為了加強(qiáng)采掘工程質(zhì)量驗(yàn)收原始資料的管理及時做到歸檔、保存、借閱、保密登記和銷毀工作，特制定本制度如下：

　　第一條 資料存檔

　　(一)檔案應(yīng)專柜存放，不得遺失。

　　(二)設(shè)專人負(fù)責(zé)采掘工程質(zhì)量驗(yàn)收原始資料的建檔登記工作。

　　(三)認(rèn)真做好施工驗(yàn)收原始記錄的登記，定期整理歸檔。

　　(四)工程質(zhì)量檔案登記的內(nèi)容包括：工程項(xiàng)目名稱、施工單位及行政負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人及開停工日期等。

　　(五)資料存檔除電腦留存外，隨原始記錄定期保存書面檔案卡。

　　(六)按照工作面進(jìn)行歸檔，從掘進(jìn)、安裝、采煤、回撤進(jìn)行系統(tǒng)整理建檔保存。

　　(七)檔案保存期：保存期限為2年

　　(八)認(rèn)真做好立卷歸檔工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、真實(shí)性。

　　(九)機(jī)械化科、生產(chǎn)科、安監(jiān)處質(zhì)量科均要建立相關(guān)質(zhì)量驗(yàn)收檔案。

　　第二條 資料借閱

　　(一)建立資料借閱登記卡，注明借閱日期、歸還時間、資料名稱、數(shù)量和借閱人單位姓名。

　　(二)借閱檔案要辦理借閱手續(xù)，復(fù)印或帶出的檔案須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

　　(三)任何人不得將工作中應(yīng)歸檔的資料損壞或據(jù)為己有。

　　(四)實(shí)行借閱實(shí)名簽字，誰借閱誰簽字。

　　(五)對借閱的資料做好登記臺賬，到期不歸還將處于相應(yīng)的處罰。

　　第三條 資料保密

　　(一)執(zhí)行保密法規(guī)，杜絕檔案泄密事件發(fā)生。

　　(二)到期提前催要借閱資料。

　　(三)資料檔案電子版不得在網(wǎng)上公開發(fā)布。

　　(四)如發(fā)布需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意，并及時刪除。

　　(五)日常設(shè)專人保管，加強(qiáng)保密工作。

　　第四條 資料登記

　　(一)定期對收到的驗(yàn)收工程質(zhì)量資料進(jìn)行登記歸檔。

　　(二)驗(yàn)收單登記需注明驗(yàn)收人員、驗(yàn)收日期及驗(yàn)收等級。

　　(三)歸檔前要設(shè)專人對每一份驗(yàn)收資料進(jìn)行檢查，查出不合格或錯誤及時聯(lián)系驗(yàn)收人員整改。

　　(四)驗(yàn)收單不能有任何涂改現(xiàn)象，經(jīng)檢查無誤后入檔。

　　(五)對借出的質(zhì)量資料按照日期及時做好登記。

　　第五條 資料銷毀

　　(一)過期或其他原因需銷毀時，由檔案員提出書面申請，注明銷毀原因、辦法， 報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，質(zhì)量科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可銷毀。

　　(二)銷毀時應(yīng)有第二人在場監(jiān)督，填寫銷毀記錄，銷毀人、監(jiān)銷人簽字。

　　(三)資料銷毀可以采取切割、焚燒、水解等方式。

　　第六條 強(qiáng)化監(jiān)督措施

　　(一)不定期組織資料管理監(jiān)督檢查或抽查，確保資料管理規(guī)范。

　　(二)做好檔案的保管利用，統(tǒng)計(jì)和匯編工作。

　　(三)熟悉保管檔案的內(nèi)容，積極提供檔案利用。

　　(四)及時做好檔案利用、登記等各種記錄。

　　(五)配合有關(guān)部門進(jìn)行檔案的查閱鑒定工作，對超過保管期限的檔案提出銷毀意見，做好各項(xiàng)保管、銷毀工作。