外借。如有特殊需要，須經(jīng)有關(guān)部門和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對利用頻繁的錄音、錄像帶等聲像制品，應(yīng)提供復(fù)制件，盡量延長原件使用壽命。