第八十四條 培訓檔案隨培訓科獨立設立培訓檔案室,單獨保存。培訓科為培訓檔案責任部門,培訓科應建立健全全礦從業(yè)人員安全培訓檔案,詳細、準確記錄培訓考核情況,并配備專職檔案管理人員,形成實時的電子檔案,建立計算機管理臺帳,編目清楚,查詢便捷,并做到分類管理,及時跟進,認真執(zhí)行檔案管理的有關規(guī)定。
第八十五條 各單位應全面掌握本單位安全管理干部、班組長、特殊工種、其他從業(yè)人員的培訓教育情況,建立制定詳細、準確的培訓檔案。
第八十六條 歸檔文件以“件”為單位進行分類、排列、編號、裝訂、編目、裝盒,使之有序化的過程,培訓科負責整理。
第八十七條 各期培訓學員的所有材料(方案、課程講義、考勤、試卷、證件等),應納入歸檔的紙質文件、紙質資料、電子文件都要統(tǒng)一存入培訓檔案,并對紙質的文件資料的整理程序(分類、排列、排序、編號、編目、檔號、修整、裝訂、編頁、裝盒、排架等),對電子文件資料的整理程序(格式轉換、數據收集、歸檔數據、編號、排序等),凡經審核的歸檔材料,任何人不得私自涂改。
第八十八條 使用程序,因工作需要借用培訓人員檔案,應履行借閱登記手續(xù),用后及時歸還。查閱時不得污損、卷折,不得在卷內畫線、打圈,批注涂改。若需要復印,請示有關領導批準后復印。查閱,借閱歸檔材料,須經過培訓科主任批準,借閱時間不得超過一周。
第八十九條 培訓科檔案管理人員及時更新培訓登記表,保證培訓記錄的同步準確,真實完整。每半年對培訓檔案進行一次巡查、梳理、修復,核對人員變動與檔案登記信息是否一致。
第九十條 建立健全從業(yè)人員安全培訓,實行一人一檔,保存期限:長期。
內容包括:
(一)學員登記表,包括學員的文化程度、職務、職稱、工作經歷、技能等級晉升等情況;
(二)身份證復印件、學歷證書復印件;
(三)歷次接受安全培訓、考核情況;
(四)安全生產違規(guī)違章行為記錄,以及被追究責任,受到處分、處理情況;
(五)其他有關情況。
第九十一條 特種作業(yè)人員培訓結束后,培訓科要及時建檔,更新培訓檔案信息,準確的記錄培訓工種名稱、培訓時間、有效期限等內容,并建立電子培訓檔案,電子培訓檔案要及時更新。
第九十二條 從業(yè)人員安全培訓檔案應當按照《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》(國家檔案局令第10號)保存。
第九十三條 煤礦自主培訓的,還應建立專門的安全培訓檔案,實行一期一檔。內容包括:
(一)培訓計劃;
(二)培訓時間、地點;
(三)培訓課時及授課教師;
(四)課程講義;
(五)學員名冊、考勤、考核情況;
(六)綜合考評報告等;
(七)其他有關情況。
其他從業(yè)人員的安全培訓檔案應保存期限:三年以上。
第九十四條 密級檔案要有明確標識,有專柜存放。密級檔案管理工作遵循統(tǒng)一領導,分級管理的原則,遵從密級檔案管理的基本要求,對所承擔的密級檔案管理工作負責,維護密級檔案的安全、完整和有效。
第九十五條 檔案室的檔案保存地點要統(tǒng)一規(guī)劃區(qū)域,應集中同一基本大類的檔案保存同一區(qū)域,并做好日常性、預防性、搶救性的保管與維護工作。
第九十六條 執(zhí)行檔案管理的“八防”工作要求,細化到日常工作中起到應有作用。
(一)在防塵工作方面,經常性的除塵工作,堅持一天一小掃,一周一大掃,節(jié)假日全面大掃除;適時開、關閉檔案室門窗,防止塵灰、煙霧進入檔案室及檔案櫥內。定期擦拭檔案室地板、檔案櫥表面、櫥內的灰塵,保持檔案櫥、檔案自身的干凈清潔;
(二)在防火工作方面,檔案室門上掛有“嚴禁煙火”的警示牌,無關人員不得進入檔案室,需進入檔案室的人員一律嚴禁煙火、抽煙;下班時切斷電源;滅火器定點放置,不得隨意移動或拿作他用,定期檢查,對失效過期的滅火器適時更換,使其保持良好的滅火狀態(tài);
(三)在防盜工作方面,檔案室配備報警器、防盜網、鐵門鐵窗鐵櫥,并保持良好的工作狀態(tài)。下班時關鎖好門窗,上班時檢查檔案室門窗、鐵網、鐵櫥、檔案是否完好;
(四)在防潮工作方面,防止雨水進入檔案室,每天掌握檔案室內的濕度變化情況,檔案室內、外設置溫濕度計,作為室內室外濕度比較。當室內濕度大于室外時,采取抽風、排氣、打開門窗進行通風或關閉門窗啟動除濕機;當室內濕度小于室外濕度時采取關閉門窗等措施將室內濕度控制在45%―60%范圍內;
(五)在防高溫工作方面,注意掌握高溫氣候條件下,庫房溫度的變化情況,當檔案室溫度大于或小于檔案室溫度標準為14℃--24℃時采取排氣、抽風、通風或啟動空調機進行降溫,使室內溫度控制在標準范圍內;
(六)在防光工作方面,給檔案室門窗裝上了防光布簾外,注意防止太陽日光直射檔案室,嚴禁檔案紙張材料搬到太陽下暴曬。做好除濕、降溫、防光工作,有效防止檔案紙張材料發(fā)生霉爛、變質、字跡褪色;
(七)在防蛀工作方面,注重做好勤防勤治蟲害檔案的工作。檔案室內嚴禁存放任何雜物。定期施放殺蟲驅蟲藥物,并根據藥效時限適時更換失效過期的殺蟲驅蟲藥物。定期做好庫內庫外的防蟲滅蟲工作。每月翻動櫥內檔案二次,查看蟲害檔案情況,一旦發(fā)現(xiàn)蟲害檔案,立即采取措施撲滅蟲害,防止蟲害檔案的漫延;
(八)在防腐工作方面,檔案室內經常性的進行抽風、通風,保持室內空氣清新,嚴禁有害氣體、物品進入檔案室,定期施放、更換防腐藥物,凈化檔案室周圍環(huán)境,保持檔案室內清潔。
第九十七條 對于需要銷毀的檔案,由礦主要負責人同意,培訓主任和檔案管理員共同進行銷毀,并進行登記記錄,便于日后查詢。