為進(jìn)一步規(guī)范應(yīng)急資料檔案管理，不斷完善應(yīng)急救援資料，便于查找和利用，特制定本制度。

第一條 公司在應(yīng)急救援活動(dòng)中產(chǎn)生的正式文件及文件的附件，由公司檔案室負(fù)責(zé)。

第二條 公司檔案室應(yīng)認(rèn)真做好應(yīng)急各類檔案資料的保全、保管和提供利用工作。

第三條 凡有存檔價(jià)值的應(yīng)急資料或按規(guī)定應(yīng)予存檔入庫的資料，必須嚴(yán)格的歸類存檔。

第四條 檔案管理要做好防火、防盜、放光、防霉、防塵、防蟲、防鼠、放高溫高濕等方面工作，確保檔案安全。

第五條 在應(yīng)急救援活動(dòng)中產(chǎn)生的與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門間的往來文件，包括請示、報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)、重要函件、應(yīng)急救援合同等，由牽頭的責(zé)任部門負(fù)責(zé)。

第六條 凡屬文件、應(yīng)急預(yù)案、宣傳、信息、總結(jié)等各種類別文字材料、圖標(biāo)、聲像、照片等，分別按有關(guān)要求整理歸檔。

第七條 在應(yīng)急救援活動(dòng)中產(chǎn)生的各種文字材料，如規(guī)章制度、調(diào)研材料、計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、應(yīng)急物資臺(tái)帳、應(yīng)急救援隊(duì)伍臺(tái)帳等，由調(diào)度室應(yīng)急辦負(fù)責(zé)。

第八條 公司在應(yīng)急救援活動(dòng)中產(chǎn)生的各種基礎(chǔ)材料，如應(yīng)急預(yù)案學(xué)習(xí)培訓(xùn)資料、現(xiàn)場處置方案、現(xiàn)場處置演練資料等，由基層單位負(fù)責(zé)。

第九條 已經(jīng)辦理完畢并有保存價(jià)值的文件都應(yīng)及時(shí)歸檔，任何人不得隨意留存。

第十條 歸檔的文件材料要收集齊全(包括附件、附圖)，按照文件形成的先后次序排列清楚，并剔出其中的廢稿、重復(fù)稿和不重要的便條等。

第十一條 存檔文件必須為原件。

第十二條 應(yīng)急資料必須配備專用資料廚，分類排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

第十三條 對于存儲(chǔ)電子文件資料時(shí)，要及時(shí)進(jìn)行備份。一套保存，一套用于查閱。

第十四條 對于文件資料涉密的圖紙、資料，要單獨(dú)存放，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。

第十五條 應(yīng)急檔案提供利用，需嚴(yán)格遵守保密制度，不能隨意離開查閱室;外單位來查閱未開放檔案時(shí)，除持有單位介紹信外，還需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。

第十六條 做好應(yīng)急檔案利用登記和銷毀記錄，搞好信息反饋，及時(shí)總結(jié)檔案利用的經(jīng)驗(yàn)，存進(jìn)公司應(yīng)急檔案管理。

第十七條 應(yīng)急資料保存期限不少于2年，檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行鑒定，對于保存期限已滿的材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。