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堿溝煤礦檔案管理制度

作者:煤礦安全網(wǎng) 2021-09-27 11:25 來源:煤礦安全網(wǎng) 煤礦 檔案 檔案管理 管理 管理制度 制度

  1檔案復(fù)制制度

  1.1礦形成的檔案資料,各部門在利用過程中需要復(fù)制,必須填寫查閱復(fù)制記錄,并且要寫清楚利用目的、復(fù)制的份數(shù)。

  1.2需要復(fù)制測量成果資料檔案,必須由檔案負責人批準后方可復(fù)制。

  1.3科技圖紙需要復(fù)印時,必須由礦領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任批準,才能到檔案室辦理有關(guān)手續(xù)。

  1.4文書檔案、地質(zhì)報告、重要圖件等資料需要復(fù)制利用,必須由主管領(lǐng)導(dǎo)批準,才能到檔案室辦理復(fù)制手續(xù)。

  1.5外單位所有需要復(fù)制利用的文件材料、圖紙,檔案室應(yīng)收取相應(yīng)費用,復(fù)印單位必須按實填寫復(fù)印份數(shù)。

  2檔案歸檔制度

  2.1礦直接形成的具有保存價值的各種門類載體,包括文字、圖紙、名冊、獎品、照片、光盤、錄像帶等均屬歸檔范圍。

  2.2上級機關(guān)、同級機關(guān)、隸屬機關(guān)與本礦相關(guān)的文件材料亦屬歸檔范圍。

  2.3對一般性的文書歸檔時間:

  黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理工作中形成的實行定期歸檔,即在檔案材料形成的第二年元月份歸檔

  各種工程項目(科研、設(shè)計、審查、總體規(guī)劃、工程項目竣工、技改)、科技項目驗收完畢;特殊載體材料形成后,對其材料全部及時歸檔,防止散失。

  2.4各單位負責人和兼職檔案員應(yīng)與礦檔案室及時聯(lián)系交接歸檔材料。

  2.5歸檔材料必須編制移交目錄,移交檔案管理部門時要經(jīng)交接雙方清點,核實后執(zhí)行簽字手續(xù)。

  3檔案保管制度

  3.1檔案管理要設(shè)有滿足檔案保管要求的庫房及其配套設(shè)施。

  3.2檔案資料室要有專人負責,無關(guān)人員一律不準入內(nèi)。

  3.3所存檔案資料要按照分類要求,分別整理編號、裝盒(袋或冊),按號上架保存。對借閱后的檔案資料,必須按時追回,放在原存放柜內(nèi),不得隨意堆放在其它地點。

  3.4嚴格進行防火管理,檔案庫房必須備有消防器材。消防器材要時刻保持正常滅火功能,隨時發(fā)揮其消防作用。

  3.5檔案庫房不準吸煙,嚴禁將易燃、易爆品帶入庫房,用電線路及用電器具要經(jīng)常保持完好,以防發(fā)生明火。

  3.6庫內(nèi)要保持溫度在14度至22度,相對濕度是50%至65%,保持清潔衛(wèi)生,并做好防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等各項工作。

  3.7定期對檔案管理工作進行檢查,加強保護、保密工作。

  3.8檔案管理人員工作調(diào)動,必須在離職前將其所保管的檔案數(shù)量及狀況交代清楚,并與接任者辦理交接手續(xù)。

  4檔案工作保密制度

  4.1檔案工作人員要嚴格遵守保密規(guī)則,不對外泄漏保密性文件和資料,不準將保密文件帶出室外。

  4.2涉密的檔案資料嚴格遵守涉密檔案資料借閱制度,除主管領(lǐng)導(dǎo)和專業(yè)人員外,原則上不得借閱。確需查閱的必須填寫借閱審批單,寫清利用目的、范圍,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可查閱。

  4.3外單位借閱涉密檔案資料的必須持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或總工程師批準后方可借閱。

  4.4查閱檔案資料時,只能在檔案室和專門辦公室閱讀,禁止帶出辦公地點或到公共場所、家里,不準在資料中圈劃。

  4.5檔案資料使用后,應(yīng)立即放回檔案柜內(nèi),要杜絕以借閱利用為手段的竊密行為。

  4.6單位領(lǐng)導(dǎo)個人手中保存的保密性圖紙,文字或數(shù)字材料以及摘錄件,用完后除需歸檔的以外,要及時銷毀。

  4.7檔案員不得隨意對任何人談?wù)摍n案文件、資料的內(nèi)容。發(fā)現(xiàn)他人有泄密行為,要立即匯報反映。

  4.8每天上、下班前,要對檔案庫房的門窗進行檢查,做好安全保衛(wèi)工作,確保檔案庫的安全

  5檔案借閱利用制度

  5.1借閱檔案履行審批手續(xù),辦理借閱登記,借閱完畢由借閱者寫出檔案利用效果登記。檔案管理人員負責查找,借閱者一律不準進入檔案庫房,也不準代借代查。在借閱登記審批單上要說明是在閱覽室查閱,還是借出外用。

  5.2礦各部門以及有關(guān)人員借閱檔案室的檔案,凡保密性材料,一律由分管(檔案)工作的領(lǐng)導(dǎo)批準;非保密性檔案材料由各部門主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案室管理員批準。

  5.3外單位借閱本企業(yè)檔案材料,須持身份證和單位介紹信,經(jīng)辦公室主任批準后方可借閱。

  5.4借閱檔案者必須嚴格遵守黨和國家保密紀律,不得泄密。對泄密者要酌情追究其刑事責任。

  5.5對借閱的檔案,不準污損、折卷、涂改、更不準私自抽取卷內(nèi)文件,違者按有關(guān)規(guī)定予以處罰。

  5.6如發(fā)現(xiàn)檔案丟失時,除說明原因,還應(yīng)立即向保安部門報案,并匯報主管領(lǐng)導(dǎo)。

  5.7標明機密以上密級的檔案不準拍照、復(fù)印;特殊情況下需復(fù)制時,必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后,會同檔案管理人員復(fù)印。

  5.8地質(zhì)報告及礦區(qū)地形圖由主任批準后,只提供在資料室查閱有關(guān)的內(nèi)容,其它不得翻閱;如確因工作需要,借出外用,須經(jīng)主任批準。

  5.9外單位借閱礦區(qū)規(guī)劃、總體設(shè)計、初步設(shè)計和有關(guān)文書、地測圖紙檔案等,需經(jīng)總工程師批準后辦理借閱手續(xù)。

  6 檔案統(tǒng)計工作制度

  6.1為方便領(lǐng)導(dǎo)決策、規(guī)劃、指導(dǎo)各部門工作提供依據(jù),實現(xiàn)檔案的標準化管理,檔案室必須對檔案現(xiàn)狀及變化情況進行準確的統(tǒng)計。

  6.2檔案統(tǒng)計工作的任務(wù):經(jīng)常提供檔案整理、鑒定、保管、利用等方面的數(shù)據(jù);對各種數(shù)據(jù)進行整理和分析研究,為制定規(guī)劃、計劃,進行科學決策和檢查指導(dǎo)工作提供依據(jù)。

  6.3檔案統(tǒng)計的要求:真實、準確、科學、及時。

  6.4做好檔案登記工作,為完整、準確地檔案統(tǒng)計奠定基礎(chǔ)。檔案登記包括:卷內(nèi)目錄、案卷目錄、總目錄、檔案利用、復(fù)制和安全狀況登記。

  6.5檔案統(tǒng)計要按照國家檔案行政管理部門制定的報表填報,并使用統(tǒng)一的計量單位。

  6.6檔案室要定期進行檔案統(tǒng)計上報工作。檔案統(tǒng)計資料作為正式文件歸檔保存

  7檔案鑒定銷毀制度

  7.1檔案的鑒定與銷毀必須按規(guī)定的程序進行。一切檔案未經(jīng)鑒定、批準不得銷毀;

  7.2檔案的鑒定分以下兩個方面:

  初步鑒定:與檔案的立卷同步進行。任務(wù)是確定文件、資料是否歸檔案的界限,制定檔案的保管期限。

  期滿鑒定:按照保管期限進行鑒定。任務(wù)是審查案卷的保存價值,確定案卷是否銷毀。

  檔案通過鑒定,要求達到保管期限準確、質(zhì)量達標、鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整,要及時責成有關(guān)部門和人員負責修改、補充。

  7.3檔案鑒定工作要在主任工程師主持下,由檔案室和有關(guān)專業(yè)人員組成鑒定小組,依據(jù)檔案的保管期限和有關(guān)法規(guī),有組織、有計劃地進行。采取直接鑒定法,即對保管到期的檔案直接地、逐件、逐步地進行審查,按實際情況判定其價值,決定銷毀或延長保存期限,并注明鑒定意見。保管期限未滿的檔案資料不得銷毀。

  7.4檔案鑒定工作結(jié)束后要寫出書面報告,報分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。

  7.5批準銷毀的檔案,要編制檔案銷毀清冊,寫出銷毀內(nèi)容分析報告,經(jīng)復(fù)審后方可銷毀。

  7.6銷毀檔案必須指定專人監(jiān)銷,銷毀人和監(jiān)銷人要分別在銷毀清冊上簽字,檔案銷毀任務(wù)完成后將銷毀清冊存檔。

  8檔案資料室職責

  8.1由礦負責接收和管理各類檔案及有關(guān)資料。

  8.2制定管理制度并嚴格執(zhí)行,維護檔案的完整與安全

  8.3開展檔案的利用工作,開發(fā)檔案信息資源,為礦各方面工作提供信息服務(wù)。

  8.4開展檔案編研工作。參加科研成果鑒定,負責技術(shù)資料的收集歸檔工作。

  8.5提出鑒定檔案的原則和標準,研究和審查有關(guān)檔案的保存價值、保管期限,負責處理超過保管期限的檔案鑒定和銷毀工作。

  8.6負責調(diào)研、草擬檔案管理發(fā)展規(guī)劃,并組織實施。

  8.7負責對各部門檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。

  8.8負責各部門檔案人員的培訓、考核等工作,完成上級交辦的其它任務(wù)。

  9磁盤、光盤、錄相等特殊資料保存

  9.1照片、光盤、錄像帶等特殊資料,也是重要的基礎(chǔ)檔案資料,必須按有關(guān)要求進行分類管理。

  9.2上述特殊載體的各類盤片必須加防護外套(盒),防止丟落、移動、震蕩等引起劃傷損壞。

  9.3特殊載體應(yīng)存放在防磁檔案柜中,并遠離溫差變化大,溫度太高或太低、陰暗潮濕、強磁性、陽光直射、灰塵多等不良環(huán)境。

  9.4光盤在插入前或從驅(qū)動器中取出后放置時,應(yīng)把刻有數(shù)據(jù)的面朝上,防止盤面劃傷,手指等不能直接碰觸刻有數(shù)據(jù)的盤面。

  9.5照片集中裝入相片冊中保存,彩色照片盡可能防止變色、發(fā)黃。有條件時,盡可能將軟盤、錄相、照片轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息存儲在光盤中。

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